نظم المعلومــــات الحديثــــــة فــــــي المكتبات

تواجه مؤسساتنا العربية تحدياً لا يمكن تفاديه ، وهو أخطر مما مرت به في المراحل السابقة على الإطلاق ، ذلك أن الانتقال إلى عالم الألفية الثالثة فعلياً ، يتطلب جملة من الشروط والمهام تأتي على رأسها مهمة الانتقال إلى مجتمع المعلومات ، واستيعاب أطره وأدواته وآفاقه . وإن إحدى مهام النادي العربي للمعلومات الملحة هي المساهمة الجادة في هذه الحركة التاريخية الصاعدة التي بدأت تغير وجه مجتمعنا ، وذلك من خلال تهيئة المستلزمات الأساسية لنجاح هذه الحركة في إيصال العرب إلى مجتمع المعلومات بأقصر السبل وأقلها كلفة مادياً وزمنياً ومعنوياً . ومن أهم مستلزمات نجاح هذه الحركة استكشاف آفاق تطورها وانعكاسه على المؤسسات العربية عموماً، وعلى المؤسسات العربية العاملة في مجال المعلومات خصوصاً ، وطرح التصور الناتج من خلال دراسات تتسم بالبساطة والوضوح والعمق في الوقت نفسه ، ذلك أننا مهتمون بتقديم هذه النتائج إلى جميع العاملين في هذا المجال وإلى الدارسين والباحثين والمهتمين على حد سواء ، لأننا نعتقد أننا مالم نجذب أكبر عدد من المختصين والناس العاديين على حد سواء للمشاركة في هذه الحركة التاريخية الصاعدة ، نكون قد سلبناها أحد شروط نجاحها . أي أن إحدى مهامنا الأساسية هي تبسيط مفاهيم مجتمع المعلومات ، وتوضيح انعكاساته على المؤسسات العربية ، وتقديم مصطلحاته وأدواته بصورة واضحة مفهومة لجماهير الناس العاديين ، لأصحاب المهن الذين سيستخدمون آليات مجتمع المعلومات مستقبلاً في عملهم اليومي ، وإن الضمان الحقيقي لتحقيق التقدم هو إيجاد أرضية شعبية ديمقراطية واعية لأبعاد هذا التقدم وأدواته وآفاقه . وتأتي هذه الدراسة المتكاملة حول نظم المعلومات الحديثة في المكتبات والأرشيف ، ضمن هذا التوجه العام للنادي العربي للمعلومات ، حيث نأمل الاستمرار في نشر كل ما يفيد أعضاء النادي وأصدقاءه وجميع المهتمين بالتطورات الحديثة في هذا المجال . ولا بد من الإشارة إلى أن هذه الدراسة تربط بين مختلف توجهات المؤسسات المنتسبة إلى النادي العربي للمعلومات : - فهي دراسة في مجال نظم المعلومات الحديثة إنها تغطي مجالي المعلومات والتقنيات الحديثة في تكنولوجيا المعلومات ، أي أنها تهم مراكز المعلومات ومراكز تكنولوجيا المعلومات وهما ركيزتان هامتان للنادي العربي للمعلومات . - وهي دراسة عن آفاق تطور المكتبات والمؤسسات الأرشيفية ، وبالتالي تشمل أيضاً هذين المجالين الهامين في مجال المعلومات ، وهما يشكلان ركيزتين أساسيتين في هيكل النادي العربي للمعلومات . وإننا إذ نضع هذه الدراسة بين يدي القراء من باحثين ومهتمين ، نأمل أن تكون دافعاً ومنطلقاً لحوار فعال وتفاعلي وحقيقي نساهم فيه جميعاً بهدف الوصول إلى مجتمع المعلومات ، فنحاول استكشاف مفرداته وتحديد أبعاده ، ليصبح عالم الغد أسعد من حاضرنا وأرحب . وحسبنا أننا نحاول ونجتهد ….. وعلى الله قصد السبيل .
مقدمة

الفصل الأول 1.1 – دور الإنترنت والنشر الإلكتروني في تطوير خدمات المكتبات الحديثة
1.1.1 – مقدمة ولمحة تاريخية : تعود بداية شبكة إنترنت إلى عام 1969 م حين برزت حاجة وكالة مشاريع البحوث المتقدمة في وزارة الدفاع الأمريكية Defense Advanced Research Projects Agency (DARPA) إلى بناء شبكة لتبادل معلومات البحوث المتقدمة بين مراكز البحوث المتعاونة مع وزارة الدفاع ، الموزعة على مناطق متباعدة في الولايات المتحدة الأمريكية ، وقد أثمرت جهود هذه الوكالة عن ولادة DARPANET وهي شبكة متواضعة تتألف من أربعة حواسيب ، كانت هي المنطلق نحو التطورات اللاحقة ، إذ حققت هذه الشبكة نمواً سريعاً ، حتى أصبحت في عام 1972م شبكة واسعة تحتوي (37) عقدة معلوماتية وأطلق عليها حينئذٍ اسم ARPANET (أربانيت) .لقد كان هدف وكالة مشاريع البحوث المتقدمة من البداية إنشاء شبكة لا يمكن شلها ضمن ظروف العمل التي قد تحدث أثناء الحروب ، ولذلك جاء بناء الشبكة لا مركزياً ، خوفاً من توجيه ضربة إلى مركز الشبكة تؤدي إلى تعطيلها كلياً . وانطلق تصميم شبكة أربانيت من تلبية ضرورات اتصال أي حاسوبين مع بعضهما من خلال وجود عدة طرق بديلة للاتصال ، وبدلاً من وجود مركز إداري للشبكة يتحكم في عملها ، ويكون مسؤولاً عن الاتصال فيها ، فقد أعطي كل حاسوب مسؤولية الإشراف على اتصالاته والتأكد من صحة العنوان المرسل منه وإليه ، وذلك وفقاً لبروتوكول الاتصال الذي ينظم الرسائل المتبادلة ضمن رزم متعددة تحمل كل منها العنوان الصحيح للحاسوب المرسل إليه . وفي عام 1984م أصبحت مجموعة بروتوكولات TCP/IP هي المتعمدة في شبكة أربانيت . وفي العام 1984م نفسه أنشأت هيئة العلوم الوطنية (National Science Foundation) NSF خمسة مراكز للحواسيب فائقة الأداء ، بهدف وضعها في خدمة الباحثين والمطورين في أنحاء مختلفة من الولايات المتحدة ، وقد تم الاكتفاء بالمراكز الخمسة نظراً لتكلفتها الباهظة ، على أن تشارك بعضها بعضاً بالموارد ، وكانت هيئة العلوم الوطنية NSF قد خططت عند إنشاء مراكزها لاستخدام شبكة أربانيت ، إلا أن ذلك اصطدم بالحواجز البيروقراطية ، مما أدى إلى الاتجاه نحو إنشاء شبكة خاصة بهذه المراكز سميت NSFNET (نسفنيت) ، وبنيت على أساس بروتوكول شبكة أربانيت ، وقد أتاحت شبكة نسفنيت وجود موقع واحد في كل منطقة لديه ارتباط مباشر مع مركز حواسيب فائقة الأداء ،ولذا أصبحت كل المواقع تملك إمكانية النفاذ إلى مراكز الحواسيب المختلفة ، واستطاع الباحثون النفاذ أيضاً إلى الموارد الثانوية الموجودة في أطراف الشبكة وليس في المراكز الخمسة فقط . واعتمدت الشبكة الجديدة على شبكات إقليمية متصلة كالسلاسل مع بعضها بعضاً ومرتبطة بالمراكز الإقليمية الخمسة ، مما أتاح إمكانية كبيرة في تخفيف وطأة الحمل على خطوط الاتصالات . وقد انضمت جهات عديدة إلى شبكة الاتصالات الجديدة من بينها وزارتي الصحة والطاقة ووكالة الفضاء الأمريكية ( ناسا ) . وفي عام 1987م تم استبدال خطوط هيئة العلوم الوطنية بخطوط جديدة تميزت بإتاحة سرعات أعلى بـ20 ضعفاً لنقل المعلومات ، واندمجت شبكتي نسفنيت وأربانيت معاً فيما يعرف الآن باسم إنترنت . تتألف إنترنت من عدة مواقع ، ويمثل كل موقع شبكة محلية صغيرة أو شبكة واسعة ، وتتصل هذه المواقع مع بعضها باستخدام الشبكة الهاتفية أو خطوط اتصال خاصة أو عبر الأٌقمار الصنعية والوصلات الميكروية . وفي عام 1990م تولت شركة ANS إدارة الهيكل الرئيس للشبكة ، وتم فتح الشبكة أمام جهات تجارية عديدة ، وبعد أشهر قليلة قامت الشركة نفسها ببيع بنيتها التحتية إلى شركة (AOL)America On Line . وفي عام 1992م طرحت شركة CERN برنامج خدمة البحث العالمي Word Wide Web (WWW) وقد ارتفع عدد الحواسيب المشتركة في الشبكة في ذلك العام إلى مليون حاسوب . وفي عام 1994 طرحت جامعة مينسوتا برنامج (غوفر) لتسهيل عمليات التخاطب . وقد توسعت من ذلك الحين آفاق خدمات إنترنت في المجالين العلمي والتجاري ، وخاصة بعد إدخال نظم الوسائط المتعددة (Multi -Media) حتى بلغ عدد مستثمري إنترنت أكثر من /345/ مليون مستخدم ، ومن المتوقع أن يصل عدد المستثمرين في عام 2005م إلى أكثر من مليار مستثمر . من أهم ما يميز إنترنت بنيتها اللامركزية حيث يقف المستثمرون العاديون على قدم المساواة مع أكبر الشركات العالمية ، إذ يحصل الجميع على حق نشر ما يريدونه على الشبكة وبكافة الموضوعات والمجالات ، ولعل ذلك كان أحد الأسباب الرئيسة للانتشار الهائل لشبكة إنترنت ، أما السبب الثاني فهو انخفاض كلفة تبادل المعلومات الذي لا يتعدى أجرة المكالمة المحلية يضاف إليها بدل اشتراك شهري ثابت ومنخفض نسبياً . تقدم شبكة إنترنت اليوم خدمات ومزايا عديدة وخاصة بعد تطوير برامج تخاطبية جديدة لتيسير عملية النفاذ ، واستخدام نظم الوسائط المتعددة التي توفر إمكانية الاتصال والتخاطب بين الأجهزة الحاسوبية بالصوت والصورة والنص المكتوب ، كل ذلك حوَّل الشبكة الدولية إلى فضاء يعج بالحركة والصوت والصورة والنصوص المكتوبة ، وأصبح بإمكان المستثمر أن يقوم بزيارات إلى مدن العالم ليزور أسواقها لينتقي منها ما يشاء من المنتجات ويشتريها ويطلب شحنها إليه . ومن هنا نشأت فكرة إطلاق اسم خدمات شبكة الإنترنت و الفضاء السيبراني Cyber Space على الشبكة العالمية الحديثة . 2.1.1 – خدمات الشبكة : ثمة أدوات إضافية كثيرة يمكنها أن تساعد المستخدم في استكشاف مجاهل إنترنت الفسيحة ومصادر المعلومات المعروضة بواسطة الخدمات . وتساعد هذه الأدوات في البحث عن المعلومات ، وفي النفاذ إلى مصادر الخدمات، وفي تحقيق الاتصالات المطلوبة باستخدام لوحة مفاتيح حاسوب المستثمر . ومن أهم الأدوات الرئيسة : البريد الإلكتروني - WWW-Telnet – FTP-News-Gopher . 1.2.1.1 – البريد الإلكتروني : يعني إرسال الرسائل واستقبالها إلكترونياً ، وهو من أكثر الخدمات شعبية في إنترنت ، ويعد السبب الأول للاشتراك في إنترنت لدى عدد كبير من مستخدميها . ولإرسال البريد الإلكتروني يجب أن يعرف عنوان المرسل إليه ، وهذا العنوان يتركب من هوية المستخدم الذاتية ، متبوعة بإشارة @ متبوعة بموقع حاسوب المرسل إليه . عندما يتحقق النفاذ إلى إنترنت عبر إحدى العقد المحلية يمكن تبادل البريد الإلكتروني دون التعرض لتكلفة الاتصال الهاتفي لمدة طويلة ، ولذلك يبقى البريد الإلكتروني حلاً بديلاً ملائماً من الناحية الاقتصادية ، كما أن البريد الإلكتروني يتمتع بميزة إضافية إذ أنه يسمح بالنفاذ وإرسال الرسائل واستلامها في أي وقت يناسب المستخدم ، حيث يقوم مخدم البريد الإلكتروني بالاحتفاظ بالرسائل على عنوان المستفيد إلى أن يطلبها كما يتميز البريد الإلكتروني بإمكانية إرسال رسالة موحدة إلى عدد كبير من المشتركين في وقت واحد من خلال خدمة تسمى ( قائمة البريد ). ويعد البريد الإلكتروني أفضل بديل عصري للرسائل البريدية الورقية ولأجهزة الفاكس ، إذ إن إرسال الرسالة الإلكترونية أمر بغاية البساطة ؛ إذ يكفي أن يقوم المستفيد بكتابة الرسالة على الحاسوب ، ثم يطلب نظام الإرسال البريدي معطياً إياه عنوان المرسل إليه ونص الرسالة ، ليقوم هذا النظام وبشكل آلي بعدة عمليات لإيصال هذه الرسالة إلى الجهة التي أرسلت إليها . ويتمتع البريد الإلكتروني بعدة مزايا أهمها : - كلفة منخفضة للإرسال . - يتم الإرسال خلال مدة وجيزة من الزمن . - يتم استلام الرد خلال زمن قياسي . - يستطيع المستفيد أن يستلم رسائله في أي مكان في العالم مما يفيد رجال الأعمال الذين يسافرون كثيراً بحكم عملهم ، كما يفيد الناس جميعاً ، حيث يمكنهم أثناء إجازاتهم الاطلاع على الرسائل الواردة إليهم . - يستطيع المستفيد أن يحصل على رسائله في الوقت الذي يناسبه، فهو غير ملتزم بتلقي البريد في لحظة الإرسال نفسها . - يستطيع المستفيد إرسال عدة الرسائل إلى جهات مختلفة في الوقت نفسه، وهذا ما يمكن أن يسهل عمل المؤسسة التي ترغب بدعوة جهات عديدة إلى ندوة أو مؤتمر أو معرض . - يمكن ربط ملفات إضافية بالبريد الإلكتروني .
2.2.1.1 – الإخباريات NEWs : تعد شبكة الإخباريات (Usenet News) أحد أكثر استخدامات إنترنت شعبية، وتستخدم هذه الشبكة بروتوكول نقل إخباريات الشبكة Network News Transfer Protocol (NNTP) الذي ينظم طريقة توزيع المقالات الإخبارية واسترجاعها وإرسالها والاستعلام عنها . تقدم هذه الشبكة لوحة الإعلانات Bulletin Board وغرف الحوار Chat Rooms ، كما تتألف شبكة الإخباريات Net News من نظام ضخم يشتمل على أكثر من /5000/ ندوة حوار مفتوح ومستمر تسمى مجموعات الإخباريات News Groups ، وتستمر هذه المجموعات بالعمل على مدار الساعة وعلى مدى أيام السنة، وتسمح قوائم الاستعراض التجارية Browsers بالنفاذ إلى مجموعات الإخباريات ، حيث يستطيع المستخدم أن يتابع حواراً مفتوحاً دون أن يشترك فيه ، وهذا ما يسمى الترصد Lurking ، وهو ما يشجع الوافدين إلى مجموعات الإخباريات للدخول في الحوار وإرسال مقالة إلى المجموعة التي يختارها الوافد الجديد ليصبح عضواً فيها . كما يجب أن نشير إلى أن بعض المجموعات تخضع لإدارة مدير ما يستطيع أن يختار عدم قبول من يراه غير ملائم للمجموعة التي يديرها . وتعمل شبكة الإخباريات Usenet بسرعة كبيرة جداً ، إذ يحدد مديرو المجموعات المدة الزمنية التي تبقى فيها رسائل الأعضاء منشورة قبل أن يقوم النظام بإلغائها ، ولا تحتفظ المجموعات برسائلها منشورة عادةً أكثر من أسبوع واحد . وتعد مجموعات النقاش مصادر معلومات ممتازة فهي تقدم المساعدة في المجالات الفنية والهوايات والسفر … الخ ، ويمكن أن تكون منبعاً للحوارات الحية وفرصة لاجتماع أشخاص مختلفين لديهم اهتمامات مشتركة . 3.2.1.1 – غوفر Gopher : كما ذكرنا في المقدمة ؛ فإن غوفر هو برنامج لتسهيل عمليات التخاطب والبحث عن المعلومات طرحته جامعة مينسوتا عام 1991م ، وقد أصبحت خدمة غوفر أداة مستخدمة على نطاق واسع في إنترنت ، إذ يستطيع المستفيد من خلالها القيام باستعراض المعلومات ، دون أن يتوجب عليه أن يحدد سلفاً أين توجد هذه المعلومات . تسمح خدمة غوفر بالبحث في قوائم مصادر المعلومات وتساعد في إرسال المعلومات التي يختارها المستخدم ، وتعد الخدمة من أكثر قوائم الاستعراض شمولية وتكاملاً ، إذ تسمح بالنفاذ إلى برامج أخرى محتواة ضمن (FTP) و(Telnet) . عندما نستخدم غوفر ننتقل عبر إنترنت كلما انتقلنا من خطوة إلى أخرى في عمق قائمة استعراض غوفر ، ونستطيع النفاذ إلى قوائم المكتبات ، وإلى الملفات، وإلى قواعد البيانات ، مثلاً إذا أراد المستفيد أن يبحث عن قصيدة لشاعره المفضل، يمكنه البحث أولاً في قسم : مؤلفون وكتب Authors & Books كما يمكنه البحث ضمن بند الشعر Poetry . وهناك برمجيات مساعدة للبحث ضمن فضاء غوفر ، وهي برمجيات Jughead و Veronica ، حيث تساعد Jughead في البحث عن عناوين الأدلة فقط.
4.2.1.1 – بروتوكول نقل الملفات File Transer Protocol (FTP) : قد لا يكفي في بعض الأحيان البحث ضمن قوائم الاستعراض . وإنما قد يحتاج المستفيد إلى الحصول على نسخ من البرمجيات أو ملفات المعطيات للاستخدام الشخصي بهدف المعالجة وفي هذه الحالة يمكننا اللجوء إلى (FTP) الذي يحدد طريقة تحويل الملفات من حاسوب إلى آخر عبر الخطوط الهاتفية ، وبذلك يمكن تحويل نماذج مختلفة وعديدة من الملفات إلى الحاسوب ، مثل آخر تحديث لمنتج برمجي معين أو صورة شخصية اجتماعية أو سياسية معروفة مع السيرة الذاتية لحياة الشخصية . وتسمح هذه الميزة بالنفاذ إلى المعلومات بصورة أسرع مما لو تم إرسال هذه الملفات على أقراص مرسلة بالبريد السريع . هناك الملايين من الملفات المتاحة للنقل باستخدام (FTP) في إنترنت ، وللبحث عن هذه الملفات يمكن الاعتماد على مساعدة برنامج ARCHIE برنامج مخصص للمستفيد لمساعدته في البحث عن ملفات (FTP) المختزنة، وذلك باستخدام كلمات مفتاحية (واصفات) ، حيث يقوم المستخدم بإدخال الكلمات المفتاحية ، ويبحث Archie عن الملفات التي تقع ضمن مجال البحث ، ثم يرسل قائمة بأسماء الملفات الكاملة وعناوين المعلومات ، فيقوم المستفيد باسترجاع الملفات المطلوبة باستخدام (FTP) . 5.2.1.1 – Tel net : طريقة أخرى للنفاذ إلى المعلومات المحملة على المخدمات ، هي الدخول الفعلي إلى الحاسوب عن بعد واستخدامه بصورة عادية . وتقدم تلنت هذه الإمكانية ، فعندما يتصل المستخدم بواسطة تلنت يستطيع استخدام حاسوبه عن بعد كما لو أن لوحة المفاتيح مربوطة فعلاً على حاسوبه عن بعد ، وبإمكانه استخدام الخدمات نفسها المتاحة لأي مستثمر محلي ، وهذا يعني أنه يستطيع تشغيل برنامج معين على الحاسوب الذي يقع في النصف الآخر من الكرة الأرضية ، كما لو كان يجلس أمامه تماماً . ويمكن استخدام تلنت لمشاهدة قائمة البطاقات الإلكترونية في مكتبة الكونجرس أو المكتبة البريطانية في لندن ، كما يمكن استخدامها لاستعراض قواعد بيانات حكومية . والشرط الوحيد لاستخدام تلنت بنجاح هو أن يعرف المستفيد كيف يستخدم الحاسوب الذي دخل إليه عن بعد ، كما يجب أن يسمح له هذا الحاسوب بالنفاذ إلى ملفاته . وهنالك عدد كبير من المؤسسات التي قامت بتحميل برمجيات خاصة ضمن نظمها لكي يتمكن مستخدمو إنترنت من النفاذ الفوري إلى المعلومات . 6.2.1.1 – رابطة الشبكة العالمية The World Wide Web (WWW): كما ذكرنا في المقدمة ؛ فإن شركة سيرن طرحت في عام 1992م برنامج رابطة الشبكة العالمية (WWW) وهو برنامج لخدمة البحث العلمي يستخدم النظم متعددة الوسائط ( مالتي ميديا ) في إنترنت ، ويعد فعلاً الجزء الأسرع نمواً في الشبكة العالمية . تتضمن (WWW) إظهار النص المكتوب وألوان متعددة ، كما يمكن أن تتضمن صفحات (WWW) مناظر مرسومة وملفات صوتية وملفات سينمائية . يستخدم Web بروتوكول نقل النص الممنهل Hypertext Transfer Protocol (HTTP) ، وهو اللغة المعيارية التي تسمح لزبائن Web ومستخدميه بالاتصال فيما بينهم . تستخدم جميع مواقع Web نظام النص الممنهل حيث يحتوي النص نقاط معينة تسمح بالاتصال بنقاط ارتباط أخرى ضمن الموقع نفسه أو في مواقع أخرى في أماكن مختلفة من العالم ، وعندما يتم التأشير بالفأرة على نقطة الارتباط ، نتوجه فوراً إلى صفحات أخرى أو إلى مواقع أخرى ضمن Web ، كما يمكننا النفاذ إلى أدوات أخرى ضمن إنترنت مثل ( Gopher) أو (FTP) للمساعدة في استكشاف _____________________________________________________* الترجمة الحرفية للمختصر ( www) هي الشبكة العنكبوتية العالمية الواسعة ولكن الترجمة المذكورة أعلاه هي الأكثر شيوعاً ، وسنستخدمها هنا بهذا الشكل . مصادر Web والنفاذ إليها .وهناك قوائم استعراض عامة متاحة للمساعدة في رؤية ومشاهدة صفحات Web بسهولة والبحث من خلالها .ثمة مجموعات مختلفة من الشركات والمؤسسات والمنظمات قامت بتأسيس مواقع Web من خلال إضافة وتزويد صفحات ضمن Web فبعض المؤسسات ترغب ببيع منتجاتها بينما بعضها ترغب بالإعلان ببساطة عن وجودها وطبيعة نشاطها، وهناك أفراد ينشئون صفحات ضمن web لاستخدامهم الشخصي .7.2.1.1 – المستعرض Browser : المستعرضات Browsers هي إحدى برمجيات المستفيد ، تستخدم للبحث عن المعلومات في مخدم معين أو نموذج خاص ، وتساعد قائمة الاستعراض في رؤية المعلومات عبر إنترنت ونلاحظ اليوم ، أن أكثر القوائم شعبية هي وExplorer و Netscape التي تعرض واجهات الرسوم البيانية لشبكة World Wide Web (WWW) . 8.2.1.1 – الخدمات المباشرة : عدد كبير من مشتركي إنترنت يفضلون استخدام الخدمات المباشرة التجارية مثل خدمات America on Line أو Microsoft Network أوCompuServe أو Prodigy، وكثير من هذه الشركات تقدم نفاذاً محدوداً إلى إنترنت بالإضافة إلى خدمات مأجورة متاحة فقط عبر اتصالاتها التجارية الخاصة بها . هناك ميزة واحدة جوهرية تتمتع بها هذه الخدمات هي التصنيف الواسع الدقيق للمعلومات عالية الدقة، والتحديث المستمر لهذه المعلومات . تشتري شركات الخدمة المباشرة هذه المعلومات من الخدمات التجارية ثم تقوم ببيعها لزبائنها وفي كثير من المناطق ، تقدم الخدمات المباشرة التجارية خدمات النفاذ إلى إنترنت عبر رقم هاتفي مما يحمل المتصلين من مسافات بعيدة كلفة عالية مقابل الاتصال بإنترنت ، ورغم ذلك فهذا يعد ميزة إيجابية بالنسبة للمناطق التي ليس لها أية شركة خدمات محلية تؤمن النفاذ إلى إنترنت . تسمح جميع شركات الخدمات المباشرة التجارية بإرسال واستقبال البريد الإلكتروني عبر إنترنت ، بالإضافة إلى الخدمات الأساسية مثل Gopher ,Telnet ,Usnet-news,www ، وعلى الرغم من أن الشركات التجارية تتشابه في الخدمات التي تقدمها ؛ فإنها تختلف فيما بينها في : الكلفة – الخدمات المتخصصة – الجدارة – الجودة – تقييد حرية التبادل – تحديد حجم التخزين – المهلة الزمنية القصوى – نوعية التحذيرات الإرشادية .9.2.1.1 – التأليف Authoring : يتطلب تأسيس المخدم لأية أداة من أدوات إنترنت استخدام بروتوكولات وبرمجيات خاصة . فمثلاً تنشأ صفحة Web بتشكيل النص وفقاً لتصميم معين يؤشر على المفاتيح المحددة ويربطها باستخدام لغة Hypertext Markup Language (HTML) ، وهي لغة التشكيل المعياري لرابط الشبكة العالمية World Wide Web (WWW) . تضاف تعليمات HTML إلى ملف النص ، أو إلى المصدر الوثائقي . ويمكن إنشاء المصدر الوثائقي باستخدام برنامج لمعالجة الكلمات مثل Microsoft Word ميكروسوفت وورد . وكذلك يمكن استخدام مساعد إنترنت Internet Assistant لتأليف الوثائق ضمن Web ، مما يسمح بإنشاء وثائق نص ممنهل تثير الإعجاب دون أن يضطر المستخدم إلى فهم التعليمات المعقدة والإجراءات الضرورية للتعامل مع HTML . ويتمتع مساعد إنترنت Internet Assistant بميزات الذكاء الصنعي مثل التصحيح الآلي ؛ فبينما يقوم المستفيد بطباعة المضمون الذي يريده يعمل مساعد إنترنت على إنشاء صفحات Web المقابلة للنص ، كما يعمل على إنشاء الوصلات Hyperlinks وهي مفاتيح أو عروات مثل منطقة ملونة أو جزء ملون من النص يسمح بالانتقال إلى المعلومات المتعلقة بهذا الجزء من النص ( وذلك ببساطة ) بعد النقر على الوصلة المطلوبة . ولذلك يعد إنشاء الوصلات الشاملة باستخدام مساعد إنترنت بالسهولة نفسها المستخدمة في طباعة وثيقة . يسمح مساعد إنترنت أيضاً بإنشاء قوائم استعراض المعلومات Browsers في Web وهو يتكامل ويدعم العناصر المكونة لبروتوكولات HTMP ,FTP, Gopher .وهناك نظام آخر يدعم عملية تأليف وثائق النص الممنهل وهو نظام (Black Bird) ويتضمن إمكانات التصميم والتأليف والتوزيع والمشاهدة والبحث والتخصيص والإعلان عن الخدمات المباشرة وتطبيقات الوسائط المتعددة . ويزودنا نظام (Black Bird) ببيئة تصميم معقدة ومتطورة جداً ، ويعطي إمكان التحكم الكامل بالإحساس ومشاهدة العناوين ، والأشكال ، والصوت ، والصورة ، والحركة . كما يتيح هذا النظام إمكانية تصميم متطور للنص . 10.2.1.1- عالم النقد والتسويق : يستفيد رجال الأعمال من شبكة إنترنت ، حيث تم إنشاء العديد من مكاتب الاستشارات لإدارة رؤوس الأموال التي تقدم خدماتها عبر إنترنت ، حيث يمكن لرجل الأعمال أن يطلع على آخر أخبار الأسعار في الأسواق وأحدث المعلومات حول المؤسسات التجارية والصناعية . وقد أخذت عملية التبادل التجاري عبر إنترنت تتطور سريعاً ، حيث يتوقع المراقبون أن تزدهر بعد حل مشكلات الجانب الأمني في إنترنت . ويرتبط اليوم عدد كبير من البائعين والعارضين والوكلاء بشبكة إنترنت ، وبذلك يمكن إتمام صفقات الشراء عبر إنترنت ، ويمكن اليوم أن يشتري المستفيد أي شيء يريده بدءاً من السيارات إلى الحواسيب والأجهزة الإلكترونية والساعات، وصولاً إلى القطع الأثرية واللوحات ذات الأسعار الباهظة . وكل ذلك يتم تنظيمه عبر طلبات بريدية Mailorder عبر شبكة إنترنت ، ويستطيع رجال الأعمال أن يشتروا ما يشاءون من سوق إلكترونية واسعة دون قلق ، حيث تقوم عشرات الشركات في الولايات المتحدة وأوروبا بتطوير نظم مالية محمية وملائمة للعمل عبر شبكات الاتصال متعددة الوسائط ، وتوصلت إلى أسلوب حديث يعمل كما يلي: يقوم المشتري بإرسال رمزه الخاص Netcashcode إلى المصرف الذي يتعامل معه، ويقوم المصرف بإرسال إشارة بواسطة الرمز الخاص بالشركة البائعة بشحن البضائع المحجوزة . وكمثال عملي على التسوق عن بعد ، فإنه بإمكان أي مستخدم حالياً أن يستدعي برنامج Netscape أو Explorer ليقوم بوصله بأية عاصمة أوروبية أو مدينة أمريكية ، فيعرض البرنامج أنواعاً عديدة من المعلومات : - خرائط الشوارع والمترو . - صور سياحية مختلفة عن المدينة . - معروضات المتاحف . - جولات افتراضية في الحوانيت والمخازن . ويستطيع المستخدم أيضاً أن يقوم بالتسوق ؛ إذ أن البرنامج يضع تحت تصرفه مئات المتاجر في كل مدينة يرغب في زيارتها ، ويمكن للمستخدم أن يجري هذه الزيارة وهو جالس على مقعده في منزله ثم يطلب ما يشاء من السلع ويقوم بدفع ثمن ما اشتراه عبر الشبكة ، وذلك بإدخال رقم بطاقته المصرفية حيث يقوم البائع بإيصال مشترياته إلى منزله مباشرة . وتفيد الإحصاءات الحديثة بأن 72 % من رجال الأعمال الذين يستثمرون شبكة إنترنت يستخدمونها بهدف تحسين صورة شركاتهم ، ويقوم 74 % منهم باستخدامها لتوزيع قوائم الأسعار ومعلومات عن بضائعهم ، بينما يستخدمها 24 % فقط منهم للحصول على مردود مادي مباشر ، وهذا ما يدل على أن استخدام إنترنت للتسويق الإلكتروني لا يزال محدوداً ، ويؤكد التصور الموجود بأن سمة إنترنت الرئيسة هي تبادل المعلومات وخدمة الباحثين والمهتمين . 3.1.1 – أمن المعلومات في إنترنت : ثمة سلبية محتملة لاتصال الأفراد أو الشبكات المحلية Local Area Network (LAN) بإنترنت ، إذ يمكن لمستخدمين آخرين في إنترنت أن ينفذوا إلى الملفات والمعطيات الموجودة لدى المستخدم في الشبكة المحلية (LAN) إلا أننا نستطيع تفادي ذلك باستخدام عدة نظم أمنية نبينها فيما يلي : 1.3.1.1 – حاجز الحماية (Firewall)* : يتكون (Firewall) عادة من وسيلة ترتبط مع إنترنت ، وبذلك تمر حركة الملفات والمعطيات بكاملها من إنترنت إلى الشبكة المحلية (LAN) وبالعكس عبر تلك الوسيلة ، حيث تقوم هذه الأداة بمنع أو تحديد المستخدمين في إنترنت من النفاذ إلى المعطيات والملفات الخاصة بالشبكة المحلية (LAN) . وبالمقابل تستطيع هذه الأداة تحديد وحصر النفاذ من الشبكة المحلية إلى إنترنت . 2.3.1.1 – مخدم النفاذ إلى إنترنت : وهي تقنية تسمح باتصال الشبكة المحلية مع إنترنت باتجاه واحد ، أي تسمح بالنفاذ من شبكة (LAN) إلى إنترنت وتمنع المرور المعاكس للملفات ، وتستطيع هذه التقنية أن تزود المؤسسات بإمكان التحكم بنفاذ المستخدمين الأفراد من ضمن شبكاتها الخاصة إلى إنترنت ، وبذلك تستطيع المؤسسة أن توزع النفاذ على محطات العمل ، وأن تعيد التوزيع كلما دعت الحاجة إلى ذلك دون أن تضطر إلى تغيير بنية شبكتها التحتية الموجودة .3.3.1.1 – البروتوكولات الأمنية : تعد مسألة الأمن من أهم العقبات التي تعيق انتشار إنترنت ؛ لأن الخوف من تجسس المشتركين الآخرين ومن التخريب وسرقة الهوية الذاتية والاعتمادات المالية كل ذلك أدى إلى الحذر من الاقتراب من الخدمات المباشرة التجارية . ولبعض هذه المخاوف أساس ، فقد نشرت صحيفة (الموندو) الإيطالية مقالاً عن اكتشاف شبكة تجسس متخصصة في الاستخبارات الإلكترونية ، تدار من قبل الولايات المتحدة الأمريكية وبريطانيا وكندا واستراليا ونيوزلندة ، تهدف إلى التصنت على كل الاتصالات العالمية عبر الأقمار الصنعية ، كما على كل الاتصالات العالمية عبر الأقمار الصنعية ، كما أنها تملك أقمار صنعية تجسسية وضعتها وكالة الأمن القومي الأمريكي على مدارات حول الكرة الأرضية منذ عام 1970 ، وهي مزودة بشبكة حاسوبية تدعى (قواميس) تستطيع استرجاع وتفحص ودرس وتمحيص عدد هائل من الرسائل الرقمية تصل إلى ميلوني محادثة أو رسالة في الدقيقة . وقد أشارت لجنة الخيارات التقنية والعلمية في البرلمان الأوروبي إلى هذه الشبكة العالمية وفعالياتها في تقرير جاء فيه : " إن كل الاتصالات الهاتفية والفاكس والنصوص المرسلة بالبريد الإلكتروني،عبر أوروبا بأكملها تخضع للتنصت والمراقبة بشكل منهجي مطرد، حيث يتم جمع المعلومات ذات الأهمية من قبل المركز الاستراتيجي البريطاني "مان وذ هيل "لإرسالها إلى المقر العام في وكالة الأمن القومي (إن.إس.أي).وتخضع هذا الاتصالات جميعها للتفكيك والانتقاء ، ثم الدمج في بنك معلومات مشترك بين الدول المعنية " . ورغم هذه المعلومة الهامة جداً ، فإن أوروبا لا تستطيع أن تمنع نفسها من الاستفادة من إيجابيات ثورة الاتصالات . فهل تستطيع أن تلغي الإنترنت والبريد الإلكتروني ؟ وإذا أقدمت على ذلك هل تستطيع إلغاء الفاكس أو الهاتف ؟ إن الحل ليس إذاً في إغلاق الأبواب بل في استخدام القواعد الأمنية المناسبة لفتحها وضمان أمن الرسائل التي تمر عبرها ، وهناك حلول مقبولة لهذه المشكلات ، فقد تعاونت المؤسسات البرمجية الكبرى على إنجاز بروتوكولات أمنية بمستويات مختلفة ، فمن المعروف أن السرية المطلوبة في المراسلات العادية تختلف عن سرية اتصالات رجال الأعمال أما المستوى الأعلى فهو الذي يتضمن سرية وأمن الصفقات المالية. ولكل مستوى من هذه المستويات نظم حماية خاصة به .فمثلاً لحماية الاتصالات العامة الشخصية يكفي وضع كلمة سر للنظام تعمل على تأكيد أن النفاذ متاح ومحقق كما أن بروتوكول TCP/IP يضمن وثوقية عالية لوصول النص المرسل إلى هدفه دون تشويه . المستوى الثاني هو اتصالات الأعمال التي تفترض مستوى عالياً من سلامة وكمال الرسالة والحفاظ على سريتها، ولذلك تستخدم نظم التحقق حيث يتمكن مستقبل الرسالة من التأكد أن مرسل الرسالة يتمتع بحق الإرسال . * الترجمة الحرفية لمصطلح Fire Wall هي جدار النار أي الجدار الذي يفصل بين الغرف أو طبقات المبنى بهدف منع انتشار النار . [ ملاحظة : حاجز الحماية(Firewall) هو جدار مانع لانتشار الحريق ] . أما المستوى الثالث فهو مستوى التبادلات المالية ، حيث يستخدم نظام تقانة محركات المأمونة Secure Transaction Technology ( STT) ويستخدم هذا النظام تقنية التوقيع الرقمي أي اعتماد توقيع مختلف لكل بطاقة من بطاقات المستفيد ، وبذلك تتعزز سلامة الصفقات المالية ، ويستطيع المتعاملون استخدام نظام آخر وهو تقنية الاتصالات السرية Private Communication Technology (PCT) ، حيث تأخذ النصوص المرسلة عبر هذه التقنية أصغر حجم وأبسط صيغة ممكنة ، ويتم ضمان سلامتها . ويستطيع المستخدم أن يلجأ إلى عدد كبير من مفاتيح التعمية وتخصيص الشيفرة المناسبة واستخدام عملية المزج والتشويش ، كما يستطيع المستفيد أن يستخدم مفتاح التبادل والتوقيع المستخدم خلال دورة محددة . 4.1.1 – النشر الإلكتروني : النشر الإلكتروني وتوثيق النسخ الإلكترونية للوثائق المرجعية ، هو أحد أحدث التطبيقات للتوسع المستمر في المجالات التي يغطيها الحاسوب ، فلقد وجدت مؤسسات عديدة في الدول المتقدمة أن قيامها بطباعة عدد كبير من الكتيبات والدوريات والمنشورات ثم توزيعها على جمهور واسع ومحدد من المستفيدين ، سيكلفها جهوداً ونفقات كبيرة يمكن اختصارها فيما لو تم إدخال هذه الكتيبات والنشرات على الحاسوب ثم إرسالها إلى المستفيدين إما بصورة مباشرة عبر الشبكات الحاسوبية أو بتسليمها على أقراص مدمجة CD-ROMs . ولهذه الطريقة مزايا عديدة أهمها : r توفير نفقات الطباعة . سرعة إدخال النسخ المطلوبة على الحاسوب لتكون جاهزةr للإرسال . السرعة بإرسال الوثائق المطلوبة إما عن طريق الشبكة أو بأقراصr CD-ROMs . تقدم نظم النشر الإلكتروني إمكانات كبيرة للبحث والاسترجاعr وسرعة النفاذ إلى المعطيات المطلوبة ، لا يمكن الحصول عليها بطرق التوثيق r التقليدية للنسخ الورقية .r يوفر النشر الإلكتروني سهولة كبيرة في تحديث المعطيات . وقد بدأت نظم النشر الإلكتروني بالظهور عالمياً في مجالات عديدة ، بدءاً من إنترنت التي تضاف إليها سنوياً ملايين الصفحات الإلكترونية ومروراً بالشركات الصانعة للأقراص المدمجة ، ولا بد أن نشير إلى أن النشر الإلكتروني وجد طريقه إلى سورية أيضاً فمنذ 1/7/1996م انطلقت أول نشرة للبث الإلكتروني، وهي نشرة معلومات المساء التي يصدرها مركز المعلومات القومي ، وكان المركز قد بدأ بإصدار هذه النشرة في 1/7/1993م بشكل ورقي ؛ وهي نشرة ترصد آخر التطورات السياسية و الاقتصادية و الاجتماعية في العالم ، من خلال متابعة المحطات الفضائية العالمية ، وكانت النشرة الورقية تصل بعد جهود كبيرة إلى المشترك وتمر عبر الترجمة والتحرير ثم الإخراج فالطباعة فالتوزيع عبر وسائط النقل ، لتصل في الساعة السادسة مساء كل يوم إلى مكتب مشترك . وبمناسبة مرور ثلاث سنوات على إصدار نشرة معلومات المساء ، بدأ المركز ببث هذه النشرة إلكترونياً إلى المشتركين ابتداءً من 1/7/1996م ، حيث تم اختصار جهود الطباعة والتوزيع، واستطاع المركز أن يوفر خدمة مباشرة سريعة ومتطورة للمعلومات ، فبدلاً من استلام النسخة الورقية في السادسة من مساء كل يوم صارت نشرة البث الإلكتروني تصل إلى حاسوب المشترك في مكتبه في الساعة الثانية بعد الظهر . وفي 8/3/1998 ، أصبحت هذه النشرة جزءاً من خدمة المعلومات الفورية للمركز ، وهي خدمة ضخمة تضم أكثر من مئة ألف صفحة Web وهي تقدم ملفات هامة جداً ، ونشرات دورية ، شهرية أو أسبوعية ويومية ، أما في الدول المتقدمة كما في الولايات المتحدة مثلاً فقد اكتسب النشر الإلكتروني شعبية كبيرة ، وعلى سبيل المثال، توفر مؤسسة النظم الطبية المشتركة SMS وهي مؤسسة تعنى بتبادل المعلومات المتعلقة بالصحة العامة وثائق إلكترونية لمشتركيها ، وتزود SMS زبائنها سنوياً بما يزيد على 30 مليون ورقة مطبوعة مما يجعلها من المؤسسات الكبرى لتوفير المعلومات ، وتستخدم المؤسسة لهذا الغرض برمجيات Book Manager وقد أعلنت المؤسسة أن النشر الإلكتروني يوفر لها سهولة تحديث المعطيات ويوفر لزبائنها سرعة النفاذ إلى المعطيات المطلوبة ؛ لأنهم يتعاملون مع وثائق قد تأخذ عدة مجلدات ، وهذا الكم الهائل يجعل من المستحيل إيجاد المعلومات المطلوبة بسهولة مهما كانت الوثائق مصنفة بشكل جيد ، بينما تتجاوز النسخ الموجودة على الأقراص المدمجة هذه المشكلة إضافة إلى أنها تأخذ مساحة أقل كثيراً من مجموعة الوثائق الضخمة ، كما يحقق النشر الإلكتروني وفراً اقتصادياً من خلال اختصار مصاريف الطباعة والبريد . ولا بد من ذكر العوائق التي تقف في وجه الانتشار الواسع للنشر الإلكتروني، وهي تعدد البرمجيات التي تساعد النشر الإلكتروني إذ إن هناك أكثر من مئتي حزمة مختلفة في مجال نظم المرجعية الإلكترونية للوثائق ELECTRONIC REFRENCE DOCUMENTS (ERD) . إلا أن التوسع في استخدام النشر الإلكتروني سيساعد في تحديد التوجه نحو عدد أقل من النظم وتعزيز التوجه نحو الربط بين هذه النظم لتصبح قادرة على التخاطب وتبادل المعطيات فيما بينها . ويوفر استخدام النشر الإلكتروني ميزة فريدة لا يمكن الحصول عليها بالوسائط التقليدية الورقية ، حيث يمكن استخدام نظم النص الممنهل HYPERTEXT التي تتضمن الوصلات البرمجية التي تستخدم للانتقال من كلمة محددة في النص إلى ملف صوتي يشرح هذه الكلمة أو إلى صورة تتعلق بهذه الكلمة أو إلى شرح تفصيلي بنص مطول يوضح مدلولاتها . والعنوان أو الكلمة التي تستخدم لهذا التطبيق تظهر عادة بلون أخضر أو أي لون آخر مختلف عن لون النص الأصلي ، ويكفي الضغط عليها بالفأرة للانتقال إليها ضمن دليل الاستخدام مما يتجاوز كثيراً مما يمكن أن تقدمه الوثائق المطبوعة أو من سرعة النفاذ إلى المعلومة المطلوبة . وتعمل مؤسسات عديدة على بناء نظم الأرشفة الضوئية باستخدام الماسحات الإلكترونية ، حيث يتم تحويل المعلومات اليومية الموثقة على الورق إلى صور إلكترونية مختزنة في الحاسوب ، وهذا ما يشبه عمل نظم التوثيق على الأفلام المصغرة ، وفي هذه الحالة يمكن استعادة صورة الوثائق بالبحث عن الكلمات المفتاحية المستخدمة في عملية تصنيف الوثائق . وقد بادر مركز المعلومات القومي إلى بناء أول تجربة للأرشفة الضوئية في سورية ؛ فمنذ عام 1993م بدأ المركز ببناء نظام أرشفة ضوئية ، وهو يتضمن اليوم مجموعة كبيرة من صور الوثائق النادرة . 5.1.1 – النشر الإلكتروني باستخدام الأقراص الضوئية المدمجة : لجأ عدد كبير من المؤسسات العاملة في مجال النشر الإلكتروني إلى استخدام الأقراص الضوئية المدمجة CD-ROM ، فلقد أصبح بالإمكان استخدام تقانة الأقراص المدمجة لتخزين كميات هائلة من المعلومات وعندما يحتاج المستفيد إلى استرجاع هذه المعلومات ، يستطيع أن يبحث ويقرأ ويقتبس أي جزء من المعلومات في وقت قصير جداً بواسطة برامج حاسوبية مصممة بالطريقة الملائمة . يستطيع القرص المدمج العادي أن يختزن 600 ميجا بايت أي ما يعادل 200.000 صفحة مطبوعة . إن على سطح القرص المدمج أكثر من خمسة بلايين حفرة مجهرية مرتبة بشكل حلزوني ، ولو بسطت لتجاوز طول الخط الذي تؤلفه 5.6 كم . وتستخدم الأقراص المدمجة اليوم لنشر المراجع كالموسوعات ودوائر المعارف والقواميس وكتب دليل الهاتف والأرشيف ، وقد ازدادت شعبية استخدام الأقراص المدمجة أكثر بعد انخفاض أسعارها ، مما شجع على تطوير الأقراص المدمجة ، إذ نشاهد اليوم القرص المدمج متعدد الطبقات الذي يتألف من عشر طبقات يستطيع تخزين ما يقارب 6.5 جيجا بايت أي ما يعادل أكثر من مليوني صفحة مطبوعة . كما تنتج الشركات التجارية اليوم القرص المدمج التخاطبي الذي يمكن وصله إلى جهاز التلفزيون ويحتوي قارئ القرص المدمج التخاطبي على مقبض يستخدم لتنفيذ العملية التخاطبية ، وتتضمن الأقراص المدمجة التخاطبية برامج ثقافية مثل تعليم العزف على الجيتار أو التعرف على لوحات فان غوخ أو سماع مقطوعة موسيقية . أما آخر نماذج الأقراص المدمجة فهي الأقراص الفديوية الرقمية DVD وهي بحجم أقراص CD-ROM الحالية ، إلا أن سعتها أكبر بكثير ويمكن أن تصل إلى /18/ ميغا بايت أي ما يعادل ستة ملايين صفحة مطبوعة ، وهو ما يكفي لتخزين مضمون 30.000 كتاب من الحجم المتوسط ( 200 صفحة ) أي أنه يتسع لحجم مكتبة متوسطة .

6.1.1 – استجابة المكتبة الحديثة للتطورات التقنية بعد إنترنت والنشر الإلكتروني: إن ثورة المعلومات والاتصالات التي خلفت أثراً عميقاً في مختلف المجالات العلمية المعاصرة ، لا يمكن أن تبقى محايدة تجاه تطوير المكتبات الحديثة ؛ بل هي تعدنا بتطوير عميق جذري لا يمكن مقارنته إلا بالأثر الذي خلفه اختراع الطباعة على مسيرة التطور العلمي الإنساني . لقد كان لاختراع الطباعة أثر كبير في مضاعفة المخزون العلمي الإنساني إلى درجة كبيرة لا يمكن مقارنتها بما سبقها قبل هذا الحدث المهم ، مما شجع المهتمين بعلم المكتبات على إنشاء نظام تصنيف واعتماد الأساليب العلمية في الفهرسة والاستخلاص والتكشيف ، ونحن اليوم أمام ثورة المعلومات والاتصالات لا يسعنا إلا أن نلاحظ أن الطرق التقليدية التي كانت مستخدمة في النظم الورقية ، لم تعد صالحة لمواجهة النمو الهائل في حجم المعلومات الذي بلغ حداً جعل المختصين يستنبطون مصطلحاً لوصف هذه الظاهرة وهو ( انفجار المعلومات ) . وبالطبع لا يمكن الإحاطة بمختلف التأثيرات التي خلفتها ثورة المعلومات والاتصالات على المكتبات الحديثة ؛ لأن هذه التأثيرات مستمرة ولم تتبلور حتى الآن بصورة نهائية إلا أننا نستطيع إيجاز أهمها فيما يلي : 1.6.1.1 – تخصص المكتبات التجارية في الدول المتقدمة جناحاً خاصاً لبيع الأقراص المدمجة CD-ROM ، ومع تزايد استخدام هذه الأقراص بدأت هذه المكتبات بتنيظم بيعها من خلال برنامج حاسوبي يصنف هذه الأقراص موضوعياً، ويستعرضها ضمن قوائم استعراض توضح ميزاتها المختلفة ، مما سهل على الزبون انتقاء القرص الذي يريد شراءه بسرعة . 2.6.1.1 – أخذت المكتبات العامة تخصص قسماً خاصاً بالأقراص المدمجة يستطيع فيه المشترك أن يستعرض الأقراص الموجودة ضمن قائمة استعراض عامة ، وحين يصل إلى اختيار القرص المدمج الذي يغطي مجال البحث ، يستطيع استدعاء القرص المطلوب من خزانة للأقراص المدمجة باستخدام ناخب الأقراص Jucke-Box ويمكن للمشترك أن يستعرض المعلومات على شاشة الحاسوب ، وحين يجد ما يثير اهتمامه يلجأ إلى طباعة الصفحات المهمة باستخدام الطابعة الليزرية أوالنقطية. 3.6.1.1 – تستطيع المكتبات العامة اليوم أن تبحث عن عناوين الكتب التي تغطي مجالاً معيناً يطلبه المستفيد ، وذلك بصورة سريعة من خلال برامج حاسوبية ، وإذا لم تكن النتائج مرضية للمستفيد ، يستطيع الاستعانة بشبكة إنترنت للنفاذ إلى فهارس المكتبة البريطانية أو مكتبة الكونجرس الأمريكية ، ويمكن للمستفيد أن يحصل على كل هذه المعلومات مطبوعة خلال دقائق بينما تأدية هذه الخدمة على أكمل وجه كان يستغرق عدة أسابيع من خلال استخدام البريد العادي .

4.6.1.1 – في عالمنا اليوم تتضاعف المعلومات العلمية كل خمس سنوات على الأقل إذ توجد بعض التقديرات التي تشير إلى تضاعفها كل سنتين مما يجعل متابعة كل شيء في هذا المجال من مقالات وكتب وتقارير ونشرات مستحيلاً دون استخدام قواعد بيانات متقدمة تستعين بمكانز متخصصة ، وتلجأ بعض المنظمات العلمية إلى تحديث هذه القواعد بصورة تعاونية مع المؤسسات المشابهة لها وتصدر القوائم المحدثة سنوياً على أقراص مدمجة وتوزعها بهدف تعميم الفائدة منها ، ولذلك لا بد للمكتبات المتخصصة من الاستفادة من هذه القواعد وتقديمها إلى المشتركين فيها . 5.6.1.1 – بدلاً من إصدار نشرات الإحاطة شهرياً ، تستطيع المكتبات الحديثة اليوم إصدار هذه النشرات يومياً من خلال موقعها في شبكة إنترنت ودون أن تتكلف جهود الطباعة ونفقات الإرسال بالبريد . 6.6.1.1 - تستطيع المكتبات الحديثة اليوم نشر كشافاتها ومستلخصاتها ونظم استرجاع المعلومات الخاصة بها من خلال موقعها في شبكة إنترنت ، وبالتالي يستطيع المستفيد أن يحصل على هذه المعلومات وهو في مكتبه أو في بيته مما يسهل عملية تحديد الكتاب أو المقال المطلوب وطلب تصويره أو استعارته .7.6.1.1 – تستطيع المكتبات الحديثة بناء نظم للأرشفة الضوئية تحل محل تقانات المصغرات الفلمية ، وذلك لحفظ صور المقالات المهمة من الدوريات والتقارير والنشرات ؛ وبذلك يمكن إدخال المقالات الحديثة واسترجاعها بسهولة تامة من خلال قاعدة للبيانات تستخدم كلمات مفتاحية أو واصفات مكنز متخصص . لقد أصبح هذا الحل ممكناً بسبب الانخفاض المستمر في أسعار الأقراص الضوئية مما جعلها في متناول الأفراد العاديين . 8.6.1.1 – لا بد للمكتبات الحديثة من أن تتعامل مع الكتب الرقمية الإلكترونية ، وتستطيع من أجل تحقيق الفائدة القصوى من ذلك أن تستخدم نظم استرجاع المعلومات للنص الكامل ، وهي النظم التي تستطيع البحث في النص الكامل للكتاب أو المقال حيث تستخرج الكلمات المفتاحية من صلب النص نفسه وتنشئ نموذجاً أولياً لمكنز النظام الذي يمكن مراجعته وتطويره مع ازدياد حجم النصوص المدخلة، وصولاً إلى مكنز يستجيب تماماً لمتطلبات المؤسسة التي تستخدمه . 9.6.1.1 – لقد ارتفعت أسعار بعض المطبوعات العلمية بنسبة بلغت عدة مئات في المئة ، مما يجعل هذه الأسعار تتجاوز القدرة الشرائية لأي فرد ولا يمكن توافرها إلا في المكتبات فقط ، وقد أدى الارتفاع المستمر في الأسعار إلى أن أصبح بعض هذه المطبوعات خارج حدود إمكانات المكتبات الصغيرة أو المتوسطة، وبذلك تتضاءل فرص الحصول على المعلومات بشكل مستمر ، ويبدو الحل الممكن لهذه المشكلة في الاعتماد على النشر الإلكتروني للدوريات والكتب العلمية المتخصصة بالإضافة إلى اعتماد المكتبات الصغيرة على مقتنيات المكتبات الكبرى من خلال شبكة إنترنت .
10.6.1.1 – يتعزز الاتجاه نحو استخدام الوسائط الإلكترونية لإرسال الرسائل وتقديم خدمات التكشيف والاستخلاص ، والموجزات الإرشادية والأدلة والتقارير الفنية وبراءات الاختراع والمواصفات القياسية والدوريات المتخصصة في العلوم. ولكي يكون من الممكن استرجاع هذه المواد التي تشكل مصادر معلومات أساسية في المكتبات ، لا بد من وجود نماذج مبدئية لنظم المعلومات تسمح بإعداد الوثائق ونقلها والإفادة منها واختزانها وتكشيفها ثم إعادة بثها دون الحاجة إلى استعمال الورق . 11.6.1.1 – يعد الوصول إلى مجتمع بلا أوراق هدفاً بعيد المنال ، فلا تتجاوز نسبة الوثائق الإلكترونية 10 % من الوثائق المتبادلة الموجودة في العالم ، ولذلك يجب أن لا نتخيل أن المكتبات ستتخلى نهائياً عن تقديم الخدمات التقليدية المعروفة بشكلها الورقي ، أو خدمات المصغرات الفلمية ، ونعتقد أن المكتبات الحديثة ستبقى في المستقبل المنظور معتمدة على الأشكال الورقية والمصغرات الفلمية بالإضافة إلى الخدمات التي يمكن تقديمها من خلال نظم المعلومات وشبكة إنترنت والأقراص المدمجة . وفي بلادنا العربية حيث لا ترقى نسبة استخدام المواطنين العاديين للحواسب إلى مستويات الدول المتقدمة ، لا يمكن أن ننظر إلى الخدمات الإلكترونية إلا كأدوات مساعدة ووسيلة للارتقاء بالخدمات المكتبية دون التخلي عن الوسائل الورقية التي تبقى ضرورية لوضعها تحت تصرف المشتركين الذين لا يتقنون استخدام الحاسوب . مراجع الفصل الأول من الباب الأول• باللغة العربية :1- أقبيق ، طريف . طريق المعلومات الشاملة للبشرية جمعاء : شبكة إنترنت – دمشق : دار الإيمان ، 1996م . 2- د. إدلبي ، نبال . قرص متراص متعدد الطبقات .- مجلة المعلوماتي .- ع 47 (1996م) . 3- د. إدلبي ، نبال . القرص المتراص التخاطبي .- مجلة المعلوماتي .- ع 46 (1996م) . 4- أمان ، محمد محمد . النشر الإلكتروني وتأثيره على المكتبات ومراكز المعلومات .- المجلة العربية للمعلومات .- مج6 ع 2 ( 1985م) . 5- د. بدر ، أحمد . دراسات المستفيدين بين المكتبات ومراكز المعلومات .- مجلة المكتبات والمعلومات العربية .- مج 6 ، ع2 (1985م) . 6- د. الخشي ، أحمد باسل – شبكة إنترنت – محاضرات ندوة المعلومات الثانية.- دمشق : مركز المعلومات القومي 1995م .7- رزوق ، رزق الله . حلم بناء خطوط عريضة لنقل المعطيات .- مجلة المعلوماتي .- ع 46 (1996م) . 8- شاهين ، بهاء . شبكة الإنترنت .- مصر : كمبيوساينس ، 1996م . 9- الشيمي ، حسني عبد الرحمن . الإعارة .. من منظور التطور في إنتاج الأوعية .- مجلة المكتبات والمعلومات العربية .- مج 5 ،ع 1 ( 1/1985م ).- ص 35-46 . 10- د. شيخ عبيد ، نور الدين . أرشفة الوثائق المعلوماتية .- مجلة المعلوماتي.- ع 47(1996م) .11- الصابوني ، عبد الرحيم . تنمية المهارات المهنية الهندسية عبر الشبكة الحاسوبية ( الإنترنت ) .- دمشق : [ د.ن.] : 1996م . 12- م. عباس ، بشار . محددات المسار .- مجلة المعلوماتي .-ع 46 (1996م) .13- م. عباس ، بشار . دليل إنترنت .- مجلة المعلوماتي.- ع 46 (1996م) . 14- طلبة ، فهمي . الإنترنت … طريق المعلومات السريع .- القاهرة : مطابع المكتب المصري الحديث ، 1996م . 15- كيوان ، فايز . إنترنت وخدمات المؤسسات .- مجلة المعلوماتي.-ع 46 ( 1996م ) . • باللغة الإنكليزية : 1- Angst, Tonya. The Internet Robot’s Guide to aWeb Site.- Byte.- May / 1997 2- Clifford, Lynch . Searching the Internet.- Scientific American.- March / 1997 3- Roady,RobertFox.Tomorrow’sLibraryToday.Communications of the ACM, January 1997 .4- Scientefic American’s Editor. Bringing Order from chaos.- Scientific American.- March / 1997 .5- Scientific American’s Editor. Fettering Information on the Internet.- Scientific Ainerican.- March / 1997 .














الفصل الثاني2.1 – الفهرسة الآلية في المكتبات ومراكز المعلومات : 1.2.1 – البحث عن المعلومات أساس المعرفة : مشكلة التصنيف والبحث عن المعلومات مشكلة قديمة قدم المعرفة الإنسانية نفسها ، وقد تقدمت أساليب البحث عن المعلومات مع تقدم وتطور المعرفة الإنسانية وارتقت بارتقائها . أما تعبير انفجار الإنتاج الفكري فقد ظهر لأول مرة عام 1851م حيث حذر جوزيف هنري من نتائج هذا الانفجار قائلاً :" مالم ترتب هذه الكميات الضخمة بطريقة ملائمة ، ومالم تعد لها الوسائل اللازمة للتحقق من محتوياتها ، فسوف يضل الباحثون سبيلهم بين أكداس الإنتاج الفكري ، كما أن تل المعلومات سوف يتداعى تحت وطأة وزنه ، ذلك إن الإضافات التي ستضاف إليه، سوف تؤدي إلى اتساع القاعدة ، دون الزيادة في ارتفاع الصرح ومتانته ". وقد مضى على هذا التحذير حوالي قرن ونصف القرن من الزمن ، دون أن تتغير أهمية مضمونه . إذ إن الإنسان في كفاحه الدؤوب نحو اكتساب خبرات ومعارف جديدة وتسجيلها ، كان بحاجة دائماً إلى أدوات تساعده في تنسيق هذه المعلومات واسترجاعها بسهولة وسرعة ، وقد تطورت هذه الأدوات مع زيادة حجم المعلومات وتطور الوسائط المخزنة فيها . واستطاع علم المكتبات أن يوفر أدوات أساسية لتصنيف وتحليل واسترجاع المعلومات ، مما سهل مهمات عمل الباحثين في النصف الأول من هذا القرن إلا أن تسارع وتيرة تضاعف حجم المعلومات وصولاً إلى ظاهرة (انفجار المعلومات) طرح من جديد مشكلة المعلومات كإحدى أهم المشكلات التي يواجهها علم المعلومات في النصف الثاني من القرن العشرين ، ولقد ترافق ذلك كله مع ظهور شبكة إنترنت التي اختلفت الآراء فيها ، فمنهم من أطلق عليها اسم المكتبة الإلكترونية ومنهم من تجاهل دورها كمصدر أساسي من مصادر المعلومات في نهاية القرن الماضي . ونحاول في هذا الفصل أن نسهم في الحوار الدائر حول شبكة المعلومات الدولية : أهميتها ، وسائل الفهرسة الآلية المستخدمة فيها ، العلاقة بينها وبين المكتبات ، مدى إفادتها من علم المكتبات ؟ 2.2.1 – التأثير المتبادل بين المكتبات وشبكات المعلومات الدولية :1.2.2.1 – مكتبات المستقبل : لا يخفى على أحد مدى عمق العلاقة بين الخدمات المكتبية وخدمات المعلومات الإلكترونية ، فقد نشأت شبكات المعلومات الحديثة في رحاب المكتبات ولا تزال حتى اليوم تؤثر فيها وتتأثر بها . وها هي نماذج مكتبات المستقبل تبدأ بالظهور في الدول المتقدمة ، وتسعى لإفادة روادها من الخدمات الحديثة بهدف تحقيق التوازن كامل بين التكنولوجيا المتقدمة ورفوف الكتب التقليدية والرفوف المفتوحة من المواد المرجعية . ففي نيويورك تم إنشاء مكتبة الأعمال والصناعة والعلوم Science, Industry and Business Library (SIBL) التي بلغت كلفة إنشائها / 100 مليون دولار / ، بفضل إسهام القطاعين العام والخاص ، وقد حرص مصمم المكتبة على وضع أحدث التطورات والابتكارات في مجال الديكور الداخلي والتكنولوجيا . وتغطي المكتبة اهتمامات الجماعات العلمية والأعمال الصناعية ، وتضم أكثر من /1.2/ مليون مجلد من مجموعات الأبحاث الجارية فقط ، ويصل طول رفوف المكتبة إلى أكثر من /50/ خمسين كيلو متراً موضوعة في خمسة طوابق من الرفوف الإلكترونية، كما تتضمن المكتبة مركزاً للمصادر الإلكترونية Electronic Resource Center (ERC) الذي يرتبط بشبكة مؤلفة من /70/ سبعين محطة عمل توفر النفاذ إلى أكثر من /100/ قاعدة بيانات مشغلة بواسطة الأقراص المتراصة CD-ROM’s ، وإلى ملفات وصحف ونصوص كاملة في الإنترنت ، ويوفر النفاذ إلى رابطة الشبكة العالمية www ، إضافة إلى /110.000/ عنوان دورية ومجموعة شاملة من براءات الاختراع وحوالي مليون مادة من المصغرات تؤلف معظم مواد المعاهد العلمية والأعمال . ويستطيع رواد المكتبة الاستفادة من تصنيف أسبوعي ويومي للافتتاحيات الجديدة المنشورة في www .ومراجعة شاملة للبحث في قواعد البيانات الإلكترونية للمكتبات . وتضم مكتبة الأعمال والصناعة والعلوم /500/ قاعة مطالعة حديثة مزودة بأحدث أدوات العمل بما في ذلك حواسب محطات عمل ، وهي تستقبل يومياً أكثر من /2500/ شخص . وفي سان فرانسيسكو بلغت كلفة إنشاء المكتبة العامة /140/ مليون دولار San Francisco Public Library (SEPL) وهي مرتبطة بشبكة حاسوبية كبيرة مؤلفة من /1100/ محطة عمل توفر النفاذ إلى الإنترنت ، وتحتوي أدلة منتجات الوسائط المتعددة Multi Media ، كما تتضمن مركز اكتشاف إلكتروني للأطفال وتوفر النفاذ إلى قواعد البيانات النصية والرقمية ، وتقارير الأمم المتحدة الإحصائية، وتقارير في العلوم التطبيقية والملخصات التكنولوجية ، وتستقبل يومياً أكثر من /6000/ شخص . ويلاحظ المختصون أن مجمعات المكتبات العامة الكبرى في فرنسا وبريطانيا وألمانيا واليابان ، بنيت أو أعيد تنظميها وتم تجهيزها بأحدث الوسائل التكنولوجية بما في ذلك الرفوف الإلكترونية ، وتكنولوجيا المعلومات وشبكات المعلومات التي توفر النفاذ إلى إنترنت وإلى مصادر إلكترونية داخلية على أقراص متراصة CD-ROM’s ، وكذلك الأمر في الوطن العربي فقد بدأت المكتبات الكبرى الحديثة بالأخذ بأحدث تقانات المعلومات وخاصة في المكتبات المنشأة حديثاً . ففي الإسكندرية تم إنشاء مكتبة كبرى تستعيد دور الإشعاع الثقافي الحضاري الذي أدته مكتبة الإسكندرية التاريخية ، ولكنها أقيمت وفق أحدث أساليب تكنولوجيا المعلومات ، وهي تشاد على موقع تبلغ مساحته /45.000م‌2/ ، وتبلغ المساحة الإجمالية للطوابق /80.000م2/ وتضم ثمانية ملايين كتاب وخمسين ألف مخطوطة وخمسين ألف خارطة وتضم خمسين ألف جهاز صوتي أو مرئي أو حاسوبي و قاعدة بيانات OPAC ، وتوفر لروادها إمكانية النفاذ إلى إنترنت عبر طرق المعلومات السريعة ، وكما تضم المكتبة مركزاً للمؤتمرات يتضمن قاعدة المؤتمرات /1700 مقعداً / وقاعات للندوات /400 مقعداً / ، ومتاحف للعلوم والخط والآثار ، والمعهد العالي لعلوم المعلومات ، ومخبر التخزين والحفظ ، إضافة إلى المكتبة لتكون مرجعاً ومصدراً مهماً للمعلومات ، ليس فقط لمدينة الإسكندرية أو لمصر وحدها ، وإنما أيضاً للباحثين والمهتمين جميعهم في البلدان العربية ومنطقة البحر الأبيض المتوسط، حيث يمكن النفاذ إلى قواعد بياناتها عبر طرق المعلومات السرية . 2.2.2.1 – إنترنت والمكتبات : وبالمقابل بدأت شبكة إنترنت تثبت جودها كمصدر مهم للمعلومات ، وهي تنافس في ذلك المكتبات التي كانت حتى وقت قريب المصدر الوحيد تقريباً للمعلومات ، وإن السؤال اليوم : ما فائدة الشبكة ؟ هو كالسؤال : ما فائدة الكتب ؟ فالشبكة اليوم توفر أجوبة ملائمة لأي استفسار حول معلومات عامة أم علمية أم اقتصادية أم حول الشؤون الحكومية أم المعلومات المتعلقة بالأشخاص ، ويزداد كل يوم عدد المشتركين في إنترنت ، كما يزداد عدد الناشرين فيها ، وذلك بعد أن أصبح النشر في إنترنت سهلاً ، وأصبح بإمكان الأفراد غير المتخصصين أن يستخدموا إنترنت ليس للبحث عن المعلومات فقط وإنما أيضاً لنشر ما يرغبون أو ما يعتقدون أنه قد يفيد مشتركين آخرين في إنترنت . ومع الاهتمام المتزايد بإنترنت ، سارعت الشركات إلى استثمار هذه الظاهرة، وأسست مواقعها التي تتضمن معلومات تفصيلية وشاملة عن أعمالها واستثماراتها ومنتجاتها ودعايات بهدف ترويج مبيعاتها ، ولا نرى نظيراً لتوجه هذه الأعداد المتزايدة نحو إنترنت سوى الهجرات الجماعية التي شهدها الغرب الأمريكي بحثاً عن مناجم الذهب ، وهو ما عرف في ذلك الوقت باسم ( حمى الذهب ) ، مما أدى إلى استمرار توسع مناجم الذهب لفترة طويلة . ولعل هذا التوسع المستمر هو إحدى الظواهر الإيجابية التي جعلت إنترنت أكثر آليات نشر المعلومات اتساعاً ، حيث يستطيع الباحث العثور على كل ما يحتاجه في بحوثه من معلومات . إلا أن هذا التوسع يشكل في الوقت نفسه نقطة الضعف الكبرى في شبكة إنترنت ، فهنالك كمية هائلة جداً من المعلومات تضاف يومياً إلى إنترنت . وهي معلومات متنوعة جداً ، مثل الألعاب والإعلانات التجارية والبيانات الخام العلمية والأعمال المالية ومجموعات النقاش والبريد الإلكتروني والمؤتمرات الفيديوية والمواقع التي تسمح للمستفيد بزيارة المدن والمتاحف والأسواق وفهارس المكتبات العامة وملخصات التقارير التكنولوجية وقواعد بيانات النص الممنهل HTML ، وهذا التنوع الشديد يجعل تصنيف كل هذه المواد وبالتالي العثور عليها صعباً جداً، حيث أن الاستفادة من الفهارس الآلية في عملية البحث عبر الإنترنت كثيراً ما تقودنا إلى نتائج تكثر فيها الوثائق البعيدة عن الموضوع المطلوب، وقد تفشل في جلب بعض الوثائق المهمة في مجال موضوع البحث . نقطة ضعف إنترنت الكبرى هي أن كثيراً من معلوماتها عابرة ومؤقتة وتخزن في قواعد عديمة الشكل ومشوشة ، إذ أن إنترنت وخصوصاً مواقعها في ( رابطة الشبكة العالمية www ) لم تصمم لدعم النشر المنظم واسترجاع المعلومات كما في المكتبات . وباختصار ، الشبكة ليست مكتبة رقمية ، ولكي تستمر وتزدهر، ستحتاج للاستفادة من الخدمات التقليدية للمكتبة بهدف تنظيم استرجاع المعلومات من الشبكة . ويأمل المستفيدون من الإنترنت أن تستطيع هذه الشبكة الإفادة من مهارات المكتبيين في التصنيف والاختيار بالتنسيق مع إمكانات علماء البرمجة الحاسوب من أجل أتمتة مهام فهرسة وحفظ واسترجاع المعلومات.3.2.1 – محركات البحث Search Engines : 1.3.2.1 – التعريف بمحركات البحث : حتى هذه اللحظة تتحمل التقانات الحاسوبية العبء الأكبر من مسؤولية تنظيم المعلومات في إنترنت ، لأن الاعتماد الكلي على المفهرسين البشريين سيجعل من المستحيل مواجهة هذا الإغراق اليومي لإنترنت بكم هائل متجدد من المعلومات ، ولذلك كان لا بد من اللجوء إلى البرامج الآلية التي تقرأ صفحات مواقع الإنترنت وتصنفها وتفهرس البيانات الرقمية . وقد لجأ مستثمرو إنترنت إلى هذا الحل البسيط مستفيدين من الانخفاض السريع والمستمر لأسعار الحواسب والبرمجيات ، مما يجنبهم النفقات الباهظة للفهرسة البشرية ، ومما يساعدهم في إنجاز الفهرسة المطلوبة بسرعة مناسبة لتوسع إنترنت المستمر ، وبما لا يقارن ببطء الفهرسة البشرية . ولكن ، هل الفهرسة الآلية هي حقاً الحل المناسب لاسترجاع المعلومات في الإنترنت ؟ هنا لا بد لنا من تفهم الطريقة التي تعمل بها محركات البحث ، وهي طريقة مختلفة تماماً عما تعتمده الفهرسة البشرية ، ونلاحظ بصورة أولية أن نتائج البحث في مواقع رابطة الشبكة العالمية (Web) تتضمن غالباً إحالات إلى مواقع لا علاقة لها بالموضوع ، بينما تهمل المواقع الأخرى التي تمتلك مواد مهمة . تستخدم شركات خدمات المعلومات الفورية برامج ذكية تسمى محركات البحث Search Engines أو زواحف الشبكة Web Crawlers أو عناكب Spiders أو روبوتات Robots ، وتتوضع محركات البحث في المخدم العام لشركة الخدمة الفورية في رابطة الشبكة العالمية web ، ذلك أنها تقوم بفهرسة المواقع المختلفة بشكل متعاقب مما يوحي بأنها تنتقل أو تزحف من موقع إلى آخر ، حيث تقوم بتحميل صفحات الموقع ثم تتفحصها وتستخلص فهارس المعلومات ، ويمكن القول إن محرك البحث يشمل برنامجاً يتسرب إلى ملايين الصفحات المسجلة في الفهرس بغية إيجاد الصيغ المطابقة لموضوعات البحث ثم يقوم بتصنيف هذه الصيغ وفقاً لمدى ارتباطها بموضوع البحث ، غير أن محركات البحث تعمل بأساليب مختلفة جداً طبقاً لشبكات الخدمات العديدة التي تعتمدها . وهنا نميز طريقتين : • الفهرسة البسيطة : تتضمن قراءة كلمات صفحات الموقع جميعها ، ثم معظم الكلمات الواردة في نصوص هذه الصفحات ككلمات مفتاحية لخدمة البحث . • الفهرسة الذكية : تتضمن إجراء تحليلات معقدة بهدف تعيين واصفات أو جمل تستخدم ككلمات مفتاحية لخدمة البحث . وبعد الانتهاء من تحديد الجمل أو الواصفات أو الكلمات المفتاحية يتم تخزينها في قواعد معطيات محركات البحث ، حيث يوضع إلى جانب كل كلمة عنوان يعينه محدد المصدر الموحد URL وبذلك يتم تحديد مكان وجود الملف . ومن المعروف أن معظم شركات الخدمة الفورية في إنترنت تستخدم برامج بحث تسمى المستعرض Browser ، فعندما يبحث المستفيد عن الصفحات التي تتضمن كلمة أو واصفة محددة ، يتم إحالة طلب المستفيد إلى قاعدة بيانات محركات البحث ويتم استحضار عناوين صفحات المواقع جميعها التي تتطابق مع طلب المستفيد ، حيث ينتج عن ذلك قائمة من العناوين التي يمكن أن نختار أية نقطة فيها ونؤشر عليها بالفأرة من أجل تحقيق الاتصال بأحد المواقع التي تستجيب للاستفسار المطلوب . وتستطيع محركات البحث أن تفهرس ملايين الصفحات كل يوم بما يضمن تحديث قواعد معطياتها بصورة مستمرة ، ومواجهة التوسع المستمر في تخزين المعطيات ، كما تستطيع من ناحية أخرى خدمة ملايين الاستفسارات ومواجهة التوسع المستمر في طلبات البحث . تستخدم بعض الشبكات الخاصة وسائل إضافية مثل مفكرة أو دليل المواقع Site Directory ) ) وهو أشبه بدليل الهاتف المفهرس حيث تتصل آلة البحث بالمواقع تباعاً وتبدأ آلة البحث ( الروبوت ) من الصفحة الأولى ( القائمة الرئيسة) المتصلة بباقي الصفحات ، وهكذا تستطيع آلة البحث تتبع كل الوصلات لمسح صفحات الموقع . وهنا يجب أن نشير إلى أن آلة البحث نفسها لا تعبر الشبكة (Web) ، بل هي تطلب الصفحات من قائمة المواقع المهمة وهي أكثر المواقع شعبية ، وقوائم من الوصلات الناتجة عن مسح Usenet أو أرشيف قوائم البريد . ويسجل الروبوت المعلومات البارزة مثلاً يمكن أن يمسح الكلمات المفتاحية أو العبارات التعريفية الوصفية أو مستخلص الصفحة ، أو يمكن أن يحلل النص الكامل للصفحة لاستنتاج الكلمات المفتاحية . وتؤدي الروبوتات أو محركات البحث عملها ضمن بيئة إنترنت أو إنترانت حيث تتميز هذه البيئة بشكلها التلقائي الذي لا يخضع لأي نوع من التخطيط المركزي ، وليس ثمة طريقة منهجية لحفظ المعلومات والوثائق ، مما يجعل الإبحار فيها صعباً ويستغرق وقتاً طويلاً ، ومما يجعلها أشبه بالمتاهة . وهنا يجب أن نشير إلى أن محرك البحث لا يعني المعنى الشعبي الشائع عن خدمات المعلومات المتاحة مثل AltaVista - Yahoo بل سنستخدم هذا المصطلح بمعنيين : • المعنى الأول : برنامج يستطيع المستفيد من خلاله تشكيل سؤال وتنفيذ بحث عن المعلومات . • المعنى الثاني : وهو البرنامج الذكي الذي تحدثنا عنه سابقاً وهو الذي يستدعي صفحات المواقع بصورة متعاقبة لفهرستها مما يوحي بأنه ينتقل بينها ويزحف إليها . مما استدعى تسميته بالزاحف Crawler أو المفهرس Indexer أو الروبوت (Robot) الذي يطلق عليها اختصاراً (bot) وتتجلى مهمة هذا البرنامج في إعداد قواعد بيانات قابلة للبحث أو فهارس وكشافات . ومن المفيد أن نلاحظ الفرق بين مفهوم " البحث Searching " وهو الفعل الذي يؤديه المستفيد عندما يسجل كلمة معينة أو عبارة للحصول على قائمة بالمواقع التي تحتوى على صفحات تستجيب لمتطلبات البحث ، وبين مفهوم " الزحف Crawling " وهو فعل العودة إلى مصادر البيانات لإعادة تحليل صفحات المواقع وتحديث الفهارس. ولعل أفضل محركات البحث هي المحركات التي تسمح للمستفيد بإجراء بحث شامل وتتميز بسهولة الاستخدام وسهولة الصيانة وإمكانية الفهرسة متعددة الجوانب . ولإنجاز هذه الأهداف لا بد من توافر المتطلبات التالية : • قابلية احتواء اللغة الطبيعية ونماذج الاستفسار البولياني وباقي النماذج . • ظهور نتائج البحث بشكل منمذج من أجل تطبيقات مختلفة . • الالتزام بمعايير إقصاء – الروبوت ، الذي يسمح للمخدمات في المواقع أن ترفض نفاذ الروبوت إلى الصفحات الخاصة غير المؤهلة للعرض أمام الجمهور. • قابلية التوليف الدقيق أو تشكيل معالجة الفهرسة بطرق مختلفة تحقق متطلبات متنوعة للمشرفين على فهرسة المواقع ، مثلاً لفهرسة معطيات موقع معين باستثناء ملفات تتمتع بصفات خاصة . • قابلية فهرسة نماذج مختلفة مثل : Plaintex (TXT) . HTML,Adobe Portable Document Format (PDF), Post Script (PS) Micro Soft RTEPDF, Frame Maker .Interchange Format (MIF). • دعم نظم تشغيل متنوعة مثل Windows NT, Unix وغيرها . 2.3.2.1 – اختيار محرك بحث : يتألف البحث عادة من مجتزأين (Modules) يعمل كل منهما مع الآخر : • القطعة الأولى : هي المجتزأ (Module) الخاص بالفهرسة وهو المسؤول عن قراءة المعلومات في قواعد البيانات المختلفة ، حيث يمكن أن تكون قاعدة البيانات مؤلفة بكاملها من ملفات النص الممنهل HTML ، كما يمكن أن تضم مقداراً محدوداً من ملفات أخرى (عادة ASCII أو ATF ) . بعد الانتهاء من قراءة المعلومات سيتم وضع الكلمات المفتاحية الناتجة ضمن ملف الفهرسة الذي سيتضمن مؤشرات إلى المكان الدقيق لكل وثيقة.ويشبه الفهرس كتاباً ضخماً يحتوي على الكلمات المفتاحية من كل صفحة من صفحات (Web) التي يجدها برنامج الفهرسة الآلية في طريقه وفي حال طرأ تعديل على الصفحة ، يتم تحديث الفهرس تلقائياً بالمعلومات الجديدة . ويمكن أن ينمو ملف الفهرس تلقائياً بالمعلومات الجديدة . ويمكن أن ينمو ملف الفهرس إلى أن يصبح حجمه هائلاً وفقاً لكميات البيانات المراد فهرستها ، ووفقاً لخوارزمية الفهرسة التي يمكن أن تساعد في ضغط حجم ملف الفهرس . • المجتزأ الثاني: هو محرك البحث الفعلي ، إنه المجتزأ الذي يستجوب ملف الفهرس يقوم ومقارنة الكلمات التي أدخلها المستفيد مع الكلمات المتضمنة في ملف الفهرس وإعادة النتائج . تعمل محركات البحث جميعها بالاعتماد على هذه المبادئ إلا أنها تختلف فيما بينها في تفاصيل طريقة العمل ، فمثلاً يستخدم بعضها تركيب ( كلمة / طور) وبعضها يعيد ملخصاً عن الوثيقة المطلوبة ، وأخرى ستعود فقط بإتاحة إمكانية الوصل مع الوثيقة المطلوبة . قبل تركيب محرك البحث ، يجب أن ينظم المستخدم جدول أولوياته فهل المطلوب هو سهولة استخدام المحرك وتركيبه وتوافر الدعم الفني أو المطلوب اختيار محرك بحث غير مكلف ، وأخيراً يجب دراسة حجم المشكلات التي قد يواجهها مستخدم محرك البحث ، وكم من الوقت يستغرق تركيبه ؟ وكم من الوقت يستغرق إعادة فهرسة الوثائق جميعها إذا تغير شيء منها؟. وعموماً ليس ثمة محرك بحث واحد يفي بمتطلبات مؤسسة تزويد خدمات المعلومات ولذلك لا بد من دراسة خصائص محركات البحث لاختيار ما يناسب متطلبات المؤسسة . عندما تختار مراكز المعلومات أو المكتبات محرك البحث تستطيع مقارنة الجدوى بين عدة محركات من حيث الكلفة والمواصفات الفنية . مثلاً : هل يتطلب تركيب محرك البحث المجاني وقتاً طويلاً ؟ وهل يصعب الحصول على الدعم الفني؟ . فإذا كانت الحاجة إلى الوقت وإلى وجود مساعدات البحث Search Utility لا تأتي ضمن أولويات الموقع ، فإن اختيار محرك البحث ذي الكلفة الأقل ربما يكون هو الخطوة الصحيحة . إلا أن هنالك مواقع تهتم بعامل الزمن وتعده من أولوياتها ، ومثل هذه المواقع ترى أن محرك البحث المجاني ربما يأخذ وقتاً أطول من المتوقع ، وكذلك قد يكون الدعم الفني صعباً ، وربما يستغرق وقتاً طويلاً في فهرسة وإعادة فهرسة المواقع ، وفي هذه الحالة قد تختار محرك بحث تجاري . لأن الكلفة المالية ستعوضها حتماً إمكانات السرعة في التركيب والبحث وخدمات الدعم الفني . 3.3.2.1 – سلبيات الفهرسة الآلية : ذكرنا سابقاً أن الفهرسة الآلية تؤدي في كثير من الأحيان إلى إعطاء نتائج غير دقيقة للبحث ، كأن تتضمن الإجابة مئات من الصفحات التي لا تهم المستفيد في حين يتم إهمال عدد مماثل من الصفحات المهمة . إن إنترنت المؤلفة من خليط غير متجانس من المواد المختلفة والمتباينة تبايناً كبيراً تفتقر إلى المعايير التي تسهل الفهرسة آلياً ، كما أن محركات البحث - على عكس المفهرسين من البشر – تجد صعوبة في تحديد خصائص الوثيقة أو نوعها سواء أكانت شعراً أم مسرحية أم إعلاناً . ولم تنشأ صفحات web بطريقة مناسبة تسمح للبرامج الآلية أن تستخرج بشكل موثوق ترتيب المعلومات ، مثلما يمكن للمفهرس البشري أن يجده عبر معاينة خاطفة : الكاتب ، تاريخ النشر ، طول النص ، ومحتوى الموضوع ( وهذه المعلومات معروفة باسم البيانات الوصفية matadata ) . بعض البرامج الآلية تعود بإحصاءات حول مدى تكرار الكلمات في الصفحات التي تتفحصها ، وتضع جدولاً بالمواقع التي تكرر إحدى الكلمات مرتبة وفق الإحصاءات الناتجة . وذلك يؤدي إلى أن يحاول موقع ما أن يوجه الانتباه إليه من خلال تكرار كلمات معينة مرغوبة ومطلوبة من الجمهور دون أن يكون لها علاقة بمضمون صفحات الموقع . بينما يستطيع المفهرسون من البشر اكتشاف هذه الحيل الساذجة بسهولة . ويستطيع المفهرسون من البشر وصف عناصر الصفحات الفردية من الأنواع جميعها ( النصوص – الصوت – الصور – الفيديو ) كما يستطيعون توضيح كيفية توافق هذه الأجزاء مع بعضها بعضاً ضمن قاعدة معطيات متجانسة. ولذلك يتجه البحث العلمي اليوم نحو حل بعض مشكلات مناهج التصنيف الآلي ، وخاصة من خلال ضرورة إلحاق البيانات الوصفية Metadata بالملفات جميعها ، هكذا تستطيع برامج الفهرسة أن تجمع هذه المعلومات وتجدد اتجاه البحث. وأكثر المحاولات تقدماً في هذا المجال يقدمها برنامج ( دبلن للبيانات الوصفية Metadata Dublin Core ) ويتراوح تصنيف البيانات الوصفية من العنوان أو الكاتب إلى نوع الوثيقة ( نص أو فيديو ) .
صفحة الفهرسة الآلية الفهرسة البشرية الموارد المائية ،دبلن جين، دو الكاتب – " جين دو " الموارد المائية في دبلن "جين بسيطة ديسمبر ، كانون الأول ، 1996، تاريخ النشر : 12 ديسمبر /دو" Jane Doe 12 ديسمبر / تقرير ، يعتمد ، مسح ، قام به، كانون الأول 1996 .كانون الأول 1996م يعتمد هذا ديسمبر، كانون الأول، جيم ، الموضوع : " الموارد المائية التقرير على المسح الذي قام يتفحص، تغيرات، أنهار، في دبلن ، أوهايو " مسح دبلن به "جيم سميث" Jim Smith في منطقة ، … أوهايو من قبل جيم سميث1 ديسمبر /كانون الأول 1996م 1 ديسمبر / كانون الأول وهو يتفحص التغيرات في " جين دو " 1996 " . أنهار منطقة دبلن ، أوهايو. ذكية 12 ديسمبر / كانون الأول1996 التغطية الجغرافية : " دبلن ، 1 ديسمبر / كانون الأول 1996 أوهايو" . " جيم سميث " " دبلن ، أوهاريو " الفهرسة الآلية ، ، المستخدمة بوساطة برمجيات زواحف Web ، تحلل صفحة ( الجدول اليميني) بتصفيف معظم الكلمات كمصطلحات فهرسة ( في المركز نحو الأعلى ) ، أو بتجميع كلمات ضمن جمل بسيطة ( المركز نحو الأسفل ) . بينما تعطي الفهرسة البشرية ( إلى اليسار ) قرينة إضافية حول موضوع الصفحة . وحيثما تكون النفقات مبررة ، بدأ المفهرسون البشر مهمتهم الشاقة في تجميع مسارد بعض مواقع Web . فمثلاً ، قاعدة البيانات ياهو Yahoo ، إحدى المغامرات التجارية ، تقوم بتصنيف المواقع بطريقة تكشيف المجال العريض للموضوعات . ومشروع البحث العلمي في جامعة ميتشيغان University of Michigan هو أحد الجهود المختلفة من أجل تطوير توصيفات أكثر منهجية للمواقع التي تحتوي على مواد ذات اهتمام علمي . وكمثال على التآلف بين مزايا برامج البحث الآلي ومزايا الفهرسة البشرية، يمكن أن نأخذ مثال المعايير التقنية التي تسمى خطة من أجل انتقاء محتويات إنترنت : Platform for Inteernet Contents Selection (PICS) ، حيث يستطيع الجمهور أن يوزع إلكترونياً توصيفات الأعمال الرقمية بصيغة بسيطة قابلة للقراءة من الحاسوب . وتستطيع الحواسيب أن تعالج هذه العبارات التعريفية Labels لحجب المستفيدين آلياً عن المواد غير المرغوبة أو توجيه عنايتهم إلى مواقع ذات أهمية استثنائية . وقد كان الدافع الأصلي لابتكار (PICS) هو السماح للآباء والمعلمين بحجب مواد لمسوا أنها غير ملائمة للأطفال الذين يستخدمون الشبكة . وتتجه PICS اليوم إلى توسيع هذا المفهوم بهدف تخويل المستخدمين بالتحكم بما يستقبلونه . ويمكن لعبارة التعريف PICS أن تصف مظهر الوثيقة أو الموقع وتصنيف الموضوعات ودرجة اعتماد المعلومات في موقع معين ومدى أمن الموقع وخلوه من الفيروسات . وتستطيع شركات التزويد دمج عبارات التعريف مباشرة بوثائق وصفحات Web ، كما يمكنها أن تحتفظ بها مجمعة ضمن قاعدة بيانات مستقلة يرجع إليها من يرغب بالاسترشاد بها . وإذا كان معظم مستخدمي إنترنت يعدون الوسائل التقنية المتوافرة حالياً للبحث عن المعلومات أمراً مزعجاً ويستهلك كثيراً من الوقت ، فإن مبادرات عديدة انطلقت لتطويرها ، ومن أهمها المبادرة الخدماتية الحديثة : البحث البشري - هيومن سيرتش Human Search التي تعتمد على فريق من جامعي المعلومات الذين يتمتعون بخبرة البحث في شبكة Web ، ويقومون بالبحث بالنيابة عن المستفيدين ، وما على المستفيد سوى إرسال طلبه بدقة عبر البريد الإلكتروني على عنوان الشركة في صفحات Web وهو:(w.w.w.humansearch. wl. com) . وبعدئذ يقوم جامع المعلومات الشخصي بالبحث عن البيانات وإرسال النتائج عبر البريد الإلكتروني إلى المستفيد . ويمكن القول إن هذه الطريقة قد تغدو أحد الأساليب المستقبلية للبحث عن المعلومات عبر إنترنت ، تماماً كما هو حالة ( الوكلاء الأذكياء ) التي تعتمد على برامج ذكية تؤدي دور وكيل المستفيد ، وهي برامج متطورة مرتكزة على نظام خاص من الذكاء الصنعي المصمم لتقليد الدماغ البشري . كما أنها قادرة على ترجمة اللغات البشرية إلى مفاهيم يتقبلها جهاز الكمبيوتر . فإن هذا النظام يتأقلم تدريجياً مع احتياجات المستفيد الخاصة من المعلومات ، حيث يجري تدريبه مرحلياً على العثور المعلومات الشخصية التي ينشدها كل مستفيد أو قطاع . ونورد فيما يلي مثالاً لشكل العبارة التعريفية :
4.2.1 – الآفاق : تشهد برامج البحث الآلية تطوراً كبيراً في بنيتها ، ويزداد اعتمادها على الذكاء الصنعي ، ويحاول مصمموها باستمرار سد الثغرات التي أشرنا إليها سابقاً، لأن الوسائل الراهنة المتوافرة للبحث عن المعلومات عبر الشبكة لن تكون قادرة على مواجهة معدل النمو المتسارع جداً . ورغم كل ذلك فإن الاتجاه الرئيس في هذا المجال لن يتقرر فقط في مكاتب التقنيين والباحثين وإنما سيقرره الجمهور الواسع في إنترنت . إن توسع نطاق أي من مهارات التصنيف البشرية أو الفهرسة الآلية واستراتيجيات البحث الضرورية سيتوقف على الناس الذين يستخدمون إنترنت ، فهناك مجموعات كبيرة من الباحثين الذين يرغبون بدعم مهارات التصنيف البشرية ويرون أن أفضل نموذج للإنترنت هو المكتبة الرقمية ، في هذه الحالة لا تبقى محركات البحث مجانية لأن مشتركي إنترنت سيتضاعفون بنسبة كبيرة حسب توقعات المراقبين جميعهم ، بينما هنالك مجموعات أخرى ترغب بالحصول على المعلومات على أوسع نطاق وهذا ما توفره الفهرسة الآلية ، وكذلك يرغب المحللون الاقتصاديون بالحصول على نفاذ شامل إلى قواعد البيانات الخام للمعلومات دون أي تحكم أو رقابة أو تنقيح ، وهم بذلك يرون في محركات البحث ضالتهم المنشودة لأنها توفر لهم فوائد حقيقية فهي تمنع أي ترشيح Filtering انتقائي للمعلومات . كما يحتاج عدد كبير من المستخدمين إلى إرشادات حول الطريقة المثلى لاستخدام إنترنت والحصول على المعلومات التي تتعلق بعملهم أو بهواياتهم دون أن يضطروا إلى دفع نفقات المفهرسين البشر لتحليل ونقد عشرات آلاف المواقع في إنترنت . ولذلك نستطيع القول إن قرار اختيار منهج معين لتجميع المعلومات سيتوقف غالباً على المستخدمين . هل يناسبهم أسلوب منظم لبناء المجموعات ؟ أو يفضلون أن تبقى فوضوية ، مع توفير النفاذ بالنظم الآلية ؟ . وتتوقع بعض الأوساط أن تكون الخدمات الجديدة لمحركات البحث موجهة إلى قطاعات متخصصة ومتنوعة مثل محركات بحث مصممة للفنون الإبداعية وأخرى للآداب أو للعلوم الإنسانية أو آليات السيارات أو حتى لمبرمجي الحاسوب. وبما أن خيار دعم الفهرسة البشرية سيتكلف مبالغ كبيرة جداً لتحقيقه ، فقد تكون الفهرسة الآلية منخفضة الكلفة التي تعتمد على الحاسوب هي المهيمنة في المستقبل على البيئة عديمة الشكل التي تميز إنترنت المعاصرة . لذلك نجد أن صياغة مستقبل استرجاع المعلومات في إنترنت سيعتمد على العوامل الاجتماعية والاقتصادية أكثر من اعتماده على إمكانات التطور التقني . وبناء على ذلك قد تتجه إنترنت في النهاية إلى الانقسام إلى شبكتين ، إذ تعتزم المؤسسات العلمية الأمريكية تحقيق تصورها حول إنشاء شبكة ( إنترنت 2 ) وشبكة إنترنت الجيل التالي Next Generation Internet (NGI) حيث يفترض أن تخصص هاتان الشبكتان للبحث العلمي ، وبذلك يمكن أن تكونا أكثر تأهيلاً لتطبيق حلول تدمج جهات المكتبيين مع قدرات برامج الفهرسة الآلية للوصول إلى تنظيم أدق المعلومات المنشورة على الشبكة .المراجع1- Chapman. Fern Shumer : Web of Deceit-Pc WOLD, August / 1997 2- Engst, Tonya: The Internet Robot’s Guide to a Web Site-Byte, May / 1997 . 3- Fox, Robert: Communication of the ACM- Web Techniques, January / 1997.4- Halfhill, Tom. R.: Good-Bye, GUI….Hello,NUI-BYTE/ 1997 .5- Lange, Alex: Sorting through Search Engines – Web Techniques, June / 1997 .6- Lynch, Clifford : Searching the Internet Scientific American, March / 1997. 7- Richardson, Eric.c: See; Seek and Shalbe Found – Web Developer, November/ December / 1996 .8- Scientific American : Feltering Information on the Internet – March / 1997 . 9- Scientific American : The Internet : Bringig Order from Chaos- March / 1997 .

الفصل الثالث3.1 - أهمية النظم الرقمية في تطوير خدمات المكتبات ومراكز المعلومات 1.3.1 - مزايا النظم الحديثة في المكتبات : يرى المختصون عدة مزايا للنظم الحديثة في المكتبات ومراكز المعلومات نوجزها فيما يلي : 1.1.3.1 - النفاذ إلى المعلومات عن بعد : إن إنشاء فهارس وكشافات رقمية للمواد المكتبية أو تحويل المواد المكتبية والوثائقية إلى الشكل الرقمي ، يسمح للمستفيدين بالاطلاع عليها من أماكن عملهم أو منازلهم ، كما يمكن لعدد كبير من الأشخاص الاطلاع على الكتاب أو الدورية أو الوثيقة نفسها في الوقت نفسه ، لأن الأنظمة الرقمية متعددة المستخدمين ، مما يوسع من نطاق الفائدة ، فهي غير محصورة بالمكان فلا ضرورة للحضور إلى مبنى المكتبة للاطلاع على المعلومات المطلوبة كما أنها غير محصورة بالزمان إذ أن مواقع المكتبات على الإنترنت تعمل طوال ساعات الليل والنهار وطوال أيام السنة دون توقف ، كما أن هذه الخدمة غير محدودة بشخص واحد أو عدد من الأشخاص على عدد النسخ الورقية المتوفرة ، إذ يمكن لمئات الأشخاص أن يطلعوا على صفحة واحدة في الوقت نفسه عبر الإنترنت . 2.1.3.1 - سرعة الاسترجاع وسهولة الاستخدام : عندما تحول الفهارس والكشافات أو المواد المكتبية والوثائقية إلى الشكل الرقمي يمكن للمرء استرجاعها بثوانٍ بدلاً من عدة دقائق ، كما أن ذلك سيخفف العبء عن أمناء المكتبة الذين سيهتمون فقط برواد المكتبة في مقرها ، بينما الثقل الأساسي للخدمات يقدم آلياً عبر الإنترنت ، وهكذا سيستطيع القائمون على المكتبة أن يتفرغوا أكثر لعمليات التصنيف والفهرسة بدقة تسمح باسترجاع المواد المكتبية بسهولة . 3.1.3.1 - سهولة استرجاع المعلومات وفقاً للموضوع : تتميز النظم الرقمية بسهولة كبيرة في الاسترجاع وفقاً للموضوع إذ أن المعلومات تكون مصنفة هرمياً وينتقل المستفيد خطوة فخطوة حتى يصل إلى الموضوع المطلوب ، كما أنه يستطيع الاستعانة بمحركات البحث للوصول إلى الموضوع المطلوب . ولا يهم إن كان الكتاب المطلوب رقمياً أم ورقياً ، فيكفي أن يكون موضوعاً على قائمة المكتبة مع محددات التصنيف أو الكلمات المفتاحية إضافة إلى مستخلص عن الكتاب ، إذ تستطيع محركات البحث أن تساعد المستفيد في العثور على المواد المطلوبة ضمن قوائم قد تضم ملايين الكتب ، وقد تقع محركات البحث في أخطاء ملحوظة أحياناً إلا أنها تشكل حتماً طريقة فعالة ، عندما يكون البحث المطلوب في قوائم تضم ملايين التسجيلات الببليوغرافية .
4.1.3.1 - سهولة البحث : تتيح النظم الرقمية سهولة البحث في مجموعات المكتبات ، حيث يمكن للجمهور أن ينفذ من بعد ( أو من داخل قاعات المطالعة في مقر المكتبة ) ، إلى قوائم مجموعة المكتبة ، ويستطيع أن يصور أو يستعير مقالات أو أجزاء من الكتب المتاحة مجاناً ، أو المأجورة إذا كان مشتركاً في المكتبة . 5.1.3.1 - استخدام فعال : تتيح النظم الرقمية إمكانية الاستخدام الفعال للمصادر المكتبية ، حيث توفر إمكانية تخزين واسترجاع مقدار هائل من المعطيات يمكن إظهاره بسرعة وسهولة . 6.1.3.1 - البرامج التعليمية : يمكن الإفادة من شبكة المكتبة لإنجاز برامج تعليمية موجهة للمستفيدين لتطوير مهاراتهم في مجال استرجاع المعلومات . 7.1.3.1 - سهولة الاتصال والمشاركة : يمكن توسيع مجموعات المكتبة عبر الاتصال مع مكتبات أخرى ، والمشاركة في مصادر وموارد المعلومات .8.1.3.1 - الحد من استهلاك الورق : يمكن الإقلال من استعمال واستهلاك الورق مما يخفض كلفة الورق ويوفر مكان التخزين حيث يخفض حجم ووزن المواد المطبوعة ، ومن ثم إيقاف القضاء على الغابات ، مما يتماشى مع الدعوات المتزايدة للحفاظ على البيئة في كوكب الأرض ووقف تدهورها . 2.3.1 - النظم الرقمية في المكتبات الجامعية ( مكتبة جامعة كرنفلد كمثال ) : الهدف الأساسي للمكتبة الأكاديمية هو تجميع وحفظ ومعالجة المعلومات بهدف استرجاعها وإتاحتها للطلبة والباحثين والكادر التعليمي ، وكذلك يتوجب على المكتبة أن تساعد الطلبة في تطوير مهاراتهم في مجال استرجاع المعلومات ، وقد تطورت خدمات المكتبات الجامعية كثيراً في البلدان المتقدمة ، ونأخذ هنا كمثال على هذا التطور الحاصل : مكتبة جامعة كرنفلد ( Cranfield University Library) ، في المملكة المتحدة ، ذلك أن خدمات هذه المكتبة مؤتمتة ، ويتم استرجاع المعلومات وتقديم خدمة الإعارة بسهولة وسرعة ، ويستطيع أي من الطلبة أو الباحثين استعارة الكتب بعد تسجيل اسم المستخدم وكلمة السر ، كما يمكنه الإفادة من تصوير الفوتوكوبي كخدمة ذاتية باستخدام بطاقات خاصة قابلة لإعادة الشحن ، وهذه الخدمة متاحة خلال ساعات عمل المكتبة . مبنى المكتبة بأكمله مغطى بشبكة حاسوبية ، وقاعات المطالعة والبحث كافةً مزودة بمآخذ كهربائية ومآخذ للاتصال بالشبكة ، حيث يمكن لرواد المكتبة والباحثين أن يستخدموا أحد الحواسيب الستين الموجودة في المكتبة ، أو أن يستخدموا حواسيبهم المحمولة بعد وصلها من إحدى نقاط الاتصال في قاعات المطالعة . ويوفر نظام المكتبة خدماته للطلبة والكادر التعليمي والباحثين ، ويتيح لهم إمكانية النفاذ الفعال إلى المعلومات ، وهي معلومات ذات نوعية عالية ، وذلك من خلال النفاذ إلى موارد المكتبة والمجموعات المكتبية والوثائق الفعالة ونوجز فيما يلي أهم الخدمات التي تقدمها مكتبة جامعة كرنفلد . 1.2.3.1 - تعليم المستخدم : وتتضمن برامج التعليم في مكتبة جامعة كرنفلد عدة أجزاء أهمها : جولة تمهيدية : يقوم موظفو المكتبةÏ بقيادة المستخدمين الجدد في جولة تمهيدية لتعريفهم على مختلف أجزاء وفعاليات المكتبة . جولة افتراضية : يستطيع المستخدمون أن يقوموا بجولة افتراضية عبرÏ موقع المكتبة على الإنترنت ، على العنوان : " WWW. Cranfild.ac.uk./cils/Library/Vtours "ويقدم هذا الموقع جولة افتراضية في أقسام المكتبة ، حيث يمكن للمستخدم أن يتجول في أي مكان وأن يزور الطابق الأرضي والطابقين الأول والثاني ، وأن يأخذ معلومات حول أي جزء من المكتبة مما يرغب بالاطلاع عليه ، ويكفي لذلك أن يقوم المستخدم بالنقر مرتين ، بالفأرة على الجزء المطلوب . Ï الدورات : يستطيع المستخدم أن يتبع دورات محددة في المكتبة مثل : ( مدخل إلى www ) و ( العثور على المعلومات في شبكة الوب ) و ( مدخل إلى مصادر المعلومات العلمية في الإنترنت ) . إضافة إلى كل هذه الخدمات ، فإن موظفي المكتبة جاهزون دائماًÏ لمساعدة رواد المكتبة، وتقديم الإجابة حول أي استفسار ، ويستطيع المستخدمون أن يعتمدوا على الاستشارات التي يقدمها فريق متخصص تخصصاً عالياً في جميع الاختصاصات الموضوعية . 2.2.3.1 - القائمة الفورية Online Catalogue : تشكل القائمة الفورية خطوة أساسية لعمل المكتبة من خلال ما يعرف بالقائمة الفورية لنفاذ الجمهور ( OPAC) Online Public Access Catalogue ، وهي الأداة الأساسية للبحث عن المعلومات في قاعدة المعطيات الحاسوبية للمكتبة . يستطيع المستخدم الإفادة من هذه الخدمة للبحث في المجموعات المكتبية وفي الأقسام المتخصصة ، حيث تزوده ( OPAC) بمعلومات حول أي من الكتب أو الصحف أو التقارير أو مشاريع التخرج والأطروحات المخزنة في المكتبة ، وتعطيه ( OPAC) معلومات حول عدد النسخ المحفوظة ومكان الحفظ ، وأي من النسخ هي قيد الإعارة . كما يستطيع رواد المكتبة الإفادة من القائمة الفورية لتسجيل طلب تقارير أو كتب معارة فتحجز لصالحهم عند إعادتها إلى المكتبة ، ويستطيعون طلب موضوعات غير موجودة في المكتبة ، كما يمكنهم النفاذ إلى قوائم مكتبات جامعات أخرى .إضافة إلى مزايا القائمة الفورية (OPAC) فإن فريق خدمات المعلومات في المكتبة جاهز دائماً لتحضير قائمة فرعية – بناء على طلب المستفيد – تضم جداول من العناوين المحفوظة في المكتبة في مجال موضوع محدد ، بشكل مطبوع أو إلكتروني . وللاطلاع على مستجدات المكتبة ، يمكن للطلبة والكادر التعليمي والباحثين أن يشتركوا مجاناً ، بنشرة دورية إضافية صادرة عن المكتبة ، تتضمن قوائم الكتب والتقارير والأطروحات التي أضيفت مؤخراً إلى مخزون المكتبة . وأخيراً تقدم (OPAC) لرواد المكتبة خدمة الإعارة بين المكتبات ، حيث يستطيعون أن يطلبوا المواد المنشورة غير المتاحة في مكتبة جامعة كرنفلد ، وهذه الخدمة مجانية للطلبة والكادر التعليمي ، وتؤمن استلام المواد المطلوبة من كتب أو مواد مطبوعة خلال أسبوعين من تاريخ طلبها . 3.2.3.1 - مصادر المعلومات الإلكترونية : تتيح المكتبة لروادها إمكانية النفاذ إلى مصادر المعلومات الإلكترونية العالمية عبر حواسيب المكتبة ، أو عبر أي من الطرفيات المتصلة بشبكة المكتبة ، وعموماً تتيح المكتبة مصادر معلومات إلكترونية مختلفة نوجزها فيما يلي : 1.3.2.3.1 - قواعد معطيات CD-ROM : تتيح قواعد المعطيات المحملة على CD-ROM إمكانية الاطلاع على النصوص الكاملة لمقالات صحفية أو أوراق مؤتمرات أو كتب أو موسوعات ، وهي متاحة على شبكة مكتبة جامعة كرنفلد مجاناً ، وتحدث هذه الخدمة شهرياً أو فصلياً ولذلك لا يمكن للباحث أن يكون واثقاً بأنه سيحصل على أحدث مصادر المعلومات في مجال بحثه .2.3.2.3.1 - خدمة موارد المعلومات والمعطيات ( BIDS) : هي قواعد معطيات متعددة الموضوعات ، تغطي مجموعة واسعة من التخصصات ، مما يسمح لها بأن تكون مصدراً مفيداً للمعلومات في المجالات التي لاتغطيها قواعد CD-ROM، ومن المفيد تغذية أي بحث CD-ROM ببحث آخر عبر خدمة ( BIDS) ، ذلك أن هذه الخدمة تحدث أسبوعياً ، وتوفر معلومات أحدث مما توفره قواعد CD-ROM .3.3.2.3.1 - قواعد المعطيات الفورية ( Online) : تشترك مكتبة جامعة كرنفلد في معظم المصادر المتخصصة في جميع المجالات التعليمية لجامعة كرنفلد ، وتوفر المكتبة لروادها إمكانية النفاذ إلى 3000 قاعدة معطيات متخصصة حول العالم ، مما يضمن اطلاع روادها على نوعية عالية من المعلومات الحديثة ذات السوية القياسية في العالم . وبذلك يستطيع الطلبة والأكاديميون والباحثون أن يجدوا في هذه الخدمة ما لم يجدوه في المخزون المحلي في المكتبة . من ناحية أخرى ، توفر بعض قواعد المعطيات المخزنة على CD-ROM المعلومات الأساسية المطلوبة في مجال محدد ، ولكن نظراً لأنها تحدث فصلياً وأحياناً سنوياً ، فإنها تشير للمستخدم إلى عناوين محددة على الإنترنت يمكن له أن يطلع من خلالها على المعلومات المحدثة حول الموضوع المطلوب ، وبالتالي تقوم قواعد المعطيات على CD-ROM بالتفتيش عن المعلومات على الإنترنت لصالح المستفيد ولذلك نجد أن هنالك أسباب كثيرة تدفع رواد المكتبة لاستخدام قواعد المعطيات المتخصصة على الإنترنت ، إلا أن البحث الفوري في هذه القواعد مكلف للغاية عادةً ، ولذلك لا توفر المكتبة هذه الخدمة مجاناً ، وتطلب من روادها دفع تكلفة البحث ، ولذلك لا يلجأ رواد المكتبة إلى هذه الخدمة إلا عندما تكون قواعد المعطيات المحلية في المكتبة قد أصبحت قديمة ، حيث يلجأون إلى قواعد المعطيات المتخصصة الفورية كوسيلة أخيرة لتغطية بحثهم .4.3.2.3.1 - الإنترنت : يستطيع الطلبة المسجلون والباحثون والأكاديميون النفاذ إلى الإنترنت عبر حواسيب شبكة المكتبة أو من طرفية متصلة بالشبكة ، وذلك من خلال تسجيل اسم المستخدم وكلمة السر. ووفقاً لموضوع البحث ، يمكن للطالب أن يعثر عبر الإنترنت على مصادر قيمة للمعلومات ، أو تقارير جيدة ( مثل المواد المنشورة على موقع وكالة الفضاء الأمريكية NASA) كما يمكن له أن يحصل على النصوص الكاملة لمقالات المجلات ، إلا أننا يجب أن نشير بالمقابل إلى وجود كثير من المواد على الإنترنت نوعيتها رديئة أو مشكوك فيها ، ولذلك تعمل مكتبة الجامعة على مساعدة طلابها بالعثور على نوعية جيدة من المعلومات ، وذلك من خلال محرك بحثها الخاص المسمى ( موقع استكشاف الإنترنت من جامعة كرنفلد ) Site Explorer ( CRUISE) The Cranfield University Internet ويشكل محرك البحث ( CRUISE) بوابة نحو مواقع الإنترنت المناسبة لاهتمامات الطلبة والأكاديميين في جامعة كرنفلد ، وتتم صيانة محرك البحث بفضل جهود فريق من المكتبيين من الاختصاصات الموضوعية المختلفة ، وهو سهل الاستخدام ، ولا يتطلب سوى معرفة أساسية بكيفية استخدام الإنترنت . ويوفر استخدام ( ( CRUISE بالمقارنة مع محركات البحث العادية مزايا عديدة نوجز أهمها فيما يلي : النفاذ المباشر إلى مواقع تم اختبارها من ناحية صلاحيةÏ المعلومات ، ملائمتها ونوعيتها الجيدة . لا حاجة لاستخدام محركات البحثÏ البطيئة وغير العملية ، والتي يمكن أن تفشل في العثور على مايطلبه المستخدمون بشكل مقبول . يتضمن ( ( CRUISE وصفاً واضحاً للمواقع الموجودة على الإنترنت ، مماÏ يسمح للمستخدمين بالحكم على قيمتها دون الحاجة إلى زيارتها أولاً . إنÏ التحديث المنتظم لمحرك (CRUISE) يضمن للمستخدمين الحصول على أحدث المعلومات ، حيث تضاف وصلات حديثة تغطي المجالات الأساسية والفرعية . و لا يمكن القول إن (CRUISE) محرك بحث كامل وشامل ، ولذلك فإن أهمية (CRUISE) لا تكمن في كمية المعلومات التي يجلبها بل إن فائدة (CRUISE) تتلخص في قدرته على جلب معلومات دقيقة وملائمة و صلاحيتها مناسبة ونوعيتها جيدة . وإذا لم يستطع المستخدم العثور على ما يبحث عنه في (CRUISE) ، يجب أن يبحث في أدوات أخرى مثل محركات البحث (Alta Vista) ، أو أدلة المعلومات (Yahoo) أو قواعد المعطيات الموضوعية .
5.3.2.3.1 - قواعد معطيات أخرى : توفر مكتبة جامعة كرنفلد إمكانية النفاذ إلى قواعد معطيات أخرى تتضمن مجلات إلكترونية وأخبار وأدوات بحث عن براءات الاختراع على الإنترنت . وإضافة إلى هذه الخدمات والمعلومات ، تصدر المكتبة نشرة نصف شهرية لتحليل مضمون المقالات المأخوذة من المجلات المتخصصة وفقاً للطبيعة الخاصة لكل مشترك واهتماماته ، ويمكن للأكاديميين والباحثين أن يشتركوا مجاناً بهذه الخدمة . ويمكن لمستخدمي المكتبة أن يشتركوا أيضاً في نشرة دورية تتضمن مختارات من المعلومات المنشورة على الإنترنت ، وهو بحث حاسوبي في قواعد المعطيات المتخصصة الفورية ، وقد بني البحث على أساس الاهتمام الشخصي للمشترك ، وترسل النشرة بالبريد بشكل دوري وذلك مقابل أجر شهري محدد . 6.3.2.3.1 - التغذية الراجعة من المستخدمين : هدف إنشاء المكتبة الجامعية هو خدمة الطلبة والباحثين والأكاديميين ، ولذلك عندما ترغب المكتبة بتطوير مجموعاتها أو توسيع مصادرها فإنها تنجز هذه المهمة وفقاً لطلبات المستفيدين ، ويمكن للمستخدمين أن يمرروا معلومات عن متطلباتهم إلى المكتبة عبر الوسائل التالية : استمارة استبانة حول خدمةÏ المكتبة ترسل إلى جميع طلبة الماجستير في نهاية كل عام دراسي . شكل خاص منÏ الاستبانة يرسل إلى المستخدمين عبر البريد الإلكتروني ، محتوياً اقتراحات حول المواقع الجديدة التي تم العثور عليها في الإنترنت وليس في (CRUISE) . Ï اقتراحات مباشرة من الطلبة لإغناء مجموعات الكتب أو المجلات أو أية مطبوعات أخرى . اقتراحات بإضافة نسخ من قوائم المحاضرات التي سجلها الطلبة .Ï تؤخذÏ جداول المستخدمين كل عام ، للدعوة لاجتماعات مفتوحة بين موظفي المكتبة مع مجموعة معينة من الباحثين أو قسم محدد من الطلبة ، ومن خلال الحوار المفتوح يمكن الحصول على توجهات جديدة لسياسة تزويد المكتبة . 3.3.1 - النظم الرقمية في المكتبات الوطنية ( المكتبة البريطانية كمثال ) : قد يخطر ببالنا عندما نفكر بمكتبة عريقة كالمكتبة البريطانية أن إدارتها قد تستبعد التحول إلى النظم الرقمية لعدة أسباب أهمها حجم الجهد الهائل المطلوب لإنجاز هذا العمل ، وهو جهد يتعاظم بمقدار حجم المخزون الهائل لهذه المكتبة ، كما أن حجم الخدمات المطلوبة لعدد كبير من المستفيدين ذوي التوجهات المختلفة يزيد من تعقيد هذا التحول ، إضافة إلى ذلك لا ننسى مقاومة المؤسسات العريقة ذات التقاليد الإدارية والعلمية القديمة ، وهي مقاومة طبيعية لكل تغيير في الحياة والإدارة والمجتمع ، إلا أن المؤسسات العريقة الناجحة في عملها لديها سبب إضافي لمقاومة التغيير ، وهو النجاح الذي حققته وسير عملها بانتظام ودقة مما يجعل الإدارة راضية عن وضعها ولا ترغب بتغييره .ورغم كل تلك الأسباب التي قد تعوق التحول إلى النظم الرقمية ، فإن المكتبات العريقة في البلدان المتقدمة تشكل طليعة حقيقية لاختبار أشكال خدمات المعلومات الحديثة وتطويرها المستمر . ونستطيع أن نلمس حجم التغيرات التي طرأت على أساليب عمل المكتبة البريطانية من خلال زيارة موقعها على الإنترنت ، وكذلك حجم التطوير ، حيث نجد أن المكتبة وضعت شعاراً لنفسها هو التالي : " نطمح إلى تقديم خدمات مصادر المعلومات الطليعية في العالم للبحث التعليمي والإبداع " . وفيما يلي أهم الخدمات التي تقدمها المكتبة : 1.3.3.1 - خدمة المكتبة البريطانية للمعلومات المؤتمتة (BLAISE) The British Library’s Automated Service : وهي خدمة توفر النفاذ إلى 21 قاعدة معطيات تتضمن /19/ مليون تسجيلة ببليوغرافية، وهي أيضاً خدمة لاسترجاع المعلومات المتوفرة على الإنترنت حيث تتضمن نفاذاً إلى واجهة ذات سمات شخصية تتطابق مع توجهات المستخدم User-Friendly interface ، تساعد المستخدم في العثور على المعلومات المناسبة له عبر الإنترنت . كما توفر خدمة BLAISE اتصالاً مباشر مع مركز المكتبة البريطانية للتزويد بالوثائق ، وهو المركز الأول في العالم في مجال التزويد الوثائقي ، و يسمح للمستخدم بطلب وثائق منفردة بسرعة وسهولة . 2.1.3.3.1 – الدوريات الحديثة : هذه الخدمة تسمح للمستفيد بالبحث في مركز التزويد الوثائقي عن ملف الدوريات الحديثة التي تم استلامها ، ويتضمن هذا الملف عناوين أكثر من 60.000 من الدوريات الحديثة التي استلمها مركز التزويد الوثائقي في المكتبة البريطانية ، (BLDSC) ، ومركز العلوم والتكنولوجيا والأعمال (STB) . 3.1.3.3.1 – طلب الوثائق :هذه الخدمة تسمح للمستفيد بطلب نسخ مصورة عن المقالات ، أو طلب إعارة كتب أو دوريات من مركز التزويد بالوثائق في المكتبة البريطانية (BLDSC) ، وذلك عبر صفحات الإنترنت في المكتبة . 4.1.3.3.1 ـ غابرييل : إنها بوابة الإنترنت نحو المكتبات الوطنية الأوروبية الممثلة في مؤتمر المكتبيين الوطنيين الأوروبيين ، Conference of European National Librarians (CENL) وتهدف خدمة غابرييل إلى المساعدة في التقارب بين المكتبات الأوروبية من خلال منح كل منها نقطة نفاذ إلى المكتبات الأخرى ، لاسترجاع المعلومات حول فعالياتها ومهامها وخدماتها ومجموعاتها . 5.1.3.3.1 - القسم الداخلي (Inside) :يسمح بالاتصال بخدمة طلب الوثائق والاطلاع المتكامل الحديث الشامل عليها ، ويسمح للمستفيد بالبحث وطلب وثائق موجودة لدى المكتبة البريطانية ، حيث يستطيع المستفيد أن يبحث في 20.000 من أهم المجلات البحثية في العالم وأكثر من 70.000 من وثائق المؤتمرات بما في ذلك الأوراق العلمية المقدمة إلى هذه المؤتمرات ، ذلك أن (Inside) قاعدة معطيات هائلة وتتمتع بمعدل نمو سنوي كبير إذ يضاف سنوياً ما لا يقل عن مليوني تسجيلة للمقالات الواردة إلى المكتبة البريطانية . 6.1.3.3.1 – القائمة الفورية : تسمح بالنفاذ المجاني عبر الإنترنت إلى قوائم المجموعات الأساسية للمكتبة البريطانية في لندن وفي بوسطن .2.3.3.1 - المجموعات : يستطيع المستفيد أن يطلع عبر الإنترنت على مجموعات المكتبة البريطانية وهي : أفريقيا ، المطبوعات القديمة ، المجموعة الإسبانية ، المخطوطات ، الخرائط ، المجموعة الإيرلندية والبريطانية الحديثة ، المجموعة الشرقية والهندية ، مجموعات الطوابع البريدية ، المجموعة السلافية ، الأرشيف الصوتي . وتوفر المكتبة قوائماً فورية لكل مجموعاتها ، إلا أنها توفر أيضاً خدمات عديدة وهامة لتسهيل البحث في هذه المجموعات والنفاذ إليها ، نذكر أهمها فيما يلي : 1.2.3.3.1 – الأرشيف الصوتي الوطني : إنه أحد أهم وأكبر المراكز الأرشيفية الصوتية في العالم ، تأسس في عام 1955 وأصبح قسماً من المكتبة البريطانية عام 1983 ، ولديه اليوم أكثر من مليون قرص و 170.000 شريط تسجيل وعدد كبير ومتنامي من أشرطة الفيديو ، ومجموعات من جميع أنحاء العالم تتضمن تسجيلات لخطابات الزعماء السياسيين والتسجيلات الموسيقية وتسجيلات شفوية للمسرح والأدب والتاريخ ، وتغطي هذه التسجيلات فترة زمنية واسعة تمتد من نهاية القرن التاسع عشر حتى اليوم . ويقدم المركز خدمات متنوعة أهمها ( معلومات حول التسجيلات الصوتية – خدمة التعليم والمشاهدة – الخدمات الرسمية – إصدارات مركز الأرشيف الصوتي ) .2.2.3.3.1 – خدمة النسخ والميكروفلم وخدمات أقراص CD-ROM : هي خدمة مأجورة وفقاً لحجم العمل المطلوب إنجازه : تتيح المكتبة نسخ مصورة عن المطبوعات الموجودة لديها وفقاً لقيودÏ الحفظ المتعمدة في المكتبة . بعض المطبوعات لا يمكن تصويرها بسبب هشاشتهاÏ وخاصة المخطوطات والطوابع البريدية والخرائط ولذلك فهي غير متاحة للتصوير وفقاً لقيود الحفظ ، وهذه المواد يمكن تصويرها أولاً بالمكروفلم ، إذا لم تكن قد صورت بعد ، ومن ثم يمكن الحصول على صور مطبوعة منها . معظم المواد الموجودة لدىÏ المكتبة يمكن تقديمها على شكل ميكروفلم . وتقوم المكتبة بتزويد روادها ببكرة ميكروفلم فضية غير مثقبة (35 mm) ، على شكل نسخة إيجابية أو سلبية (negative) ، كما يمكن تزويد المستفيد ببطاقات ميكروفيش فضية (105 mm) لنسخ بعض الخرائط ( صورة واحدة لكل ميكروفيش ) ، وكذلك تتيح المكتبة نسخ الديازو من الميكروفلم الأصلي . Ï يمكن النفاذ إلى أقراص CD-ROM من طرفيات موجودة في قاعات المطالعة ، أو من خلال النفاذ عبر الإنترنت إلى المجموعات المكتبية .3.2.3.3.1 – مكتبة الصحف في المكتبة البريطانية : إنها مجموعة الأرشيف الوطني للصحف في المملكة المتحدة للصحف البريطانية والعالمية ، وتعد هذه الخدمة أكبر وأكمل خدمة وطنية للصحف في العالم . ويمكن الحصول على نسخ مطبوعة أو مكروفلم من هذه الصحف كما يمكن الحصول على نسخ CD-ROM من صور هذه الصحف وذلك في قاعات المطالعة . وتتضمن هذه المجموعة : الصحف البريطانية والايرلندية والعالمية والمصغرات الفلمية ومجلات الكرتون والصحافة الهولندية والألمانية السرية (1945-1940) أما بالنسبة لما هو متاح على الإنترنت من هذه الصحف ، فتتيح المكتبة دليلاً موضوعيا وزمنياً على أساس الصحف أو الأخبار ، كما يتيح موقع الإنترنت للمكتبة الاطلاع على صحف لندن الوطنية والصحف الاسكتلندية والايرلندية والإنكليزية والاسلندية وصحف أخرى عبر العالم . 4.2.3.3.1 – خدمات القسم الشرقي والهند في المكتبة البريطانية : لا تشترط المكتبة وجود إذن خاص للاطلاع على المواد والمصادر المتاحة في القسم الشرقي بهدف الدراسة أو البحث أو لخدمة أغراض العمل ، إذ يكفي أن يحمل المستفيد بطاقة مرور قراء المكتبة لكي يدخل إلى قاعات المطالعة في القسم الشرقي ، حيث يمكن للمستفيد أن يطلع على الوثائق أو أن يستخدم قارئ الميكروفلم أو حواسيب محمولة ، ويمكن له أن يبحث عن المصادر المناسبة في مكتب الاستفسار عن المراجع ، حيث يمكن النفاذ إلى قوائم الكتب أو الوثائق أو المخطوطات ، وتسجيلات القسم الهندي للميكروفيش والميكروفلم . كما تتيح المكتبة خدمة ذاتية مأجورة للحصول على نسخ مصورة من الوثائق سواء كان الأصل ورقياً أم كان ميكروفلم ، إلا أن هنالك بعض القيود على نسخ بعض نماذج المواد . وأخيراً تتيح المكتبة مجاناً إمكانية استخدام الحواسيب المحمولة ووصلها بشبكة المكتبة للمساعدة في البحث . 5.2.3.3.1 – خدمات استخدام مكتبة الخرائط عن بعد : يمكن طلب إعادة طباعة الخرائط الأصلية ، وذلك وفقاً لقائمة أسعار مع كافة التفاصيل ، ويمكن الإفادة منها لملء استمارة الطلب ، كما تتيح المكتبة للمستفيدين الاطلاع عن بعد على القوائم المؤتمتة للخرائط المطبوعة (1967) وملحق القوائم (1977) ، كما أصدرت المكتبة قرص CD-ROM يتضمن القائمة المؤتمتة للخرائط . 6.2.3.3.1 – خدمات مجموعات المخطوطات : عندما تأسس المتحف البريطاني عام 1733 ضم بين موجوداته مجموعات منفصلة من المخطوطات ، وفي عام 1973 تأسست مكتبة المتحف البريطاني وانضمت المخطوطات الموجودة فيه إلى المكتبة البريطانية وقد تجاوز عدد المخطوطات الموجودة اليوم لدى المكتبة 300.000 مخطوطة . ومن أهم المخطوطات الموجودة نسختين من النسخ الأصلية الأربع للوثيقة العظمى – الماغنا كارتا Magna Carta عام 1215 ، كما أن هنالك أربع نسخ من أصل ست نسخ للمخطوطات الأصلية لـ " التاريخ الأنجلو سكسوني " من القرن الحادي عشر ، وإحدى النسخ الباقية من مخطوطة من القرن الثامن حول : ( تاريخ بيدي للكنيسة والشعب الإنكليزي ) ، وهنالك مجموعات ضخمة من أوراق رجال الدولة ورؤساء الوزارات ( وخاصة غلادستون وبلفور ) ومن أوراق الدبلوماسيون وضباط العسكريين .وتعد المكتبة البريطانية المخزن الوطني للمخطوطات والأوراق الخاصة والأرشيفية لمعظم اللغات الأوروبية الغربية ، وتضم في مجموعاتها وثائق ذات أهمية بحثية كبرى لجميع الحقبات التاريخية والدول والأنظمة ، تغطي فترات زمنية طويلة تمتد من القرن الثالث قبل الميلاد وحتى الأزمنة الحديثة . وثمة أوراق عملية لباحثين في الطب ومستكشفين قد تكون مفيدة لدراسة التاريخ الوطني البريطاني . وثمة إمكانية لزوار قاعات المطالعة لمجموعات المخطوطات أن يستخدموا الحاسوب أو قارئ المكروفلم والمكروفيش أو جهاز إسقاط أو مصابيح فوق البنفسجية وكابلات ألياف ضوئية أو مجهر أو صناديق ضوئية أو القارئ بالأشعة تحت الحمراء أما بالنسبة للمستفيدين الذين ينفذون عن بعد فإنهم يستطيعون أن يبحثوا في قوائم المخطوطات وأن يسجلوا طلبياتهم من الوثائق التي يمكن أن تصل إلى ست مخطوطات . 7.2.3.3.1 – المجموعة الشرقية والهند : تضم المجموعة الشرقية 65.000 مخطوطة و900.000 كتاباً مطبوعاً باللغات الشرقية ، وحوالي 120.000 مجلداً من الصحف والدوريات الشرقية ، وهذه المجموعة تغطي 350 لغة أو مجموعة لغات ، بدءاً من اللغة الصينية التي يتحدث بها سدس سكان العالم ، وانتهاء بلغات غينيا الجديدة التي يتحدث بها مئات من الناس فقط . وتتميز هذه المجموعة بتقسيمها إلى عدة مجموعات جزئية : اليهودية – المسيحية ( باللغات العبريةÏ والقبطية والسريانية والأرمنية والإثيوبية والجيورجية ) . الإسلامية (Ï باللغات العربية والفارسية والتركية والإيرانية ولغات آسيا الوسطى ) . جنوبÏ آسيا ( السنسكريتية – الهندية – الأوردو – البنغالية – التاميلية – السنهالية – التبيتية … الخ …. ) . جنوب شرق آسيا : ( اللغات البورمية – الفييتنامية –Ï التاي – المالاوية – الأندونيسية – الجاوية ) . الشرق الأقصى ( اللغاتÏ الصينية – اليابانية – الكورية – المغولية – المانشوية ) . شمال أفريقيا (Ï اللغة العربية ) . ويستطيع رواد المكتبة والمستفيدون عن بعد الاستفادة من جميع الخدمات المذكورة في الفقرات السابقة . 8.2.3.3.1 – مجموعة الصحف : هذه المجموعة تضم أكثر من 650.000 مجلداً موضوعة على 32 كيلومتراً من الرفوف، كما تضم أكثر من 320.000 شريطاً ميكروفلمياً مرتبة على 13 كيلو متراً من الرفوف وعموماً تشغل الموجودات الإجمالية لمجموعة الصحف أكثر من 45 كيلومتراً من الرفوف . وتتألف مجموعة الصحف من 2650 عنواناً من عنواين الصحف والدوريات الصادرة في المملكة المتحدة واسكتلندا وايرلندا وهو ما يعادل 80 % من الإصدارات المجانية ، حيث أن المكتبة لا تحتفظ بالمجلات والصحف ذات الطابع الإعلاني . وإضافة إلى ذلك تستلم المكتبة أكثر من /3000/ عنواناً من الصحف من جميع أنحاء العالم ومعظم الصحف مقتناة بشكلها المكروفلمي إضافة إلى شكلها الورقي . وتجدر الإشارة أخيراً إلى المجموعة الأجنبية للخدمة الصحفية (1945-1939) التي تتضمن 2300 صندوقاً من الصحافة المنتقاة خلال الحرب العالمية الثانية لإعطاء صورة حقيقية عن العمل الصحفي خلال الحرب العالمية الثانية في البلدان الأخرى . 3.3.3.1 – المعارض : تقام المعارض في صالات المعارض في المكتبة البريطانية ، ويمكن مشاهدة المعرض في هذه الصالات ، كما يمكن الاطلاع على أهم المعروضات عبر الإنترنت ، وعند الاطلاع على الموقع كان آخر معرض موجود هو معرض (1000 عام من الأدب الإنكليزي) ويمكن للمستفيد الاطلاع على المعارض السابقة أيضاً مثل معرض ( فن الطوابع البريدية في ألف عام) 1/8/1999 – 18/1/2000 ، ويعرض موقع المكتبة البريطانية على الإنترنت معلومات عن المعارض السابقة مثل :( المجال الأسطوري – الأرض والفردوس – جون إيفلن – مجموعة هاستينغز – هورتس استتنسيس – جون كيتس – هنري برسل ) . 4.3.3.1 – برامج المكتبة الرقمية : هو برنامج يمكن الاطلاع عليه عن بعد ، ويهدف إلى تحويل الكنوز التراثية الوطنية إلى الشكل الرقمي وتقديمها إلى المستفيد عن بعد كصورة وكنص كامل محرر يمكن البحث فيه . ومن أهم الوثائق الموضوعة في المكتبة الرقمية : بيوولف – الوثيقة العظمى Magna Carta – كراس ملاحظات ليوناردو دافنشي – حكمة الألماس – 42 سطراً من الإنجيل كما طبعها غوتنبرغ ) . كما يمكن للمستفيد الاطلاع على ( مبادرات من أجل النفاذ – ومكانز التحول إلى الرقمية ) .5.3.3.1 – الخدمات المكتبية : ثمة جملة متنوعة من الخدمات الهامة نوجزها فيما يلي : 1.5.3.3.1 – الخدمة الوطنية الببلوغرافية : يمكن للمستفيد أن ينفذ عن بعد إلى واجهة تقنية للخدمة الوطنية الببلوغرافية أو أن ينفذ إلى : • التسجيلات الببلوغرافية • الخدمة الببلوغرافية الوطنية لأقراص CD-ROM التي تم إصدارها حديثاً . • قرص CD-ROM حول الخدمة الببلوغرافية : أداة تفاعلية للتعلم والبحث واستكشاف مصادر المعلومات . • القائمة الفورية . • الإصدارات . • خدمة BLAISE الفورية . • دليل المراجع السريع . • OPAC قائمة النفاذ الفورية للجمهور . وتجدر الإشارة إلى أن المكتبة البريطانية توفر النفاذ إلى 16 مليوناً من التسجيلات الببلوغرافية في 21 قاعدة معطيات ، وهي تغطي المواد المطبوعة في جميع البلدان ومن جميع العصور . كما تجدر الإشارة إلى الببليوغرافيا الوطنية البريطانية التي تضم قوائم موضوعية بجميع الكتب والسلاسل المطبوعة في المملكة المتحدة وايرلندا منذ 1950 وحتى الآن ، كما أن قوائم الببليوغرافيا الوطنية متاحة بشكلها المطبوع وعلى قرص CD-ROM وبشكل ميكروفيش كما يمكن النفاذ إليها عن بعد عبر الإنترنت . 2.5.3.3.1 – وثائق ومحاضرات المؤتمرات : توفر المكتبة إمكانية النفاذ إلى محاضر ووثاثق أكثر من 15.000 مؤتمراً ، ويمكن لأي مهتم أن يطلع على المؤتمرات التي تقع ضمن دائرة اهتمامه ، وأن يتابع تحديثها حتى اليوم. 3.5.3.3.1 – مركز العلوم والتكنولوجيا والأعمال (STB) : يوفر المركز خدمة النفاذ إلى : • مجموعات العلوم والتكنولوجيا والأعمال . • قوائم ( شركات المعلومات – إنتاج المعلومات ) . • خدمات المعلومات حول ( الأعمال – العناية الصحية – البيئة – السياسة الاجتماعية – العلوم والتكنولوجيا ) . • الإصدارات . • التدريب . 4.5.3.3.1 – مركز التزويد الوثائقي (DSC) : يتيح النفاذ إلى جميع قوائم وأدلة المكتبة المذكورة سابقاً ، وهي قوائم عن موجودات المكتبة ( السلاسل – الكتب – الدوريات – المكروفلم – المكروفيش – أقراص CD-ROM – المؤتمرات – البحث في المجموعات الصغرية – الموسيقى – الإصدارات الرسمية – التقارير – روسيا وأوروبة الشرقية – الأطروحات – الترجمات … الخ …) . لا يمكن الإحاطة هنا بكل الخدمات التي تقدمها المكتبة البريطانية عبر الإنترنت ، إذ أن ذلك قد يكون موضوع دراسة معمقة وموسعة ولا يمكن الإحاطة بها في مثل هذه العجالة ، وإنما اكتفينا بالإشارة إلى أهم الخدمات التي تقدمها المكتبة .
4.3.1 – الخدمات المكتبية المتطورة في البلدان العربية :( مكتبة الإسكندرية كنموذج ) : استطاعت الحكومة المصرية بالتعاون مع منظمة اليونسكو أن تعيد تأسيس مكتبة الإسكندرية المعروفة في التاريخ القديم ، والتي كانت مركزاً للإشعاع الثقافي في العالم القديم . وقد بنيت مكتبة الإسكندرية الجديدة على شكل قرص مائل يغور طرفه في الأرض ، وكأنه قرص الشمس يتأهب للإشراق من موقع المكتبة كي يملأ العالم بنور الثقافة والمعرفة . ولا نستطيع مقارنة خدمات المكتبة الحديثة في الإسكندرية بخدمات مكتبات عريقة معروفة بمخزونها الهائل وخبراتها العميقة والمستمرة إلا أننا ننظر بتفاؤل كبير إلى أن مكتبة الإسكندرية ومكتبات عربية أخرى هامة ستصل إلى مستويات المكتبات العصرية العالمية ، ونستعرض فيمايلي بعض الأرقام التي حققتها مكتبة الإسكندرية والتي تعطينا مؤشرات هامة جداً للآفاق المفتوحة أمام حركة تطوير هذه المكتبة وإغنائها بالمصادر والمراجع الحديثة : بنيت المكتبة على مساحةµ كلية تبلغ 45.000 متراً مربعاً . مساحة البناء الطابقي الإجمالي 80.000 متراًµ مربعاً . عدد طوابق المكتبة 13 طابقاً .µ التطبيقات الإلكترونية : 30µ قاعدة معطيات . عدد المقاعد 3500 مقعداً .µ 4-8 مليون مجلد .µ µ 50.000 خارطة . 100.000 مخطوطة .µ 200.000 قرص وشريط .µ 50.000µ شريط فيديو . المواد الإلكترونية : 100 عنوان CD-ROM .µ 50.000 جهازµ صوتي أو مرئي أو حاسوبي . المواد الموسيقية : 200.000 اسطوانة وشريط .µ µ العاملون في المكتبة : 578 موظفاً وعاملاً ومتخصصاً . يتضمن مبنى المكتبةµ أيضاً مركزاً للمؤتمرات ، بثلاث قاعات (3200 مقعداً) ومتحفاً للعلوم، ومعهداً لدراسات المعلومات ، ومتحفاً ومعهداً لفن الخط ، ومخبراً للتخزين والحفظ . ولقد تكلف المشروع بأكمله /182/ مليوناً من الدولارات ، دون حساب ثمن الأرض فقد تكلف مشروع بناء المكتبة /121/ مليوناً ، وتكلفت التجهيزات /20/ مليوناً، و تكلفت المجموعات المصدرية والكتب /31/ مليوناً من الدولارات ، أما كلفة بناء مركز المؤتمرات وملحقاته فبلغت /10/ مليون دولاراً . وتجدر بنا الإشارة إلى أن موقع مكتبة الإسكندرية على الإنترنت يسمح بالقيام بجولة افتراضية ضمن مبنى المكتبة ويتيح إمكانية الاطلاع على الخدمات المتوفرة . وأخيراً لا بد أن نستعرض أهداف مكتبة الإسكندرية ، وهي : • إحياء مكتبة الإسكندرية القديمة . • إنشاء مركز للثقافة العالمية وللعلوم والبحث الأكاديمي . • تهدف المكتبة إلى تزويد الباحثين الأكاديميين في المجتمع الوطني والمجتمعات العالمية بمصادر أصلية للمعلومات حول الإسكندرية ومصر والحضارات القديمة والوسيطة وأنظمتها السياسية . • تزويد الباحثين بمجموعات تكنولوجية وعلمية قيمة وبمصادر ومراجع موثوقة . • دعم التطورات الاجتماعية والاقتصادية والثقافية في مصر والمنطقة العربية وحوض البحر المتوسط . • تقديم كل مساعدة ممكنة للدراسات التاريخية والتراثية والثقافية في مصر والمنطقة . 5.3.1 – خاتمة : آفاق تطوير المكتبات في البلدان العربية : ليست المكتبة الحديثة سوى نظام معلومات متخصص ، هدفه الرئيس هو تزويد المستخدمين بنوعية جيدة من المعلومات الملائمة لتخصصاتهم ، وتبقى المسؤولية الأولى للكادر المكتبي في إغناء وتطوير وتحديث الموارد المكتبية وفقاً لتوجهات المستفيدين ، وكذلك العمل على تزويد المستخدمين بمهارات البحث عن المعلومات ، والعمل على تطوير نظام معلومات المكتبة بما يجعله أكثر فائدة وأسهل استخداماً ، وهذه المهمة لا يمكن إنجازها بصورة جيدة دون وجود كادر مكتبي بخبرة جيدة ومطلع على توجهات المستفيدين من خلال برنامج جيد للتغذية الراجعة . ويمكن تمثيل نظام معلومات المكتبة بالشكل رقم (5.3.1) الذي يتضمن ثلاث وحدات رئيسة متصلة فيما بينها بفعاليات مختلفة :المستخدمون الكادر المكتبي معلومات موارد الشكبة تحديث موارد المكتبة شكل (5.3.1) الفعاليات المختلفة في نظام مكتبة عصريةيعتمد إنجاز نظام معلومات المكتبة كثيراً على سوية الكادر المكتبي ومدى خبرته ومدى قدرته على التعامل مع أدوات تكنولوجيا المعلومات ، إذ يتطلب نجاح مشاريع أتمتة المكتبات وجود مكتبيين على درجة عالية من التخصص ومن استيعاب قدرات تكنولوجيا المعلومات ، ويعرفون كيف يستخدمونها بشكل فعال لكي يحسنوا خدمات المكتبة ، ولكي يمرروا الخبرات المكتسبة إلى المستخدمين عبر برامج تعليمية جيدة لاكتساب مهارات البحث عن المعلومات في بيئة أتمتة المكتبة . ويتصور كثير من صناع القرار أن أتمتة المكتبة عملية بسيطة ، ويعتقدون أن تزويد المكتبة ببضعة حواسيب يكفي لنجاح مشروع الأتمتة ، غير أن ذلك ليس سوى جزء بسيط من نظام المعلومات الحديث المطلوب ، وهو نظام معقد نسبياً يعتمد بصورة أساسية على تدريب الكادر المكتبي والمستفيدين وعلى وجود برمجيات جيدة وعلى وجود موارد مكتبية ممتازة ، ولكي نحصل على هذه العناصر الثلاثة لابد أن يتضمن مشروع أتمتة المكتبة كلفة إنشاء واستثمار وصيانة وتحديث هذه العناصر الثلاثة . ومن المؤسف أن نقول إن مكتباتنا في البلدان العربة ليست على المستوى المطلوب بوجه عام ، وإن النهوض بمكتباتنا وتحديثها يتطلب جملة من الإجراءات نوجز أهمها فيما يلي : µ تقديم تمويل حكومي مخصص لدعم وأتمتة المكتبات ، وليس بالضرورة أن يكون التمويل في موازنة واحدة فقط ، بل يمكن البدء بعدد قليل من الحواسيب شرط وجود برنامج جيد لخدمة قائمة فورية لنفاذ الجمهور (OPAC) ، ويمكن توسيع التجربة في المراحل اللاحقة ، والانطلاق من قاعدة النتائج المثمرة إلى خدمات أكثر تطوراً . إعداد البرمجياتµ المناسبة لأتمتة أعمال المكتبة وخاصة موضوع استرجاع المعلومات . تدريب الكادرµ المكتبي ، لفهم كامل إمكانات تكنولوجيا المعلومات وتطبيقها في المكتبات. µ العمل على ربط المكتبات الوطنية ، أو على الأقل المكتبات المحلية الموجودة في المدينة نفسها ، مما سيهيء إمكانية المشاركة في الموارد ، وسيخلق بيئة تعليمية ملائمة وعبرها يمكن اكتساب الخبرات المطلوبة . إقامة مؤتمرات دولية واجتماعاتµ وحوارات لمناقشة الأوضاع الراهنة لوضع المكتبات المحلية واقتراح أفضل التوصيات لرفعها إلى المسؤولين بهدف تطوير هذه المكتبات . تدريس تكنولوجيا المعلوماتµ ومهاراتها الأساسية على مستوى المدارس الثانوية ، من أجل بناء مجتمع متقدم ذو ثقافة تقنية متطورة ، مما هو ضروري لنجاح تطبيق تكنولوجيا المعلومات . تأمين صيانةµ وتطوير البرمجيات والشبكات والتجهيزات الإلكترونية . في المراحل التاليةµ لإنشاء النظام لا بد من إضافة خدمة قواعد معطيات CD-ROM وكذلك تزويد المستفيدين بإمكانية النفاذ إلى الإنترنت . تزويد رواد المكتبات التي تضم مواد وثائقيةµ قديمة بكل التجهيزات الملائمة لعملهم . بناء محركات بحث يمكن أن تساعدµ مستخدمي المكتبة في العثور بسهولة على المعلومات التي يبحثون عنها . بناءµ الشبكة الوطنية للمكتبات . دعم موارد المكتبات المحلية .µ دعم المشاركةµ بين المكتبات من خلال الشبكة الوطنية للمكتبات . تطوير المجموعات المكتبيةµ وتغطية الاشتراك بدوريات دولية ذات سوية عالية ، وتوزيع هذه الاشتراكات بصورة ملائمة على المكتبات بما يتناسب مع الطلب المتوقع على هذه الدوريات الدولية . µ دعم الاتصال الدولي بشبكة الإنترنت .

مراجع الفصل الثالث من الباب الأول أولاً : باللغة العربية1- د. الرفاعي عبد المجيد / المعلومات بين النظرية والتطبيق . – دمشق – 1998 .ثانياً:باللغة الإنكليزية1- Bibliotheca Alexandrina's Site : http : // www. Bibliotheca Alexandrina .org . eg 2- British Library's Site: http: //www.bl.uk 3- Cranfield University Library's Site: http: // www. Cranfield .ac uk 4- Jean Makdissy /I'mpact of I.T. on Academic Library SCS – Damascus 1999

























الباب الثاني النظم الحديثة في الأرشيف الفصل الأول1.2 - أرشيف الألفية الثالثة والتوجه نحو النظم الرقمية1.1.2 - مقدمة: أهمية الأرشيف في التاريخ :عرف التاريخ الإنساني كوارث كبيرة أدت على فترات إلى دمار أجزاء هامة من التراث الوثائقي العالمي، وفي بلادنا مثلاً نعرف أن حريق مكتبة الإسكندرية بمصر القديمة دمر المخزون التراثي الهائل لذلك العصر حتى بدت الوثائق بعد الحريق وكأنها قصاصات ورق يتعذر تمييزها، وقد رمى المغول بالكتب والوثائق التاريخية في عاصمة الإمبراطورية العربية الإسلامية بغداد في النهر حتى اسودت مياه دجلة لعدة أيام. وتعاقبت الدول والأسر الحاكمة في مشرق الوطن العربي ومغربه، فكان مصير وثائق الدول القديمة التي انقضى عهدها يؤول غالباً إلى الإبادة التامة، ولم ينج منها إلا القليل وأمام هذا الخطر المستمر الذي أحاط بوثائق الدولة، كان حفظ الوثائق الرسمية للأجيال القادمة أحد الهموم الأساسية لرجال الدولة على مدى العصور ، وقد نظرت سلطات الشعوب القديمة إلى الوثائق الرسمية على أنها أحد المظاهر الهامة لهيبة الدولة وسيادتها وقوتها وسيطرتها، وحاولت من خلال هذه الوثائق تسجيل الوقائع التي تراها هامة في تاريخ دولتها، والتي تثبت مدى النفوذ الذي حققه حكامها، وفي الحضارات القديمة في بلاد الرافدين وسورية ومصر، سجل رجال الدولة أهم الوقائع التاريخية والشرائع والقوانين والمعاملات والحسابات والآداب والأساطير، وحفظوها بطريقة يسرت وصولها إلى أيدينا في العصر الحديث.وإننا عندما ننظر إلى تاريخ بلادنا القديم نجد أن رجال الأرشيف كانوا يحتلون أفضل المواقع في الإدارة الحكومية ، وكذلك نجد أن الدول المتقدمة في عصرنا تتعامل باحترام كبير مع العمل الأرشيفي وتعطيه معناه الديناميكي المتكامل، على عكس ما هو متعارف في البلدان العربية اليوم من نظرة دونية إلى العمل الأرشيفي، حيث تتعامل معظم المؤسسات الرسمية والخاصة مع الأرشيف على أنه عمل ثانوي، وحيث يعتقد الجمهور غير المتخصص أن عمل الأرشيف يبدأ عندما تنتهي الحاجة إلى الوثائق الرسمية، ومن المؤسف أن بعض المسؤولين في بعض المؤسسات العربية يتبنون هذه النظرة، ولا يتوانون عن التأكيد بأن نقل أحد الموظفين في مؤسستهم للعمل في ميدان الأرشيف هو بمثابة عقوبة له، وإن استمرار هذا الفصل بين العمل الأرشيفي وبين العمل الحكومي اليومي، يؤدي إلى إضعاف علاقة العاملين في الأرشيف بالمؤسسات الحكومية، ويؤدي في النهاية إلى هذا الإهمال وهذه النظرة الدونية، والمشكلة الأخطر التي تنتج عن هذا الوضع هو عدم احترام المؤسسات الرسمية النصوص القانونية التي تلزمها بتسليم الوثائق عند انتهاء الحاجة إليها، بعد مدة محددة قانونياً، إلى مركز الوثائق أو دار الأرشيف .
2.1.2 ـ الأرشيف : عملية ديناميكية متكاملة : وبالمقابل يعتمد مفهوم العمل الأرشيفي في البلدان المتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات وسائر الجهات الحكومية والعامة، ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم أم بالإتلاف. ومن المعروف أن عمر الوثيقة ينقسم إلى ثلاثة مراحل:1.2.1.2 ـ المرحلة الأولى : وتنطبق على الوثائق الجارية، أي المستخدمة بتواتر كبير، ويسمى الأرشيف الجاري.2.2.1.2 ـ المرحلة الثانية : وتبدأ عندما تغلق الملفات وتنتهي معالجة القضايا المتعلقة بها فيصبح استخدام الوثائق عرضياً ويسمى الأرشيف الوسيط.2.3.1.2 ـ المرحلة الثالثة : وتبدأ عندما تنتهي فترة الحفظ الوسيط، وعندها تزول كل حقوق المؤسسة المعنية بالتصرف بوثائقها، وتؤول هذه الوثائق إلى مراكز الأرشيف، ويتقرر حفظها بصورة دائمة أو إتلافها بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها. ويسمى الأرشيف النهائي.وتلتزم مراكز الأرشيف في البلدان المتقدمة بالإشراف على الوثائق في مراحلها الثلاث: النشيطة والوسيطة و الأرشيفية النهائية، في حين أن واقع عمل مراكز الأرشيف العربية ينحصر فعلياً بالمرحلة الثالثة فقط، وهي في بعض الأحيان لا تملك السيطرة الفعلية على هذه المرحلة، إذ أن بعض المؤسسات لا تلتزم بتسليم وثائقها المنتهية إلى مراكز الأرشيف.ويتوجب على المراكز العربية للأرشيف، أن تسعى إلى تطبيق مفهوم لأرشيف المتكامل بمراحله الثلاث، وبذلك يمكن أن يرتبط عمل الأرشيف بشكل ديناميكي بالعمل اليومي للإدارة الحكومية ، ويساهم في تطوير العمل الإداري الحكومي، وتلبية رغبة المسؤولين في استرجاع المعلومات بسرعة ودون إهمال أي عنصر منها، وذلك بالاعتماد على الوثائق الرسمية الجارية والمنظمة بصورة جيدة.وإن هذا المفهوم المتكامل للأرشيف يدعم مكانته في الدولة والمجتمع، وخاصة لدى صناع القرار الذين سيلمسون المردود الفوري للنشاط الأرشيفي في الإدارة الحكومية التي يشرفون عليها.ولابد أن نشير إلى أن المستفيدين والباحثين وصانعي القرار، على حد سواء، يحتاجون إلى نتائج ملموسة تفيدهم في عملهم وفي أبحاثهم ودراساتهم ، وما لم تتوفر هذه النتائج الملموسة لن تتغير النظرة إلى رجل الأرشيف ، ولن تتغير صورته كموظف متخصص بالتعامل مع الوثائق القديمة التي انتهت حاجة الحكومة إليها، والتي لا يستطيع الباحثون والمستفيدون الاطلاع عليها بفعل قوانين الحفاظ على سرية المعلومات الحكومية.ومن المهم جداً تغيير هذه النظرة إلى عمل رجل الأرشيف ، فهو المؤتمن على تاريخ الوطن وذاكرته، ولا يمكنه فعلاً الحفاظ على هذه الأمانة ما لم تمنحه الدولة والمجتمع المكانة المعنوية والسلطة القانونية الفعلية لتأدية مهمته على الوجه الأكمل، وذلك لا يمكن تحقيقه إلا باعتماد المفهوم الديناميكي المتكامل للأرشيف الذي يمنح عمل رجل الأرشيف أهمية استثنائية من خلال مشاركته في تنظيم العمل الحكومي اليومي، ومن خلال المشاركة في دعم اتخاذ القرار بما يوفره من معلومات مستقاة من الوثائق، ومن خلال المشاركة في تهيئة الشروط الملائمة من أجل تنفيذ القرار وتتبعه ومراقبة التنفيذ وصولاً إلى التقييم والمراجعة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتدارك أي تقصير أو سوء تطبيق حصل بعد اتخاذ القرار.ولن تؤدي محاولة النهوض بالأرشيف إلى الحفاظ على تراثنا فقط، بل ستؤدي أيضاً إلى تكريس مفهوم دولة المؤسسات وإلى إعلاء هيبة الدولة، وإلى شد الجيل الجديد إلى المثل الوطنية والقومية وتعزيز انتمائه الوطني.ويواجه الأرشيف العربي تحديات أساسية على مشارف الألفية الثالثة، أهمها تحدي إثبات موقعه المتميز في الدولة والمجتمع وترسيخ وتطبيق مفهوم الأرشيف المتكامل بمراحله الثلاث، إلا أن التحدي الأهم يبقى دون شك استيعاب التطورات التكنولوجية الجديدة في العالم وخاصة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، واختيار المناسب من هذه التكنولوجيا لظروف عمل المراكز الأرشيفية العربية.3.1.2 - التوجه نحو النظم الرقمية:تتسارع وتيرة انتشار النظم الرقمية في جميع مجالات العمل والحياة الاجتماعية والثقافية، وقد بدأت مراكز الوثائق والأرشيف والمكتبات الوطنية، باستخدام النظم الرقمية على نطاق واسع.لقد انطلقت عملية ضخمة في جميع أنحاء العالم تتمثل بإنشاء نسخ رقمية طبق الأصل عن الكتب والصور والتسجيلات التي تحفظ التراث الثقافي للبشرية. وتتيح النظم الرقمية اطلاع الباحثين على هذا التراث الثقافي من مكاتبهم ودون الاضطرار إلى الانتقال إلى المكتبات ودور الأرشيف، وعندما تكتمل هذه العملية ستبدو خدمات الإنترنت الحالية باهتة وستظهر وكأنها مجرد أعمال هواة مبتدئين ونستعرض فيما يلي بعضاً من هذه التجارب وفوائدها وفقاً لرأي المختصين:1.3.1.2 – تجارب رائدة: يستطيع اليوم رواد المكتبة الوطنية الفرنسية استخدام النظم الرقمية في مبنى المكتبة الوطنية الجديد في مجمع أبراج تولبياك في باريس وستكون المكتبة الوطنية جاهزة لاستقبال 22 مليون كتاب على رفوف يبلغ مجموع أطوالها 395 كيلو متراً، وتضع المكتبة تحت تصرف روادها مئات محطات العمل الحاسوبية التي تسمح بالوصول إلى 110.000 مجلد، تستوعب معظم التاريخ والثقافة الفرنسيين.أما في لندن فتستخدم المكتبة البريطانية الأرشفة الضوئية لحفظ المخطوطات القديمة التي تعود إلى القرون الوسطى.وفي الولايات المتحدة قامت جامعة هارفارد بتحويل 80.000 معلقة من مقتنياتها المسماة جودايكا Judaica بمعدل 1000 معلقة كل يوم، وقد قامت مكتبة الكونغرس الأمريكية بتحويل خمسة ملايين كتاب إلى الشكل الرقمي مع بداية عام 2000.2.3.1.2 - مزايا النظم الرقمية في الأرشيف :يرى المختصون عدة فوائد في استخدام النظم الرقمية في مجال الأرشيف ، نوجزها فيما يلي:

1.2.3.1.2 – المساعدة في الحفاظ على الوثائق النادرة والسريعة العطب من دون حجب الوصول إليها من الراغبين في دراستها، فعلى سبيل المثال تحتفظ المكتبة البريطانية في لندن بالنسخة الوحيدة لمخطوطة بيوولف Beowulf التي تعود إلى القرون الوسطى، ولم يكن مسموحاً برؤيتها إلا لقلة من الباحثين المختصين حتى قام كيرنان من جامعة كنتكي الأمريكية بتصويرها ، وكذلك قامت مكتبة دايت الوطنية في طوكيو بإنشاء 1236 نسخة رقمية لمطبوعات خشبية وملفوفات فنية تراثية لكي يستطيع الباحثون تفحصها دون المساس بالنسخ الأصلية.2.2.3.1.2 – إظهار تفاصيل لا يمكن رؤيتها مباشرة على الوثيقة ، فمثلاً إذا عدنا إلى مثال مخطوطة بيوولف نرى أن السيد كيرنان من جامعة كنتكي قام بتصوير هذه المخطوطة بوساطة الماسح مستخدماً ثلاثة مصادر مختلفة للضوء، مبيناً بذلك تفاصيل لا ترى بالعين المجردة ، وقد نشرت هذه الصور على الإنترنت وهي ثلاث صور ، الأولى مأخوذة بعملية مسح الوثائق بالضوء العادي، والثانية بالإنارة الخلفية والثالثة بالضوء فوق البنفسجي ، وتكشف هذه الصور الثلاث تفاصيل لا تظهر على المخطوطة عندما ننظر إليها بالعين المجردة، حيث يستطيع الباحثون تفحص المخطوطة على الإنترنت بينما تبقى المخطوطة محفوظة بأمان في المكتبة البريطانية في لندن.3.2.3.1.2 – سهولة الاسترجاع وفقاً لموضوع لوثيقة:تصنف الوثائق ورقياً وفقاً للجهة التي وردت منها ووفقاً للتسلسل الزمني لظهورها، وبالتالي يصعب استرجاع جميع الوثائق التي تتعلق بموضوع معين، أما النسخ الرقمية فيمكن أن ترتب وفقاً للأسس المتبعة في الأرشيف الورقي، ولكن استرجاعها يمكن أن يكون وفقاً للموضوع أو للمنطقة الجغرافية أو للشخصية أو للتسلسل الزمني أو للجهة التي صدرت عنها الوثيقة ، وبالتالي تتوافر إمكانات لسهولة الاسترجاع لا تتوفر في طرق التصنيف اليدوية.4.2.3.1.2 - سرعة الاسترجاع وسهولة الاستخدام :عندما تحول الوثائق إلى الشكل الرقمي يمكن للمرء استرجاعها بثوانٍ بدلاً من عدة دقائق ، وكذلك يمكن لعدد من الأشخاص قراءة الوثيقة نفسها أو رؤية الصورة نفسها في الوقت نفسه ، كما أن القائمين على حفظ الوثائق سيستريحون من عملية جلب وإعادة الوثائق ، وسيتفرغون لعملية تصنيف الوثائق وفهرستها بدقة تسمح باسترجاعها بسهولة ، ومن ناحية أخرى سيسمح وجود النسخ الرقمية للوثائق للباحثين، بالاطلاع عليها عبر الإنترنت دون أن يكونوا مضطرين للحضور شخصياً إلى مقر دار الوثائق.5.2.3.1.2 - التوفير في مكان التخزين :لا تشغل النسخ الإلكترونية سوى حيزاً بسيطاً ، حيث تستطيع مليمترات بسيطة من قرص التخزين أن تحفظ أمتاراً من الرفوف ، فإذا علمنا أن معظم دور الوثائق تعاني من مشاكل مكان التخزين ، نجد في التحول إلى النظم الرقمية حلاً مناسباً لمشكلة ضيق مكان التخزين ولخفض كلفة التخزين، حيث يمكن حفظ الوثائق الورقية في مكان بعيد وتتاح النسخ الإلكترونية للباحثين ، ذلك أن تكلفة توسيع أبنية مراكز الوثائق والمكتبات العامة في ازدياد مستمر، فقد أنفقت جامعة كاليفورنيا في بركلي 46 مليون دولار على بناء طابق تحت أرض مكتبتها لوضع 1.5 مليون كتاب أي بتكلفة قدرها 30 دولاراً للكتاب الواحد ، وكان يمكن تخزين هذه الكتب في مكان بعيد، واستبدال الكتب بنسخها الإلكترونية حيث انخفضت تكلفة التخزين إلى دولار لكل 10000 عشرة آلاف صفحة وتتابع هذه الكلفة انخفاضها مما يجعل الإفادة من هذه المزية أعلى في المستقبل .4.1.2 - الخيارات التقنية :عندما تقرر أية مؤسسة استخدام النظم الرقمية فلا بد لها من دراسة الخيارات التقنية ومزايا وعيوب كل منها ، ولابد لها من الموازنة بين ثلاثة أمور : الحفاظ على الوثائق ـ التكلفة ـ سهولة الاستخدام .أما الخيارات التقنية المتاحة فهي : المسح وتحويل الصفحة إلى صورة أو المسح مع استخدام نظام التعرف على الأحرف COR ، أو إدخال الوثيقة من جديد عن طريق لوحة المفاتيح ، أو إدخال الوثيقة وفق معيار النصوص الفائقة HTML ونورد فيما يلي جدولا للمقارنة بين الميزات والتكلفة لكل طريقة :م التقانة المستخدمة تكلفة تحويل صفحة واحدةللشكل الرقمي ميزات عملية التحويلالى الشكل الرقمي1. المسح وتحويل الوثيقة إلى صورة 0.05 – 0.10 $ - رخيصة- صورة وليست حروف- سريعة- تحتاج الى سعة تخزين كبيرة2. المسح واستخدام OCR وتصحيح الأخطاء يدوياً 0.3$ - مكلفة اكثر- حروف قابلة للتحرير- متوسطة السرعة- لا تحتاج إلى سعة تخزين كبيرة3. إدخال الوثيقة من جديد عن طريق لوحة المفاتيح 1.8$ - مكلفة جداً- حروف قابلة للتحرير- متوسطة السرعة- بطيئة- لا تحتاج إلى سعة تخزين كبيرة4. إدخال الوثيقة وفق معيار النصوص الفائقة HTML 2.5$ - مكلفة للغاية- حروف قابلة للتحرير.- بطيئة جداً.- لا تحتاج إلى سعة تخزين كبيرة.ومن الواضح إن الطريقة الأولى هي الأنسب بالنسبة لمراكز الوثاثق ، فهي تحافظ على شكل الوثائق كما هو في شكلها الورقي مع الأختام والأرقام ، والملاحظات المكتوبة على هوامش الوثيقة ، وهي الطريقة الأرخص دون شك بالمقارنة مع الطرق الثلاث الأخرى .غير أن عملية المسح يجب أن تترافق مع فهرسة دقيقة للوثيقة وتحديد واصفات وكلمات مفتاحية بهدف استرجاعها بصورة ملائمة موضوعياً، ذلك أن الإجراءات الداخلة في عملية الأرشفة هي كالتالي :1.4.1.2 ـ الحصول على الوثيقة بشكلها القابل للأرشفة ثم مسحها إلكترونيا .2.4.1.2 ـ فهرسة الوثيقة Indexing . 3.4.1.2 ـ ضغط المعلومات (حفظ الصورة بحيث لا تأخذ حيزاً كبيراً من القرص ) .4.4.1.2 ـ الخزن في قاعدة معطيات أو في ملفات على حوامل مغنطيسية او ضوئية 5.4.1.2 ـ ضمان إمكانية الاسترجاع الآلي للوثيقة .6.4.1.2 ـ التوزيع عبر الشبكات الحاسوبية المختلفة .5.1.2 ـ الوسائط :تعتمد النظم الرقمية على تحويل النص أو الصورة أو الصوت إلى شكل رقمي، ويتألف الشكل الرقمي من خانات ثنائية bit يمكن لها أن تأخذ إحدى قيمتين إما واحد 1 أو صفر 0 أما الحرف الحاسوبي أو البايت Byte فهو يتألف من ثماني خانات ثنائية وبالتالي يستطيع ترميز28 = 256 حالة، وهو يستطيع ترميز حروف اللغة المستخدمة ، أما نقل الصورة إلى الشكل الرقمي فيعتمد على ترميز كل نقطة في الصورة بعدد يعبر عن درجة السواد ، وأخيراً تحتاج الصورة الملونة إلى ثلاثة أضعاف سعة الصورة السوداء والبيضاء لأنها ترّمز الألوان الأساسية الثلاثة كل على حدة . ونورد فيما يلي أنواع حامل المعلومات الرقمي :1.5.1.2 ـ وسائط مغناطيسية :1.1.5.1.2 ـ الأقراص المغناطيسية اللينة Flopy disk 2.1.5.1.2 ـ الأقراص المغناطيسية الصلبة Hard disk3.1.5.1.2 ـ الأشرطة المغناطيسية الرقمية Streamers2.5.1.2 ـ وسائط ضوئية :وهي التي يستخدم فيها الليزر الأحمر ومؤخراً الأزرق والأخضر ومن أنواعها :1.2.5.1.2 ـ القرص المتراص CD-ROM : (Compact Disk – Read Only Memory)وهو قرص بقطر 12 سم مصنوع من مادة بلاستيكية مطلية بسطح غشاء رقيق من الألمنيوم،وقد ظهرت مؤخراً عدة طبقات ويمكن رفع سعته حتى 20 غيغا بايت وله عدة أنواع (المعطيات ـ أفلام الفيديو ـ الصور الفوتوغرافية ـ التفاعلية ) .2.2.5.1.2 ـ قرص Worm disk :وتتالف كلمة Worm من الأحرف الأولى من كلمات Write once - Read many ، أي القراءة عدة مرات والكتابة مرة واحدة .وهذا النوع هو الأنسب للأرشيف لأنه عندما تدخل صورة الوثيقة لا يمكن تغييرها وإعادة الكتابة فوقها، ويكون حجمها (5.35-14 بوصة) لسعات تتراوح بين (400 ميغابايت و 5000 ميغا بايت) .3.2.5.1.2 - القرص المغناطيسي الضوئي:وهي أقراص قابلة للكتابة والقارئة ملايين المرات ويكون حجمها عادة 3.5 بوصة بسعة 128 ميغا بايت ، وبحجم 5.35 بوصة وسعة 500 ميغا بايت للوجه الواحد.4.2.5.1.2 - الأشرطة الضوئية:وهي الوسط الأضخم سعة وتعتبر من التقانات الواعدة وتستطيع أن تخزن الصور بكل سهولة، إذ أن طولها يصل إلى 180 متراً، وسعتها تعادل 1 تيرابايت أو 1000.000 ميغا بايت ، وهذه السعة يمكنها تخزين نحو مليار صفحة نصية أو 40 مليون صورة وثيقة مؤلفة من صفحة واحدة، ويمكن استخدامها في أنظمة الأرشيف.5.2.5.1.2 - أبراج الأقراص الضوئية:وهي نظم تحفظ فيها عدة أقراص ضوئية وإذا كانت سعة هذه الأقراص كبيرة فيمكن أن يصل حجم تخزين البرج إلى 100-200 تيرابايت أي ما يتسع لتخزين 4-8 مليار صفحة على شكل صورة، ولكن سلبية هذه الأبراج أن زمن الانتقال من قرص إلى قرص، كبير نسبياً ويتراوح بين 8 ثوانٍ و30 ثانية.6.1.2 – التجهيزات:تختلف تجهيزات نظام الأرشفة باختلاف حجم الوثائق والغرض المطلوب من نظام الأرشفة، ويمكن إيجاز مواصفات هذه التجهيزات فيما يلي:1.6.1.2- نظام استثمار أرشيف محدود جاهز مبني حول حاسوب وحيد، يمكن أن يتألف من حاسوب شخصي مزود بقارئ CD-ROM مع مجموعة من الأقراص الليزرية التي تحتوي صور الأرشيف الجاهز، وتكون تكلفة مثل هذا النظام عدة آلاف دولارات فقط.2.6.1.2 - نظام إدخال واسترجاع مزود بوسائل إدخال الوثائق النصية (الماسحات الضوئية) ووسائل استرجاعها (محطات عمل حاسوبية) وهذه الوسائل والمحيطيات مربوطة على شبكة محلية بحيث يتضمن النظام عدة محطات إدخال وعدة محطات استعراض.1.2.6.1.2 - محطات إدخال:تستخدم لإدخال الماسحات الضوئية، ويمكنها أن تعمل في الوقت نفسه كمحطات استرجاع.2.2.6.1.2 - ماسحات Scaners ويمكن أن تكون ملونة أو غير ملونة وبأحجام مختلفة A4 و A3 أو أكبر.3.2.6.1.2 - طابعة ليزرية (أبيض وأسود) أو ملونة.4.2.6.1.2 - محطات استعراض: حواسيب شخصية تستخدم لاستعراض الوثائق المدخلة، ويمكنها أن تطبع المناسب منها.5.2.6.1.2 - مخدم لإدارة الوثائق تخزن فيه الوثائق ويتضمن نظاماً لإدارة الشبكة ونظاماً لإدارة الوثائق واسترجاعها.6.2.6.1.2 - برج أقراص ضوئية: يكون مرتبطاً مع مخدم إدارة الوثائق ويتضمن الأقراص الضوئية المحتوية على صور الوثائق.وتبلغ كلفة مثل هذا النظام من بضعة آلاف الدولارات إلى أكثر من مليون دولار.7.1.2 - البرمجيات:تستخدم الأرشفة الضوئية عدة برمجيات لتحقيق الغرض من نظام الأرشفة وهي:1.7.1.2 - برمجيات إدارة الشبكة والاتصالات.2.7.1.2 - برمجيات مسح الوثائق.3.7.1.2 - نظام استرجاع الوثائق.4.7.1.2 - برمجيات أتمتة العمل.5.7.1.2 - برمجيات تعرف الحروف ضوئياً OCR يمكن بواسطتها تحويل صورة الكلمات المدخلة عبر الماسح إلى رموز الحروف المشكلة لهذه الكلمات، أي أن الحاسوب يمكن أن يتعامل مع النص كما لو أنه مدخل بلوحة المفاتيح، وبالتالي يمكنه أن يبحث عن كلمة محددة أو جملة معينة، بينما لا يستطيع الحاسب أن يبحث عن كلمة معينة ضمن صورة الوثيقة.ويمكن للنظام أن يستخدم هذه البرمجيات كلها أو أن يستخدم بعضاً منها ويستبعد البعض الآخر، وفقاً لاحتياجات العمل.8.1.2 - استخدام الأرشفة الضوئية كنظام للعمل:من أهم مهام مراكز الوثائق الحفاظ على الوثائق في مراحلها النشطة والوسيطة والنهائية، وبالطبع المقصود هنا الوثائق الورقية، ولكن كثير من المؤسسات تستخدم اليوم نظماً رقمية متكاملة تتضمن الأرشفة الضوئية، فمثلاً تعمل المصارف بأنظمة رقمية حيث تتضمن إمكانية أرشفة الوثائق والصكوك والشيكات الورقية التي تدخل إلى النظام بعد مسحها بالماسحات الضوئية ويجري التحقق من التوقيع الموجود على الشيك عبر مقارنته مع توقيع الزبون المخزن في النظام، ثم يجري العمل باستخدام نظم تدفق العمل Work flow الذي ينظم سير العمل من موظف إلى آخر، كما تستخدم مؤسسات أخرى رسمية مثل الوزارات هذه الأنظمة الرقمية، فنحن نعرف مثلاً أن وزارات هامة مثل وزارات الدفاع والخارجية في البلدان المتقدمة تستخدم الأنظمة الرقمية، ولا تطبع ورقياً إلا جزءاً من الوثائق المتداولة إلكترونياً، مما يجعل أصول الوثائق الرسمية متوفرة بأكملها بالشكل الرقمي، بينما لا تشكل الوثائق الورقية سوى جزءاً من مجموع الوثائق.إن هذا الواقع الجديد يجعل من مهمة الأرشيف الوطني في كل بلد مهمة معقدة فهو مسؤول عن الوثائق الورقية القديمة ، ولكنه مضطر للتعامل مع الوثائق في المرحلة النشطة والوسيطة إلكترونياً، وبالتالي سيقوم بالحفاظ عليها عندما تصل إلى المرحلة النهائية بشكلها الإلكتروني ،غير أن الحفاظ على الوثائق بشكلها الإلكتروني ليس عملية سهلة فالوثائق لكي تظهر على الحاسب تستخدم أنظمة متعددة: نظام تشغيل الحاسب، نظام إدارة الشبكة، نظام معالجة الكلمات، وهذه الأنظمة متطورة باستمرار فإذا افترضنا أن إحدى الإدارات حفظت وثائقها على حاسب معين يعمل وفق نظام تشغيل محدد ثم أرادت استرجاعها بعد خمسين سنة فإنها ستواجه مشكلة إعادة إحياء البيئة الحاسوبية التي ولدت هذه الوثائق، فمع التبدل السريع لنظم التشغيل والمعالجة تصبح الوثيقة بحاجة إلى نقل معطياتها من النظام القديم إلى النظام الأحدث باستمرار للحفاظ عليها بشكل قابل للاسترجاع والتخزين في الوسائط الحديثة المتطورة باستمرار، تماماً كما كان يفعل النساخ في العصور القديمة للحفاظ على الكتب من عوامل الزمن.ففي أرشيف المستقبل، إذا توانت إحدى المؤسسات عن نقل وثائقها غير المتداولة إلى النظم الأحدث فإنها ستجد نفسها بعد خمسين سنة أو أقل من ذلك،مضطرة للبحث عن حجر رشيد جديد لفك رموز هذه الوثائق المنسية ، وبالتالي ستكون هذه المؤسسات مضطرة دائماً إلى تحديث مخزونها وذلك بما يشابه عمل النساخ في العصور القديمة.وإحدى المشكلات الهامة التي يواجهها الأرشيف الرقمي هو أن الوثيقة الورقية يمكن الاطلاع عليها ومشاهدتها دون أي وسيط، بينما نحتاج دائماً إلى جهاز للاطلاع على الوثيقة الإلكترونية ، وقد حاولت الشركات المنتجة للتجهيزات المساهمة في حل هذه المشكلة من خلال اختراع جهاز مخصص للقراءة، وقد تم اختراع جهاز قراءة إلكتروني بحجم كتاب الجيب الصغير ويتراوح وزنه بين 280 غرام و 1 كيلو غرام ويستطيع تخزين بين 4000 إلى 100.000 صفحة حاوية صوراً وهذا ما يعادل أربعين كتاب جيب وبعد تخزين الوثائق تتم القراءة باستخدام مفتاحين لقلب الصفحة إلى الأمام وإلى الخلف أو التأشير إلى أيقونات ظاهرة على الشاشة وذلك تبعاً لنوع الجهاز ويتراوح سعر هذه الكتب الإلكترونية بين 200 و 500 دولار،والمشكلة الأكبر هنا أن بعض معايير التنضيد لا يمكن تحويلها إلى غيرها دون فقدان بعض المعلومات، على الأقل التنسيق الأصلي وشكل الهوامش في الوثيقة، ولذلك يسعى المختصون اليوم إلى توحيد معايير التنضيد بين الأنظمة المختلفة للتغلب على هذه المشكلة ، كما تشير بعض الدراسات إلى أن عمر الوثيقة الرقمية لا يتجاوز 30 عاماً وفي الحقيقة لا يوجد ما يؤكد مثل هذه التوقعات وعلى العكس يمكن للأقراص أن تعمر أكثر من ذلك بكثير.ولعل العمل في أرشيف المستقبل إلكترونياً سيسهل عمل مراكز الوثائق التي ستستطيع بسهولة أن تتابع الوثائق الرسمية في جميع مراحلها، طالما أنها على اتصال مستمر بجميع المؤسسات المعنية بها.9.1.2 - أرشيف الإنترنت:تتجه كثير من المؤسسات في عصرنا إلى التوسع في استخدام الإنترنت ونشر معلوماتها الأساسية عليها، غير أن بعض المؤسسات بدأت أيضاً باستخدام الإنترنت كوسيط للتخاطب مع الموظفين ومع فروع المؤسسة ومع الزبائن والمصارف والشركاء والموزعين والمزودين والمعلنين، مما يجعل معظم نشاط المؤسسة الفعلي موجوداً بالفعل على الإنترنت، وقد ساعدت البرمجيات المكتبية الحديثة على تحويل عمل الموظف في المكتب إلى جزء من مخزون الإنترنت، ولا يقتصر ذلك على الشركات الخاصة، فطريقة العمل هذه بدأت تدخل المؤسسات الرسمية من أوسع الأبواب، ولا يستثني من ذلك بعض أهم الوزارات وأكثرها خوفاً على أسرارها مثل وزارة الدفاع الأمريكية.ولقد انتقلت حملة الانتخابات الرئاسية الأمريكية لأول مرة من الصحافة والإذاعة إلى التلفزيون عام 1960، وشهدت انتخابات عام 1996 استثماراً جيداً لشبكة الإنترنت، إلا أن عام 2004 سيشهد نقلاً حياً بالصوت والصورة لحملة الانتخابات الرئاسية الأمريكية، ولقد ضاعت بعض أجزاء هامة من حملة عام 1996 على الإنترنت دون أن يسجلها أحد.واليوم نشاهد أول محاولة جادة لإنشاء أرشيف للإنترنت من خلال عمل مجموعة صغيرة من المختصين في جامعة كاليفورنيا، حيث عملوا مع بداية عام 1998 على تتبع الوثائق الموجودة على الإنترنت وأنشأوا نسخ عنها على حاسب جامعة كاليفورنيا، واستطاعوا تجميع أكثر من 2 تيرابايت (2 تريليون حرف) من الملفات النصية أو الصوتية أو من الصور المنشورة على الإنترنت ، وللمقارنة فإن مكتبة الكونغرس لا تحتوي أكثر من 20 تريليون حرف.وإن استخدام الإنترنت في البلدان العربية سيشهد تطورات مماثلة في بعض المؤسسات العربية خلال خمس سنوات أو عشر سنوات، إلا أن هذا التوجه مهما كان بعيداً فإنه سيصل في النهاية ، ذلك أن بعض الدول العربية بدأت منذ اليوم بتطبيق مفهوم ( الحكومة الإلكترونية ) كما في ‘عمان ودبي والكويت ، وعلى دور الأرشيف العربية أن تحضر من الآن لمواجهة احتمالات المستقبل، وعليها أن تبني أبحاثاً جديدة تحدد فيها معايير الأرشيف في الألفية الثالثة ومعايير السرية وطرق إتاحة الوثيقة وحقوق استرجاعها، وإذا لم نفعل ذلك من الآن نكون كمن يجلس مفكراً فوق سكة الحديد مطمئناً إلى أن القطار ما يزال بعيداً.مراجع الفصل الأول من الباب الثاني 1- د. حمادة رياض/ الثورة الجديدة في عالم الكتب: من الكتاب الإلكتروني إلى الورق الإلكتروني.- مجلة المعلوماتي؛ ع:84؛ دمشق: تشرين أول1999.2- د. الرمضاني فرقد/الوثيقة بين الماضي والحاضر والمستقبل.- محاضرات ندوة المعلومات الرابعة؛مركز المعلومات القومي؛دمشق:14-19/10/1997.3- سكري خلود/العمل عن بعد؛مجلة المعلوماتي؛ع:84؛دمشق:تشرين أول1999.4- كال. B / الحفاظ على الإنترنت.-مجلة العلوم؛ع:119؛مارس /آذار 1998.5- ليسك. M /توجه نحو الرقمية .- مجلة العلوم؛ع:119؛الكويت :مارس/آذار 1998.6- د.مراياتي محمد/الأرشيف الإلكتروني وتحديات القرن الحادي والعشرين محاضرات ندوة المعلومات الرابعة؛مركز المعلومات القومي؛ دمشق:14-19/10/1997.



الفصل الثاني2.2 – الأرشيف الحديث ونظم السجلات الإلكترونية1.2.2 - تمهيــــد : كان للتطورات التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الثمانينات والتسعينات أثر كبير على تطبيقات نظم المعلومات في المؤسسات العامة والخاصة ، فبعد ظهور الشبكات المحلية والبعيدة والحوسبة الموزعة ونظم ( الزبون – المخدم ) وشبكات الإنترنت والإنترانت ، دخلت تطبيقات الأتمتة في المؤسسات العامة والخاصة مرحلة أعمق وأشمل من المراحل السابقة جميعها . وكان لتكامل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الشبكات السريعة ، تأثير كبير على طرق إنشاء السجلات الإلكترونية وسهولة نقل الرسائل والوثائق والبرمجيات إلى أية نقطة متصلة بالشبكة في أي مكان من العالم ، وبذلك أمكن تقنياً معالجة ونقل جميع المعلومات المطلوبة في جميع أقسام المؤسسات الرسمية والخاصة المتباعدة جغرافياً ، تماماً كما لو أن موظفي المؤسسة يعملون في مبنى واحد ، دون أن يخسروا أية مزية من سهولة استخدام الوثائق الورقية أو مصداقيتها، وهكذا ظهر اهتمام الأرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمية الإلكترونية التي تجري ضمن بيئة إلكترونية بحتة ، وفي جزء هام من هذه الحالات دون استخدام الورق . ومع توجه المؤسسات نحو اعتماد السجلات الإلكترونية ، كان لا بد للمؤسسات الأرشيفية من مواكبة هذا التطور التقني الهام ، فقد أنشأ المجلس الدولي للأرشيف (ICA) في أواسط السبعينات لجنة للأتمتة أصدرت توجيهات إرشادية لتطوير المناهج التعليمية بما يكفل إدماج دراسة تطبيقات الأتمتة في المؤسسات الأرشيفية . وفي عام 1993 تأسست لجنة السجلات الإلكترونية في المجلس الدولي للأرشيف (ICA) ، وقد أعدت هذه اللجنة ثلاث دراسات طرحتها في ندوة استشارية عام 1996 ثم نشرتها بعد إقرارها رسمياً لتصبح من الوثائق المعتمدة لدى المجلس . وهذه الدراسات هي : • دليل إدارة التسجيلات الإلكترونية من الوجهة الأرشيفية . • برامج السجلات الإلكترونية : تقرير مسحي 1994/1995 .• السجلات الإلكترونية : مراجعة شاملة . كما نشرت مجلة المجلس الدولي للأرشيف مقالات عديدة في هذا المجال ، وسنحاول في هذا الفصل مناقشة أهم ما ورد في هذه الدراسات والمقالات فيما يخص الخدمات الأرشيفية وأدوات البحث والاسترجاع في ظل اعتماد التقنيات الحديثة . 2.2.2 - نظم السجلات الإلكترونية : مفاهيم أساسية وتعاريف . ظلت مهمة المؤسسات الأرشيفية على مدى عقود عديدة دون تغييرات جوهرية ، إلا أن إدخال تطبيقات تكنولوجيا المعلومات على نطاق واسع بدءاً من التسعينات غيَّر الطرق المعتمدة في أداء مهماتها تغييراً جذرياً ، وقد هدفت بعض التغييرات إلى الإفادة من التقنيات الحديثة لإنشاء أدوات بحث فعالة تسهل النفاذ إلى الوثائق المطلوبة وتبسط عملية البحث .1.2.2.2 – أدوات البحث في بيئة إلكترونية : اتخذت عمليات تحديث أدوات البحث أشكالاً عديدة نوجزها فيما يلي : • إنشاء قاعدة بيانات تؤدي دور الفهارس والكشافات الورقية وتدل المستخدم على مكان وجود الوثائق ورقياً . • مسح الوثائق ومعالجتها وتخزينها في وسائط إلكترونية وربط هذه الوسائط بقاعدة بيانات الفهرس والكشاف بما يسمح بالنفاذ مباشرة من الفهرس أو الكشاف إلى صورة الوثيقة مباشرة . • استخدام طرق التعرف على الحروف ضوئياً (OCR) لقراءة مضمون الوثيقة آلياً وتخزينه إلى جانب صورة الوثيقة ، مما يسمح بالبحث في مضمون الوثيقة آلياً ، ويوفر إمكانات كبيرة ومتعددة للبحث الآلي غير متوفرة أساساً في الفهارس والكشافات. • إتاحة صور الوثائق ونصوصها عن بعد عبر إنترانت خاصة بالمؤسسة الأرشيفية والباحثين والمستفيدين ، أو عبر الإنترنت على نطاق أوسع بكثير ، وإتاحة المعلومات الخاصة بأرشيف المؤسسة لجميع المستفيدين المحتملين في جميع أنحاء العالم . ولا بد من الإشارة هنا إلى أن اتخاذ القرار الملائم حول هذه الخيارات المتاحة يحب أن تسبقه دراسة تحليلية لأهداف مشروع الأتمتة بالمقارنة مع إمكانات المؤسسة المادية والبشرية والتقنية ، وإلى المدى الذي ترغب بالوصول إليه في هذه المرحلة ، وبذلك تستطيع أن تتخذ قراراها باعتماد أحد أنواع هذه التقنيات أو توليفاً يجمع نوعين أو أكثر . 2.2.2.2 – تقنيات الحفظ في بيئة إلكترونية : ولقد واجهت هذه التطورات في بداياتها تشكيكاً كبيراً حول مدى القدرة على حفظ الصورة الأرشيفية دون أي تغيير أو تزوير عبر الشبكة الحاسوبية ، فمن المعروف أن معالجة الصورة بلغت مراحل متقدمة جداً وأن أية عملية تجرى على هذه الصور قد لا يستطيع أحد أن يكشفها ، كما أثيرت تساؤلات عديدة حول التوقيع الإلكتروني وإمكانية اعتماده في الوثائق المالية والرسمية ، وحول العمر الفعلي للوثائق الإلكترونية إلا أن التقدم العلمي وفر إجابات مرضية لهذه التساؤلات نوجزها فيما يلي : • يمكن تخزين وثائق الحفظ النهائي على أقراص WORM – Disk وهي أقراص من نوع خاص ملائمة لأغراض الأرشيف وتعني (الكتابة مرة واحدة والقراءة مرات عديدة) (Write One Read Many) ، ويمكن وضع هذه الأقراص في ناخب للأقراص الضوئية Juke Box للوصول إلى صورة الوثيقة المطلوبة بسرعة مقبولة ( 8 – 30 ثانية ) . • أصبح إقرار التوقيع الإلكتروني في معظم البلدان الأوروبية حقيقة واقعة ، ويتميز التوقيع الإلكتروني اليوم بأنه يحوي معلومات عن الوثيقة التي اعتمدها ، مثل عدد الحروف وعدد الأسطر والأعمدة أو الجداول المتضمنة في الوثيقة مما يجعل التلاعب بالوثيقة أمراً مستحيلاً . • يقدر بعض خبراء الأرشيف عمر الوثيقة الإلكترونية بفترة لا تتجاوز ثلاثين عاماً، ولكن هذه التقديرات تعود أساساً إلى تقدير التسجيلات على الأقراص الصلبة أو المرنة في حين أن عمر الأقراص الضوئية أطول بكثير ، كما أننا نستطيع أن نطيل عمر هذه الأقراص فترات إضافية غير محددة ، من خلال حفظ نسخ أساسية من الأقراص الضوئية، والمحافظة عليها دون استخدام ثم النسخ عنها عند الحاجة .3.2.2.2 – التوسع في مهام الأرشيف في بيئة إلكترونية : كان من شأن هذه التطورات أن توسع مهام الأرشيف باتجاهين ، نوجزهما فيما يلي : • مهام الأرشيف تجاه المستفيدين : يشهد عصرنا ، عصر المعلومات ، توجهاً متزايداً نحو دعم حق الجمهور بالاطلاع على المعلومات والوثائق الرسمية ، ولا تستطيع دور الأرشيف بإمكاناتها المتاحة بالطرق التقليدية ، تقديم مثل هذه الخدمات على نطاق واسع ، في حين توفر البيئة الإلكترونية اطلاع عدد غير محدد من الناس من أماكن مختلفة وموزعة في جميع أنحاء العالم على الوثيقة نفسها . وقد تعزز هذا الاتجاه بشكل مؤكد مع التوجهات الجديدة في بلدان العالم المتقدمة لأتمتة أعمال المؤسسات الحكومية ، وهو ما أطلق عليه اسم ( الحكومة الإلكترونية ) حيث يمكن للمواطن الذي يعمل على إنجاز أية معاملة في الدوائر الحكومية أن يقوم بذلك عن بعد ، عبر الشبكة ، ومن خلال النفاذ إلى خدمات الدائرة الحكومية وإنجاز المعاملة المطلوبة عن بعد ، مما يجعل مسألة إتاحة النفاذ للجمهور على وثائق محددة ومسموح بها أمراً في غاية السهولة ( ومن الجدير بالإشارة توجهات بعض البلدان العربية لتطبيق فكرة " الحكومة الإلكترونية " مثل الإمارات العربية المتحدة وعمان والكويت ) . • مهام الأرشيف وسلطته على الوثائق : لقد توسعت مهام الأرشيف فيما يتعلق بسلطته على الوثائق ، فلم تعد هذه السلطة محصورة بالوثائق الورقية بل توسعت لتشمل الوثائق الإلكترونية حيث أن معظم الدوائر الحكومية المتقدمة أتمتت أعمالها بشكل كامل ، وأصبحت الوثيقة الإلكترونية هي الأصل والنسخة الورقية مجرد صورة للأصل ، وحتى أن بعض الوثائق الإلكترونية مثل النصوص الممنهلة Hyber Text لا يمكن نقل بنيتها عند نسخها على الورق ، وكذلك توسعت سلطة الأرشيف باتجاه المؤسسات الخاصة والأفراد والعائلات حيث أصبحت عملية نقل هذه الوثائق بشكلها الإلكتروني وضمها إلى الأرشيف الوطني أمراً بسيطاً وسهلاً . 4.2.2.2 – تعاريف ومعايير جديدة في بيئة إلكترونية : شكلت هذه التغيرات تحدياً كبيراً أمام المجتمع الأرشيفي الدولي ، مما دفع المجلس الدولي للأرشيف إلى إصدار عدة دراسات تتضمن تعاريف ومعايير جديدة للعمل في هذه البيئة الجديدة ، ونوجز فيما يلي أهم ما ورد في هذه الدراسات : 1.4.2.2.2 - بعض التعاريف الأرشيفية في بيئة العمل الإلكترونية : اكتشف المختصون الأرشيفيون بسرعة أن البيئة الرقمية الإلكترونية تتضمن علاقات أكثر تعقيداً ، ولذلك كان لا بد من التصدي لإصدار تعاريف ومعايير جديدة نوجز أهمها فيما يلي :• السجل :" هو معلومة مسجلة تم إنتاجها أو استقبالها خلال التمهيد أو مواكبة أو استكمال نشاط أو فعالية شخصية أو مؤسساتية . ويشمل السجل : المحتوى والسياق والبنية المناسبة الكافية لتوفير بينة أو برهان على ظهور هذه الفعالية أو ذلك النشاط".• السياق : " من وجهة أرشيفية ، مفهوم السياق مرتبط ببنية السجل . وثمة ثلاثة ملامح أساسية للسياق : أولاً ، ثمة معلومة السياق المتضمنة في السجل ( مثلاً: توقيع الموظف المنفذ ) ، ثم ثمة علاقة بين السجل والسجلات الأخرى في خلفية العمل ، وثالثاً ، هناك الفعالية التي أنشئ فيها السجل " . • البنية : " يتعلق مفهوم البنية بشكل السجل ، ويتضمن : التنسيق ، تسجيل استخدام المصطلحات ، الشكل ، الوسط .. الخ .. ، ومن المناسب التمييز بين البنية الفيزيائية والبنية المنطقية " . • مقارنة بين السجل الورقي والإلكتروني : " يسجل مضمون السجل التقليدي على وسط ( غالباً الورق … ) برموز معينة ( الأحرف الأبجدية ، الصور، .. الخ .. ) والتي يمكن النفاذ إليها مباشرة وقراءتها دون وسيط . في حين أن السجل الإلكتروني هو الذي يسجل المضمون برموز إلكترونية ( الأرقام الثنائية ) لا يمكن قراءتها مباشرة ، ويجب فك ترميزها ، كي يتمكن الإنسان من قراءتها . وعموماً ، عندما ينتج السجل الإلكتروني ويخزن ، فإنه يتحول من سجل قابل للقراءة مباشرة ، إلى شيء قابل للقراءة من الآلة ، وهذه الوثيقة المقروءة آلياً هي الجزء المسجل من المعلومات التي تؤلف السجل الإلكتروني " . • الصلة بين المضمون والوسائط : " يسجل المضمون في السجل التقليدي على وسائط مختلفة ( أداة التخزين ، غالباً قطعة ورق ) ، ولا يمكن للمضمون أن يكون منفصلاً عن هذا الوسط . بينما يسجل المضمون في السجل الإلكتروني على وسط محدد ( قرص صلب أو مرن ، قرص ضوئي ، … الخ … ) ، ولكنه من وقت لآخر ينفصل عن أداة التخزين الرئيسة وينتقل من أداة إلى أخرى ، وهي غالباً من نموذج مختلف من أدوات التخزين ، فعندما ، نسترجع السجل من الحاسب ونسجله على قرص مرن يختلف وسط التخزين ، وعندما تتقادم التكنولوجيا ، تنقل التسجيلات إلى وسط جديد ضمن قواعد بيانات جديدة ونظم تشغيل جديدة . وبما أن السجلات الإلكترونية ليست مثبتة بشكل دائم إلى وسط خاص أو أداة تخزين ، فإن فرص التلاعب بالسجلات تزداد " . • خصائص البنية الفيزيائية : " بنية السجل التقليدي ظاهرة للمستخدم ، فهي جزء كامل صحيح من أية وثيقة ورقية ، وهي أحد المقاييس الأساسية لتقييم وثوقيتها وتقديم البرهان على أنها أصلية . بينما البنية الفيزيائية للسجل الإلكتروني ليست ظاهرة للمستخدم، وغير متاحة للقراءة ، وهي غير معروفة للقارئ العادي نظامياً ، وهي طبعاً ناتجة عن البنية التي أنشأها صانع السجل على شاشة حاسوبه ، ولكنها مرتبطة أيضاً بالنظام الحاسوبي ( التجهيزات والبرمجيات ) ، وبالفراغ المتاح على أداة التخزين ( القرص الصلب ، المرن … الخ .. ) ولذلك نستنتج أن البنية الفيزيائية يمكن أن تتغير وفقاً لتغير هذه العوامل . ونلاحظ أن المستخدم سيحتاج دائماً إلى نظام حاسوبي قادر على استرجاع و ( قراءة) السجل، وكذلك (قراءة) البنية الفيزيائية . ولكن ، إذا لم يكن ذلك ممكناً ، ستكون البنية الفيزيائية دون قيمة . ولذلك يمكن أن نقول : إن السجل غير مرتبط بأية بنية فيزيائية خاصة " . • خصائص البنية المنطقية : " ثمة حاجة للبنية المنطقية وهي التي تحدد هوية كل سجل مفرد وتظهر عناصره البنيوية الداخلية ( مثل الحقول في شكل أو جداول ، الهوامش ، الفصول ، الأجزاء … الخ .. )، هذه البنية المنطقية للسجل الإلكتروني ستظهر عموماً تلك البنية التي أنشأها صانع السجل على شاشة حاسوبه ، ولكي يمكن اعتبار هذه البنية مكتملة وسليمة ، يجب حفظها بطريقة ما ضمن السجل نفسه، وبالمقابل يجب أن يقوم النظام الحاسوبي بإعادة تشكيل هذه البنية عندما يعاد تحويل السجل إلى شكل قابل للقراءة من الإنسان . إن البنية المنطقية للسجل هي الرموز والمعطيات التي تسمح بإعادة تشكيله ، وهي تخزن حاسوبياً وفقاً لترميز معين كأرقام ثنائية ، وعندما يسترجع السجل يجب فك الترميز لإعادة إظهار البنية ، وإعادة بناء السجل " .• البيانات الوصفية Meta Data : " هي بيانات حول البيانات وتسمى أيضاً ( البيانات الوصفية )، وهي تشكل مفهوماً مهماً للسجلات الإلكترونية ، لأن البيانات الوصفية حول سياق وبنية السجل ضرورية لجعل السجل قابلاً للاستخدام والفهم . وكما هو واضح من مفهوم السجل، فإن المعلومات حول السياق هي أحد العناصر الأساسية لتقييم بينة أو دليل على الفعالية التي يقدمها السجل . ومن الواضح أن السجل الإلكتروني تنقصه بعض العناصر بالمقارنة مع السجلات التقليدية ، وهي العناصر التي تشترك في تأسيس العلاقة بين السجل وسياقه الوظيفي والإداري . وهكذا ، تتطلب السجلات الإلكترونية ليس فقط السياق الإداري الموثق جيداً ، بل أيضاً بيانات وصفية تصف كيفية تسجيل المعلومات " .• تحديد هوية السجلات : " لا يستطيع السجل الإلكتروني أن يحدد هوية وجوده الفيزيائي، ولكنه يشكل بالمقابل وجوداً منطقياً ، حيث أن السجل الإلكتروني ليس سوى نتيجة لهذا الوجود المنطقي والذي يقدم سمات ووصف لفعالية أو نشاط محدد . ونجد في معظم الحالات ، أن الوجود المنطقي للسجلات الإلكترونية له ما يقابله ويوازيه في السجل الورقي ، مثلاً : ( الرسائل ، العقود ، مذكرات التفاهم، التسجيلات .. الخ ..) لها ما يوازيها تماماً في السجلات التقليدية . إلا أن ثمة حالات محددة ( قواعد البيانات ، النصوص الممنهلة،نظم الوسائط المتعددة ) قد تصبح العلاقة فيها بين شكل السجل الإلكتروني وما يماثلها في السجل الورقي أقل وضوحاً أو ربما غائبة " . • حفظ السجلات عبر الزمن : " حفظ السجلات التقليدية يعني تخزين وحدات فيزيائية ( قطع ورق ، حجوم ، .. الخ .. ) في أفضل الشروط الممكنة ، بطريقة تمنع حصول أي ضرر ، أو على الأقل تسمح بإصلاح الضرر حيثما وعندما يحصل. وبالمقابل ، يختلف مفهوم حفظ السجلات الإلكترونية ، فيجب حفظ وسائط التخزين وهي وحدات فيزيائية في أفضل الشروط الممكنة ، ولكن بغض النظر عن كيفية تحديد جودة شروط التخزين ، فإنه من المحتم أن تهجر النظم الحاسوبية خلال فترة من الزمن أقصر من العمر الحقيقي للسجلات ، مما يعني ضرورة نقل السجلات وتهجيرها بشكل دوري إلى نظم وحوا سيب جديدة ، ونسخ السجلات إلى وسائط حفظ جديدة تعمل في حوا سيب جديدة أكثر تطوراً وتستخدم نظم تشغيل وقواعد بيانات جديدة " . • دورة حياة السجلات الإلكترونية :" اتسعت الوظيفة الأرشيفية ، عبر دورة الحياة الداخلية للسجلات الإلكترونية ، حيث يمكن أن نرى ثلاث مراحل : - المنطلق . - الإنشاء - الصيانة ( تتضمن التقييم و الحفظ و النفاذ والاستخدام ) " . مرحلة المنطلق : " وتبدأ حياة السجلات الإلكترونية بمرحلة المنطلق التي تبدأr باتخاذ قرارات لتحديد احتياجات حفظ الوثائق ونظم حفظ السجلات وتصميمها وتطويرها ، قبل إنشاء أي سجل فعلاً . وفي هذه المرحلة ( مرحلة المنطلق ) يتم تصميم وتطوير وتشغيل نظام المعلومات الإلكتروني ، وتتضمن هذه السيرورة تحليل الاحتياجات حول المعلومات ومعالجة المعلومات الملائمة لأهداف الأعمال الراهنة والمستقبلية . وتتضمن مرحلة المنطلق أيضاً اختيار وحيازة وتنصيب التكنولوجيا الملائمة ، وكذلك توجيه وتخصيص نظم المعلومات الإلكترونية ، للتأكد من أن مضمون السجلات وسياقها وبنيتها تقدم قيمة موثوقة للفعاليات التي أنشأت السجل ، وأن السجلات الإلكترونية تم تحديدها وحفظها . ولمرحلة المنطلق أهمية كبيرة ، فهي التي يمكن أن تخفض من احتمالات ضرورة تغيير النظام بعد إنجازه ، ومثل هذا التغيير معقد ومكلف وقد لا يكون ممكناً " . مرحلة الإنشاء : " يبدو أن علاقة صانع السجل بعملية إنشاء السجل هي أقلr وضوحاً في البيئة الإلكترونية ، إضافة إلى أن الفكرة السائدة حول ماهية العناصر التي يتألف منها السجل ، ما تزال فكرة يكتنفها الغموض ، مما يؤكد على ضرورة حث المختصين على العمل لتوضيح هذه المفاهيم . كما أن آلية إنشاء السجل قد تكون غير متاحة لصانع السجل لولا بعض الأعمال السابقة التي أنجزت . مثلاً ، لولا الحيطة من أجل إنشاء السجل وهو ما تم إنجازه في النظام الإلكتروني في مرحلة التصميم ، فإن إنشاء السجلات ستكون عملية ناقصة لا يمكن أن تنجز . وهكذا تبدو دورة حياة السجلات في البيئة الإلكترونية يجب أن تتوسع إلى الخلف – إلى مرحلة ما قبل إنشاء السجلات . هذه المرحلة السابقة تمت الإشارة إليها ، ضمن ما ذكر سابقاً حول مرحلة ( المنطلق ) . ويجب أن نشير إلى وجود اختلافين : الصعوبات التي تظهر بسبب الاعتماد المنفرد على صانعي السجلات المحتملين بهدف الإنشاء الفعلي للسجلات ، وكذلك الحاجة إلى توسيع الوظائف الأرشيفية إلى مرحلة جديدة من دورة حياة السجلات، والتي تنجز بمشاركة لاعبين جدد (مديري المعلومات، مصممي النظم،… الخ..). وكل ذلك يستدعي وجود خبرة لتدريب الأرشيفيين في مرحلة سابقة من دورة حياة السجلات، ( وفي الواقع ، حتى قبل بدء دورة حياة السجلات ، يجب البدء بهذا التدريب، أي قبل الانتقال من البيئة التقليدية إلى البيئة الإلكترونية ) ". مرحلة تقييم السجلات : " يتطلبr إجراء تقييم السجلات بنجاح في البيئة الإلكترونية ، الإعداد الجيد لهذه العملية في مرحلة ( المنطلق ) ، من خلال تصميم النظام الإلكتروني والحيطة لتوفير كل ما هو ملائم لوظيفة التقييم ، وإن ذلك يتطلب ضرورة تطبيق الخبرة الأرشيفية في مرحلة سابقة قبل التطبيق الفعلي لتقييم السجلات . وهكذا فإن متطلبات تقييم واختبار السجلات في مرحلة تصميم النظام – قبل إنشاء أي سجل – يوحي بضرورة وجود طرق جديدة لإنجاز مهمات التقييم والاختيار . كما يجب توجيه اهتمام خاص نحو وظائف المؤسسة المعينة بالنظام ، وسيرورة الأعمال فيها، والفعاليات التي تنجز من خلالها وظائف المؤسسة ، أكثر مما يجب الاهتمام بالسجلات نفسها " . حفظ السجلات : " يطرح حفظ السجلاتr الإلكترونية تحديات جديدة وجدية أمام الأرشيفيين ، فكما هو واضح مما عرض سابقاً ، كي يقوم السجل بتوفير البرهان أو البينة ، يجب استرجاع محتوى السجل وسياقه وبنيته ، وهي جميعها في البيئة الإلكترونية مستقلة عن وسط التخزين . ولذلك ، لا يكفي ضمان وحفظ سلامة وسط التخزين وحده . وفي حين يتركز الاهتمام في البيئة التقليدية على حفظ وسط التخزين الفيزيائي ( الورق ) ومن ثم المحتوى والبنية وبدرجة معينة سياق السجل ، وجميع هذه العناصر مرتبطة بوسط التخزين الفيزيائي ( الورق ) ، وبذلك نضمن أن حفظ السجل ووثوقيته كبينة قانونية أصبح أمراً مؤكداً . وبالمقابل ، يستطيع الأرشيفيون أن يكرسوا في البيئة الإلكترونية ، مقداراً معتبراً من الموارد لحفظ الوسط الفيزيائي(الأشرطة المغناطيسية، الأقراص ، الوسائط الضوئية .. الخ .. ) دون أن يستطيعوا النجاح في حفظ السجل. ويتجادل الأرشيفيون في أن السجلات في شكلها الإلكتروني يمكن أن يكون حفظها أكثر فاعلية واقتصاداً من خلال إنشائها في بيئة حواسيبهم . وكل ذلك لا يمكن أن تتهيأ له أسباب النجاح ما لم يطور الأرشيفيون بأنفسهم معايير قياسية لحفظ السجلات واسترجاعها ، وما لم تشرف المعاهد والمؤسسات الأرشيفية بشكل منظم على مراقبة تطبيق هذه المعايير كي تضمن أن المعايير القياسية المفترضة تم الالتزام بها . بعض المؤسسات الأرشيفية التي تتميز بدورها غير الوصائي أو بدور الوصاية الموزعة يمكن أن تسمح لنفسها بتجنب كلفة وتعقيدات الاستثمار الكبير في تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بصيانة وإدارة السجلات الأرشيفية ، ويمكن أن تحرر كادرها المتخصص للتركيز على وظائف التدقيق والمراقبة والمسؤوليات المناطة بهم عبر بيئة ( الأرشيف الافتراضي ) الموزعة . ويتطلب هذا الحل ، من ناحية أخرى ، إدراكاً كافياً للوظيفة الأرشيفية من المؤسسات المشاركة في العمل . حيث أن إنجاز هذا الحل بنجاح يتطلب قبول الحكومات المسؤولة ، أو مؤسساتها ، أن تعطي الأولوية الضرورية لمتطلبات الحفظ، وتوظيف المال اللازم لترحيل السجلات التي ليست لها بعد أية قيمة للمؤسسات التي أنتجتها ، ونقلها إلى أشكال مناسبة في منصات تقنية جديدة ، وضبط نظمها الإلكترونية وفقاً للمعايير القياسية التي أنجزها الأرشيفيون وهي المعايير المتعلقة بمبادئ الحفظ وخدمات المستفيدين. وتجدر الإشارة أخيراً إلى أن ثمة آراء متباينة حول الطريقة الأفضل في حفظ السجلات " . مرحلة النفاذr إلى السجلات واستخدامها : " توفر البيئة الإلكترونية فرص وتحديات في الوقت نفسه ، وخاصة في مجال القيام بتلك الأجزاء من الوظيفة الأرشيفية المتعلقة بالنفاذ والاستخدام، ثمة مجموعة متنوعة من الأدوات متاحة الآن للبحث عن بعد والعثور على مواقع السجلات الإلكترونية والنفاذ إليها ، وهكذا ، لا يحتاج الأرشيفيون ولا الباحثون أن يكونوا في مكان وجود وتخزين السجلات . وفي حالات عديدة ، ثمة حاجة إلى تجميع السجلات الأرشيفية في موقع مركزي للتخزين بهدف توفير النفاذ إلى هذه السجلات وإدارة عملية الاستخدام .( ربما لاعتبارات أخرى، مثلاً لضمان السرية) . حيث أن ذلك سيكون له تأثيراته على القرارات الوصائية / أو غير الوصائية حول حفظ السجلات وسيقود حتماً إلى تطوير منهجيات جديدة ومتقدمة ، لإنجاز النفاذ والاستخدام ضمن الوظيفة الأرشيفية . أما بالنسبة للتحديات المطروحة أمام توفير النفاذ واستخدام السجلات الأرشيفية الإلكترونية ، فإنها تتنوع تبعاً لتعقيدات النظم وتشابكها مع مشكلات الحفظ، وتبعاً لتأثيرات الأرشيفيين والمعاهد الأرشيفية في مجال الشروط المطلوبة للخبرة الجديدة " .• الخصوصية وشرعية النفاذ : " تزداد أهمية شرعية النفاذ إلى المعلومات في معظم البلدان ، وثمة ضغط من أجل حق الاطلاع على البيانات والفعاليات الحكومية ، مما أدى إلى إنتاج قوانين سجلات مفتوحة ، وتنظيم الشروط والأسس التي تسمح للمواطنين بالنفاذ إلى السجلات الحكومية . وقد جاء هذا الانفتاح المتزايد في مواجهة قلق أكبر هو حماية الخصوصية الفردية، ذلك أن سهولة البحث والاسترجاع وإمكانية معالجة السجلات الإلكترونية وسهولة التلاعب بها ، أثار قلقاً في بلدان كثيرة حول قدرة الحكومة والمؤسسات على حماية الخصوصية الشخصية للأفراد الذين قد يكونوا موضوعاً لهذه السجلات . وقد لجأت بعض البلدان إلى حل لهذه المشكلة ، حيث سنت تشريعات تحدد حفظ السجلات وتشترط حذف المعلومات الشخصية للأفراد بعد تنفيذ استخدامها الأساسي. وتطبق قوانين الخصوصية وشرعية النفاذ على أشكال السجلات جميعها ، ولكن القلق الأكبر يتركز حول النفاذ غير الشرعي والتدمير المتعمد للسجلات الإلكترونية . ولأن الخصوصية والنفاذ والحفظ والصيانة جميعها تتطلب معالجة على مستوى السياسة الاستراتيجية ، فقد يكون أمام الأرشيف فرصة كبيرة لتركيز اهتمام الإدارة الحكومية العليا على هموم ومشكلات الأرشيف ، وفي الوقت نفسه ، يتوجب على الأرشيفيين اتخاذ معايير قياسية للتحكم بالنفاذ والخصوصية ، وما لم يتم ذلك بصورة سريعة ويطبق بنجاح، فسيعاني الأرشيف من عواقب غير مرتقبة ." . 2.4.2.2.2 – مسودة المعيار الدولي (ISAAR(CPF) ) : قدم المجلس الدولي للأرشيف (ICA) مساهمته في تأسيس وإنجاز مسودة المعيار ISAAR (CPF) بشكل كافٍ وواضح وبسيط ، وهو المعيار الدولي لسلطة السجلات الأرشيفية من أجل المؤسسات والأشخاص والعائلات ) . International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons,and Families( ISAAR (CPF)) ونذكر جزءاً من هذا المعيار فيما يلي :1.I - يؤكد المجتمع الأرشيفي الدولي ( ضمن مساعيه لإنجاز المعايير ) ، أنه من المهم تقديم عناصر المعلومات الوصفية (Meta Data) بشكل فعال ، وأن العناصر الأكثر أهمية هي تلك المتعلقة بسياق إنشاء الوثائق الأرشيفية . 2. I – معيار الوصف الأرشيفي الأول ISAD(G) : هو المعيار الدولي العام للوصف الأرشيفي General International Standard Archival Description ، وقد وفر هذا المعيار إمكانية تضمين المعلومات عن السياق ضمن وصف الوجود الأرشيفي ( مثلاً : الخلفيات ، السلاسل ، الأجزاء ، .. الخ..)، ويعترف هذا المعيار ، مع ذلك ، بإمكانية حيازة وصيانة المعلومات عن السياق بشكل مستقل . ووصل المعيار إلى تركيبة من عناصر معلومات أخرى مستخدمة لوصف الوثائق الأرشيفية . 3.I – ثمة عدد من الأسباب تؤكد أن حيازة معلومات عن السياق وصيانتها بشكل مستقل تفيد العمل الأرشيفي . مثلاً : إتاحة تطبيق لوصل هذه المعلومات عن السياق بهدف وصف الوثائق الأرشيفية من المنشأ نفسه ، كما يمكن أن تؤخذ هذه المعلومات من أكثر من مخزن ، أو أن تسترجع الوثائق الأرشيفية والمواد المكتبية التي لها المنشأ نفسه ، بشكل منفصل ، كما يمكن أن تؤخذ السجلات التي تبقى تحت وصاية جهة المنشأ . ويجب أن نلاحظ أن وصلات كهذه يمكن لها أن تسهل البحث التاريخي وتحسن ممارسة إدارة الوثائق . 4. I – عندما يحصل عدد من المخازن على وثائق أرشيفية من مصدر محدد ، يمكن لها بسهولة أكبر أن تتشارك بمعلومات السياق حول هذا المصدر، وخاصة إذا كانت صيانتها تجري بطريقة معيارية . وهنا لا بد من اعتماد معايير للمشاركة في المعلومات عن السياق ، وخاصة إذ توجب أن تتجاوز هذه المعلومات الحدود الوطنية . إن الطابع متعدد القوميات للماضي والحاضر يسهل حفظ السجلات في مجالات محددة مثل : الاستعمار ، والهجرات ، والتجارة ، مما يدفع المجتمع الدولي لإنشاء المعايير الدولية بهدف تبادل المعلومات عن السياق . 5.I – يتجه المعيار الدولي نحو دعم المشاركة في توصيف منشأ الوثائق الأرشيفية، ويتوجب عليه أن يعزز القدرة على إعداد توصيفات متماسكة ومناسبة وقادرة على تفسير نفسها ،وتوضيح الجهة المؤسساتية أو العائلات أو الأشخاص الذين يشكلون كينونة المنشأ. وينسجم هذا مع أكثر المعايير عمومية حول المعلومات التي تستخدم كعناصر نفاذ إلى توصيفات الوثائق الأرشيفية أو المواد المكتبية . وأخيراً لا بد من الإشارة إلى اسم منشئ الوثيقة ، كوحدة من التوصيف يمكن اعتبارها نقطة نفاذ أولي لوصف الوثائق الأرشيفية .
3.2.2 - البحث الأرشيفي في بيئة إلكترونية : تختلف طرق البحث وشروطه في الإلكترونية عما هو معروف في البيئة التقليدية وسنحاول فيما يلي إلقاء الضوء على خصوصية البحث في بيئة إلكترونية . 1.3.2.2 – السجلات في بيئة قاعدة البيانات : 1.1.3.2.2- قاعدة البيانات وعلاقتها بالمحتوى والبنية والسياق : قاعدة البيانات هي مجموعة من البيانات المنظمة بنيوياً والتي ترتبط فيما بينها بعلاقات محددة . إنها تتألف من جزئين : عناصر البيانات وهي وحدات منفصلة محتواة في قاعدة البيانات(المحتوى) ، والبنية التي تنظم هذه الوحدات أو العناصر. وكلاهما معاً يشكلان جزئين أساسيين من سجلات قاعدة بيانات في شكلها البسيط، ويمكن تشبيه قاعدة البيانات بجدول السجلات ، ولبعض قواعد البيانات ما يماثلها في الجداول الورقية التقليدية (مثلاً : في السجلات الكنسية ، والسجلات الشخصية الأخرى، ومثل بطاقات كاردكس ) . وبالمقابل ثمة قواعد بيانات تتميز ببنية معقدة جداً لا يمكن مقارنتها بأي نوع من السجلات في عالم الوثائق الورقية التقليدي . وتنظم قواعد البيانات منطقياً على شكل جداول تتضمن أعمدة وأسطر ، وأكثر قواعد البيانات الحديثة تعقيداً يتألف من عدد من الجداول المترابطة فيما بينها، وثمة إشارة مرجعية للمعلومات في أحد الجداول إلى المعلومات المقابلة المعتمدة مرجعياً في جدول آخر . مثلاً : في قاعدة بيانات للموظفين ، يجب بناء جدول نموذجي للمعلومات الأساسية عن كل موظف ، وجدول آخر يصف جميع المهام والوظائف التي يمكن أن يشغلها الموظف ، وجدول ثالث يحدد أية وظيفة يمكن أن تكون موجودة في إدارة معينة .. الخ .. ، وهكذا لكل شخص في جدول الموظفين يجب أن يذكر إسناد مرجعي لمركزه في جدول المواقع الوظيفية ، ومن هناك إسناد مرجعي آخر إلى الإدارة(في جدول الإدارات) التي يتبع لها هذا المركز الوظيفي. ثمة أنماط مختلفة لكل إسناد مرجعي ، وبعضها يتوقف كلياً على البرمجيات، وفي بعض الأحيان على الحاسب . ولكن معظم قواعد البيانات الحديثة هي قواعد قياسية مؤسسة على مبدأ قواعد البيانات العلاقاتية . ورغم ذلك ، فإن قواعد البيانات تطورت إلى مرحلة أعلى من بنية قواعد البيانات العلاقاتية ، وحالياً نجد قواعد البيانات تعتمد على تكامل الملفات النصية ، والصور ، والأصوات.. الخ..، وهي النظم المتكاملة التي تتضمن نصوصاً ممنهلة (Hyper Text ) أو نظماً متعددة الوسائط (Multi Media)، وقواعد البيانات الموزعة ، وقواعد بيانات غرضية التوجه ، وسوف لن نتعرض لها بالتفصيل ، حيث لا يتسع المجال للحديث عنها بشكل تفصيلي . وباتباع المبادئ المقبولة بشكل واسع لتطوير النظم ، فإن مخططاً منطقياً، أو نموذج بيانات منطقي ، يسمح بإنجاز بنية النظام ، حيث يحدد أية بيانات سيأخذها النظام وكيف سيتم توظيفها . هذا المخطط يجب وضعه قبل أي إنجاز لقاعدة البيانات، مثلاً البنية المنطقية لقاعدة البيانات يجب أن تجسد المخطط المنطقي . ورغم ذلك ، في بعض الأحيان ، لا تتشكل البنية المنطقية لقاعدة البيانات من المخطط المنطقي فقط ، بسبب الحدود المتاحة في البرنامج . وكل من المخطط المنطقي الذي يوجه تصميم قاعدة البيانات والبنية المنطقية لقاعدة البيانات كما أنجزت ، يجب أن يصان بقدر ما تصان البيانات بهدف استخدام قاعدة البيانات كنظام سجلات ، في حين أن المخطط المنطقي لقاعدة البيانات يشكل معلومة سياق أساسية ، فهو يربط قاعدة البيانات بالأعمال الوظيفية وبالحاجات التي تخدمها البنية المنطقية لقاعدة بيانات ، وهي معلومة بنيوية ضرورية للاسترجاع والنفاذ ولكي تفسر بشكل ملائم البيانات في قاعدة البيانات . بنية قاعدة البيانات ، بالإضافة إلى البنية المنطقية المذكورة سابقاً ، تتضمن أيضاً بنية الإظهار . حيث البنية المنطقية تنظم المعطيات للتخزين والمعالجة ، أما بنية الإظهار فهي البنية المرئية المستخدمة من الأشخاص لإدخال معطيات في قاعدة البيانات ومن أجل النفاذ ورؤية البيانات . وهي تتضمن تقارير و استفسار و مشاهدة، ونماذج الاستمارات وملفات اشتقاقية . ويمكن لمحتوى قاعدة البيانات أن يتغير عبر الزمن ، مما يشكل أحد أهم المشكلات من وجهة النظر الأرشيفية ، ذلك أن عدداً من قواعد البيانات تحدث بشكل مستمر ، وهكذا قد يلغى جزء من المحتوى ويحل محله معلومات جديدة . وإنه لتحدٍ كبير للأرشيفيين أن يستطيعوا تحديد هوية السجلات وأن يختاروا وأن يستولوا على سجلات ثابتة غير قابلة للتغيير مع أنظمة كهذه . ومع ذلك ، ثمة عدد كافٍ من دور الأرشيف الوطنية حول العالم استطاعت تطوير إجرائيات مناسبة، ولديها خبرة كبيرة وطويلة في اختيار وحفظ هذه الأنواع من السجلات. عدد كبير من الإجراءات يمكن – ويجب نظامياً – أن تكون معتمدة على المعلومات التي تسترجع من قاعدة بيانات ، وخاصة قواعد البيانات المصممة لأهداف إدارية . هذه الإجراءات يمكن إتمامها إما يدوياً بواسطة المستخدم ، أو آلياً بواسطة برنامج جزئي تابع للنظام . مثلاً ، موظف يمكن أن يجمع معلومات من مصدر أو أكثر ، ليضعها في قاعدة بيانات واحدة أو أكثر أو في مصادر معلومات إلكترونية أخرى على شاشته ، هذه المعلومات على شاشته ليست سجلاً ، ولكنها يمكن أن تكون قد اختيرت لإرسالها بالبريد الإلكتروني أو لتسجيلها على أحد الوسائط ( إلكترونية ، ورق ،..الخ .. ) وهكذا ينشأ سجل الإجراء . كما أن المعلومات المجمعة على الشاشة يمكن أن تتضمن في سجل آخر مثل رسالة ، ملاحظة ..الخ .. وهو ما تم إرساله بالبريد الإلكتروني أو ما تمت طباعته على الورق . بعض قواعد البيانات تنتج آلياً وسائل قياسية ، وسجلات أخرى من أجل إعطاء معلومات لمجموعة أهداف متخصصة ، مثل تذكير الزبائن بنهايات زمن معين .. الخ .. هذه الأنواع من الإجراءات تطبق على البنية الإظهارية لقاعدة البيانات – دخل بنية الإظهار من أجل التحديث ، مخرج بنية الإظهار من أجل استرجاع المعلومات . هذه البنية للإظهار ، يجب أن تعتبر هي بحد ذاتها سجلات ، بشكل مشابه للنسخة الأساسية من الاستمارة الورقية . و المبادئ التي يمكن تطبيقها على الاحتفاظ بالاستمارات يجب أن تطبق على الاحتفاظ بالسجلات في بنية الإظهار . 2.1.3.2.2 – بعض المبادئ لإدارة قواعد البيانات : يجب اتخاذ قرار حول طريقة حفظ سجلات قواعد البيانات في مرحلة تصميم النظام ، كجزء من البنية الداخلية للنظام ، وما لم تتخذ هذه القرارات بصورة متأنية، فإن حفظ السجلات قد لا يصبح جزءاً متضمناً في النظام . إن الاحتفاظ بسجلات قواعد البيانات يشكل عملية معقدة ، لأن كلاً من البنية والبيانات ( المحتوى ) يمكن أن يتغير عبر الزمن ، فإذا تغير محتوى البيانات أو بنية قاعدة البيانات ، سيتغير السجل ، ولذلك لا بد من التحكم بالتغيرات في محتوى قاعدة البيانات وإدارتها بمبادئ إدارة السجلات . وفي قاعدة البيانات المصممة جيداً، سيتضمن المخطط المنطقي قواعداً للتحكم بالبيانات وكيفية إضافتها إلى قاعدة البيانات ومتى يتم ذلك، أو متى يمكن أن تحل البيانات محل أخرى ، أو متى تلغى من قواعد البيانات . وهذه القواعد يجب أن تلتزم بالمقاييس نفسها التي تحكم الاحتفاظ بأي سجل . إن القواعد التي تنظم الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات في أية قاعدة بيانات يمكن اشتقاقها بشكل أولي من الأعمال التي تهدف قاعدة الأعمال أن تخدمها ، وثانياً يمكن اشتقاقها من القوانين ، والأسس التنظيمية والسياسات المتعلقة بالفعاليات أو الكينونات الموثقة في قاعدة البيانات . هذه المتطلبات للأعمال والمتطلبات القانونية . يمكن التنسيق بينها لتصميم قاعدة البيانات ، ومن خلال آلية الإنجاز ، يمكن التحكم بالتغير والاختلاف أو إلغاء البيانات . هذه السجلات يجب أن تنعكس أيضاً في جدولة السجلات المطلقة في قاعدة البيانات. • يجب على التقانة أن توفر منهجيات قوية من أجل منع الأخطاء في كتابة المعلومات على إحدى الوسائط ، ومن أجل تتبع الأخطاء في القراءة . منهجيات تتبع الخطأ يجب أن تتبع وتسجل تقريراً عن الخطأ على مستوى الخانة الثنائية، أو على مستوى الحرف، وآلية تسجيل تقرير الخطأ يجب أن تظهر على شكل تقرير بكل الأخطاء التي لم تحل بفحص التكافؤ . • يجب أن يكون لوسائط التخزين سوق ذو نفوذ كافٍ للإمدادات الإضافية وللدعم ( متضمناً تجهيزات القراءة والكتابة ) قابلاً للحياة من الناحية الاقتصادية. • مؤشران هامان على نفوذ السوق هما : (1) وجود مصادر متعددة للتزويد بالوسائط وبالتجهيزات والبرمجيات الضرورية (2) وجود مسار ترحيل معرف لوسط التخزين . 3.1.3.2.2 – حفظ الإتاحة : المتطلبات الأساسية للحفظ هي أن تبقى السجلات سليمة فيزيائياً، ومعرفة وقابلة للقراءة . والسجلات الإلكترونية ( القابلة للقراءة ) يمكن كشفها من التخزين من أجل المعالجة بواسطة كومبيوتر أو بالإظهار للإنسان . إلا أن عدم الاستقرار الفيزيائي والإهمال التقني للوسائط الرقمية يمكن أن يسبب مشكلات في قراءة السجلات . إن اختيار وسائط الحفظ يجب أن يعتمد على العوامل التالية : • الشكل الفيزيائي ( كثافة الخانات الثنائية ، كثافة المسارات ، حجم القطاعات ، حجم الكتلة ، خانات التكافؤ ، علامات الملف ) ومعاني تحديد الهوية والمكان كما أن كل ملف مكتوب على حجم من الوسائط يجب أن يكون موضوعاً للمطابقة مع مقاييس مفتوحة . • يجب معرفة العمر الحقيقي لوسط التخزين . • حساسية العوامل للتغيير بالحرارة والرطوبة والتفاعلات مع الملوثات ، يجب أن تكون معروفة . والطرق لتخفيض التآكل الخارجي إلى الحد الأقصى أو إلغائه ، يجب أن تكون متاحة وممكنة . • إن تكاليف حيازة واستخدام وصيانة الوسط ، والتجهيزات والبرمجيات اللازمة للقراءة والكتابة والتخزين في الوسط ، يجب أن تكون معتدلة الكلفة . والعوامل الأخرى التي تكون مساوية يجب مقارنتها وفقاً للأفضلية مع حلول تبادلية . و للاستمرار في العمل يجب توفير المحافظة على ما يلي : يجب حفظ التقانة التي تتطلبها السجلات! ! إلغاء ارتباط السجلات بتقانة خاصة . حفظ برمجيات التشغيل ( محاكاة البرامج –! محاكاة نظام التشغيل – محاكاة الحاسوب ) . إلغاء الارتباطات غير الأساسية .! المحافظة على إمكانية إدراك السجلات .! المحافظة على المحتوى والمسار! والبنية . 2.3.2.2 – التحكم الفكري : التحكم الفكري يضمن الإمكانية المستمرة للنفاذ إلى السجلات من خلال تحديد هويتها ( تعريفها ) ووصفها . وبالقيام بذلك ، يتم تحديد متطلبات النفاذ إلى السجلات الأصلية ( وهذه المعلومات ستستخدم أيضاً من أجل التحكم بالقرارات حول ترحيل السجلات الإلكترونية عبر أجيال التقانة ) . كما أن وصف السجلات الإلكترونية ، كسجلات بصورة عامة ، يجب أن تتضمن معلومات عن السياق والمحتوى . معلومات السياق تصف المسار مثلاً : أين السجلات ؟ ، وما الأهداف التي أنشأت السجلات من أجلها ؟، وما المؤسسة التي أنشأتها ؟ ، وما الوظائف والفعاليات التي أنشأت السجلات واستخدمت فيها ؟ ، وما الظرف التاريخي الذي أثر بشكل واضح في إنشاء وصيانة السجلات ؟ . البيانات الوصفية هي بيانات تقنية عن السجلات الإلكترونية، فهي تصف تنظيم السجلات وبنيتها الداخلية والقواعد التي تحكم الإضافة وإلغاء السجلات أو تغييرها ، أو تفسير المحتوى . وبتحديد هوية السجلات ليتم تحديد هوية الوسائط التي ستخزن فيها البيانات والملفات الخاصة مكتوبة في كل وحدة من الوسط . من أجل السجلات الإلكترونية. ويتطلب تحديد الهوية أيضاً تخصيص العلاقات بين السجلات والملفات الفيزيائية المكتوبة على الوسط . وهذه قد تكون بسيطة ، علاقة واحد إلى واحد ، ( مثلاً ، رسالة يمكن أن تخزن كملف تنسيق كلمات مفرد ) .( ولكنها يمكن أيضاً أن تكون معقدة جداً ( مثلاً ، تقرير يمكن أن يكون وثيقة مركبة تخزن في ملفات فيزيائية عديدة ) ، هذا المستوى من التعريف ( تحديد الهوية ) ضروري ولكنه غير ملائم لأهداف التحكم الفكري . وبالسماح للمستخدمين أن يحددوا صلاحية السجلات وفقاً لاهتماماتهم ، وأن ينفذوا ويفهموا السجلات ، ذلك يتطلب تحكماً فكرياً ووصفاً للمحتوى و المسار وبنية السجلات . وصف سجل إلكتروني يتطلب تحديداً دقيقاً وكاملاً وصحيحاً للبنية الداخلية للسجل وعلاقاته مع السجلات الأخرى . وفي حالات بسيطة ، مثل وثيقة في صيغة ASCII ، وصف البنية الداخلية قد لا يتطلب أكثر من وصف نوع الوثيقة ( مثلاً : تقارير ، مراسلات ، .. الخ .. ) في بعض الحالات الأعقد ، وصف البنية الداخلية ربما يتطلب معلومات تقنية حول كيفية إدماج البنية في الملفات الفيزيائية وحول المعالجة المطلوبة لتحقيق البنية . كل أرشيف يجب أن يكون لديه متطلبات مختلفة للتحكم الفكري في السجلات. في جميع الحالات ، فإن التحكم الفكري هو موضوع حرج للسجلات الإلكترونية .التحكم الفكري مطلوب لتحديد هوية القيود القانونية المطبقة على السجلات . 3.3.2.2 – طرق التزويد بالنفاذ : السجلات المخزنة في النظام الأصلي لحفظ السجلات يمكن النفاذ إليها من خلال طرق التزويد للنظام والتي تلبي متطلبات نفاذ منشىء الوثيقة . ثمة ثلاث طرق للنفاذ إلى السجلات الإلكترونية والتي تستخدم في نظام حفظ السجلات الأصلي: نسخ على وسائط فيزيائية ، نسخ موزعة عبر الاتصالات والنفاذ المباشر إلى النظام الحاسوبي . هذه الطرق مستخدمة بتركيبات مختلفة وفقاً لنوعية الوثائق ، وطبيعة متطلبات النفاذ ، ومصادر الأرشيف أو دور الأرشيف الأخرى المسؤولة عن توفير النفاذ .
مراجع الفصل الثاني من الباب الثاني 1- Anna Christina Ulfsparre – ICA/ The Creation of Archives in the Age of IT / ICA-Magazine Janus ,1999,1.2- Biedermann C.C. / The Electronic Document Management Capture, Retrieval and Use of I‎mportant Archival material/ ICA-Magazine Janus ,1999,1. 3- ERLANDSSON ALF /ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT:A LITERATURE REVIEW / ICA STUDIES /1997. 4- ICA- COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS / ELECTRONIC RECORDS PROGRAMS ;19965- ICA/Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective – 19976- McCarthy Gavan / Utilizing the Web to Build a Network of Archival Authority Records / ICA-Magazine Janus ,1999,1.